السؤال الوحيد الذي يحدد أيّها يجب إصداره لمن
ما هي الفروق بين الفاتورة الإلكترونية وفاتورة الأرشيف الإلكتروني؟
ما يُميز الفاتورة الإلكترونية عن فاتورة الأرشيف الإلكتروني ليس محتوى المستند، بل هو هوية المستلم. لقد شرحنا الفارق بينهما، وفي أي حالة يجب إصدار أيهما، وماذا يحدث عند اختيار النوع الخطأ بالأمثلة.
كلا المستندين إلكترونيان. وكلاهما فاتورة. ويحتوي كلاهما على نفس المعلومات: المستلم، المبلغ، ضريبة القيمة المضافة، قائمة البنود. إذن، لماذا يوجد نوعان منفصلان؟
لأن الاختلاف بينهما ليس في المستند نفسه، بل في طريقة إرساله. وأنت لا تختار أي فاتورة ستصدرها — بل يحددها المستلم.
الفرق في جملة واحدة
الفاتورة الإلكترونية (e-Fatura) تُرسل بين طرفين مسجلين في نظام الفاتورة الإلكترونية، عبر النظام المغلق لإدارة الإيرادات التركية (GİB). وتصل إلى صندوق بريد المستلم؛ ولا يوجد بريد إلكتروني أو ورق في الأمر.
أما فاتورة الأرشيف الإلكتروني (e-Arşiv fatura) فتُصدر لأي شخص خارج هذا النظام: المستهلكين النهائيين، والشركات غير المسجلة في نظام الفاتورة الإلكترونية. يتم إنتاج المستند إلكترونياً والإبلاغ عنه إلى إدارة الإيرادات (GİB)، لكنه يصل إلى المستلم عبر البريد الإلكتروني، أو الرسائل النصية القصيرة (SMS)، أو كنسخة مطبوعة ورقية.
يمكنكم اعتبار الأمر مثل الفرق بين خدمة البريد السريع المغلقة والبريد العادي. الرسالة في الداخل واحدة؛ لكن طريقة النقل تختلف.
السؤال الحاسم: هل المستلم مسجل في نظام الفاتورة الإلكترونية؟
هذا هو السؤال الوحيد الذي يجب عليك الإجابة عليه قبل الإصدار. وليست صففتك الضريبية أنت، بل صفة الطرف المقابل هي التي تحدد ذلك.
- إذا كان المستلم مسجلاً في الفاتورة الإلكترونية ← فاتورة إلكترونية (e-Fatura). لا توجد خيار آخر. لا يمكن إصدار فاتورة أرشيف إلكتروني أو فاتورة ورقية لهذا الطرف.
- إذا لم يكن المستلم مسجلاً في الفاتورة الإلكترونية ← فاتورة الأرشيف الإلكتروني (e-Arşiv fatura). وسواء كان فرداً أو شركة غير مسجلة، يتم تنظيم المستند كأرشيف إلكتروني.
يبدو الأمر عملياً كالتالي: إذا كنت تاجر جملة وتبيع لموزعك، فهي غالباً فاتورة إلكترونية. وإذا قمت في نفس اليوم بالبيع لمستهلك عبر موقعك الإلكتروني، فهي فاتورة أرشيف إلكتروني. تصدر الاثنين في نفس اليوم ومن نفس البرنامج.
كيف أعرف ما إذا كان المستلم مسجلاً أم لا؟
سؤال العميل هو أضعف الطرق؛ وغالباً ما يكون هو نفسه غير متأكد. يمكنك الاستعلام باستخدام الرقم الضريبي عبر قائمة مسجلي الفاتورة الإلكترونية التابعة لإدارة الإيرادات (GİB).
عملياً، لا تقوم بهذا التحقق يدوياً. تقوم برامج المحاسبة الأولية بالتحقق من الرقم الضريبي في بطاقة الحساب وتحديد نوع الفاتورة بنفسها. هكذا تسير الأمور في Qolay.App أيضاً: بمجرد اختيار الحساب الجاري، يظهر نوع المستند تلقائياً، مما يلغي احتمالية اختيار النوع الخاطئ.
تحذير: قائمة التسجيل تتغير. العميل غير المسجل اليوم قد يتم إضافته إلى القائمة بعد ستة أشهر. من الضروري تحديث بطاقات الحساب الجاري من حين لآخر.
جدول المقارنة
| الفاتورة الإلكترونية (e-Fatura) | فاتورة الأرشيف الإلكتروني (e-Arşiv) | |
|---|---|---|
| من هو المستلم | مسجل في الفاتورة الإلكترونية | أي شخص غير مسجل |
| طريقة الإرسال | النظام المغلق لإدارة الإيرادات (GİB) | البريد الإلكتروني، SMS، نسخة ورقية |
| موافقة المستلم | يمكن أن تكون مقبولة أو مرفوضة وفقاً للسيناريو الأساسي أو التجاري | غير متوفرة |
| الابلاغ لإدارة الإيرادات (GİB) | فورياً، عبر النظام | عبر تقرير دوري |
| النسخة الورقية | غير صالحة | يمكن تسليمها للمستلم |
الإلغاء والاعتراض لا يتمان بنفس الطريقة
هذا هو المكان الذي يمكن أن يسبب لك أكبر قدر من المتاعب بسبب الفرق بينهما، وغالباً ما يتم تخطيه في المقارنات.
لا يمكن إلغاء الفاتورة الإلكترونية من طرف واحد بعد وصولها إلى الطرف المقابل. في السيناريو التجاري، يمكن للمستلم رفض المستند؛ أما في السيناريو الأساسي، عادة ما يتم التصحيح من خلال فاتورة مرتجع. بمعنى آخر، ليس هناك شيء اسمه "لقد أصدرتها بشكل خاطئ، سأقوم بحذفها".
في فاتورة الأرشيف الإلكتروني، يمكن إجراء الإلغاء قبل انتهاء مدة الإبلاغ. وإذا انقضت المدة، يتم اللجوء إلى طريقة التصحيح أيضاً.
باختصار: التحقق من المبلغ والحساب الجاري قبل إصدار الفاتورة أقل تكلفة بكثير من محاولة تصحيحها بعد الإصدار.
الأخطاء الثلاثة الأكثر شيوعاً
- فتح بطاقتي حساب لنفس العميل. واحدة برقم ضريبي حديث، والأخرى بالسجيل القديم. يتم إصدار الفاتورة من البطاقة الخاطئة، ويتم إرسال النوع بشكل خاطئ أيضاً. توحيد السجلات بالرقم الضريبي يمنع حدوث ذلك.
- عدم متابعة تغيير الحالة الضريبية. الاستمرار في إصدار فاتورة أرشيف إلكتروني للعميل بعد إضافته إلى القائمة يسبب عدم توافق.
- اعتبار النسخة المطبوعة من الفاتورة الإلكترونية "فاتورة". النسخة الورقية للفاتورة الإلكترونية هي لأغراض اعلامية فقط؛ المستند نفسه هو المستند الإلكتروني.
إصدار الاثنتين من مكان واحد
لا فائدة من إدارة الفواتير الإلكترونية وفواتير الأرشيف الإلكتروني في برنامجين منفصلين في العمل اليومي. في Qolay.App، شاشة الفاتورة واحدة؛ بمجرد اختيار الحساب الجاري يتم تحديد نوع المستند، ويتم الإرسال عبر المكامل (integrator)، كما يتم سرد الفواتير الإلكترونية الواردة في نفس المكان.
إذا كنت ترغب في رؤية تدفق إصدار الفواتير خطوة بخطوة، راجع مقالنا حول كيفية إصدار الفاتورة الإلكترونية. وإذا كنت تريد إضافة ملاحظات ثابتة مثل رقم الحساب البنكي (IBAN) أو رصيد الحساب الجاري أسفل كل مستند، فإن قوالب وصف المستندات الإلكترونية ستلبي احتياجاتك.
الأسئلة الشائعة
هل يمكنني تسليم فاتورة الأرشيف الإلكتروني كنسخة ورقية؟
نعم. يمكن تسليم نسخة مطبوعة من فاتورة الأرشيف الإلكتروني للمستلم. وهذا غير ينطبق على الفاتورة الإلكترونية.
لست مسجلاً في الفاتورة الإلكترونية، فهل يجب علي إصدار فاتورة أرشيف إلكتروني؟
إذا لم تكن مسجلاً، يمكنك إصدار فواتير ورقية. ومع ذلك، فإن الحالات التي تندرج تحت نطاق الأرشيف الإلكتروني تختلف حسب حجم المبيعات والقطاع؛ لذا تأكد من التزاماتك الخاصة مع المستشار المالي الخاص بك.
هل يتم استخدام سلسلة أرقام منفصلة لكليهما؟
غالباً نعم، يتم تحديد سلسلة منفصلة. إعداد السلسلة بشكل صحيح في البرنامج منذ البداية أفضل من التعامل مع ارتباك الأرقام لاحقاً.
هل بوليصة الشحن الإلكترونية (e-İrsaliye) واحدة منها؟
لا، بوليصة الشحن الإلكترونية توثق شحن البضائع وليست بديلة للفاتورة. التفاصيل تجدونها في مقالنا حول بوليصة الشحن الإلكترونية.
باختصار: أنت لست من يختار المستند، بل المستلم هو من يحدده. إذا كانت بطاقات حساباتك الجارية صحيحة، فسيقوم البرنامج أيضاً باختيار النوع الصحيح ولن تحتاج إلى التفكير في هذا الأمر مرة أخرى.
من خلال فتح حساب مجاني على Qolay.App، يمكنك إدارة عمليات الفوترة والأرشيف الإلكتروني الخاصة بك من شاشة واحدة.
هذا المقال مخصص للأغراض الإعلامية العامة. يرجى استشارة مستشارك المالي فيما يتعلق بحالتك الضريبية والتزامات تنظيم المستندات.
مقالات ذات صلة
أدلة أخرى قريبة من هذا الموضوع.
