ليست فاتورة، بل مستند رحلة البضائع
ما هي فاتورة الشحن الإلكترونية (E-İrsaliye) وكيف يتم إصدارها؟
توثق فاتورة الشحن الإلكترونية شحن البضائع؛ ولا تحل محل الفاتورة. لقد شرحنا متى يتم إصدارها، وعلاقتها بالفاتورة، وكيف تؤثر على المخزون، وخطوات إصدارها.
الخلط بين سند الشحن (الإرسالية) والفاتورة أمر شائع. والفرق في الواقع واضح: سند الشحن يتتبع البضاعة، بينما الفاتورة تتتبع الدفع.
عندما يتم تحميل البضاعة على الشاحنة، يرافقها سند الشحن. وعندما تتم مناقشة الدفع، يتم إصدار الفاتورة. قد يحدث الاثنين في نفس اليوم، أو قد لا يحدثان.
ما هي فائدة سند الشحن الإلكتروني (e-İrsaliye)؟
سند الشحن الإلكتروني هو النسخة الإلكترونية لسند الشحن الورقي. وهو يسجل من أرسل البضاعة ومن استلمها، ومتى، وبأي وسيلة نقل، ويتم إرساله عبر نظام إدارة الإيرادات (GİB).
فائدته العملية مقارنة بالسند الورقي هي: أنه لا يضيع على الطريق، ويتم إنشاء أرشيفه تلقائياً، ويمكن للمستلم الرد عبر النظام عند استلام البضاعة. وهو يلغي تماماً مشكلة المجلدات والنسخ في الشركات ذات الشحنات الكثيفة.
متى يتم إصدار سند شحن، ومتى تُصدر فاتورة؟
| الحالة | ماذا يتم إصداره؟ |
|---|---|
| جاري شحن البضاعة، وسيتم إصدار الفاتورة لاحقاً | سند شحن أولاً، ثم فاتورة |
| البضاعة والفاتورة تذهبان في نفس الوقت | فاتورة مرفقة بسند شحن قد تكون كافية |
| بيعت خدمات | لا يوجد سند شحن، فاتورة فقط |
| نقل البضائع بين المستودعات | يوجد سند شحن، ولا توجد فاتورة |
استشر المستشار المالي الخاص بك بخصوص حالة خضوعك للضريبة والمستند الذي يجب عليك إصداره؛ فالنطاق يختلف حسب القطاع وحجم المبيعات.
كيف يتم إصداره؟
- التحضير الأولي. الالتزام بسند الشحن الإلكتروني، الختم المالي والاتصال بالمزود — نفس البنية التحتية للفاتورة الإلكترونية. بالإضافة إلى ذلك، يتم تعريف السلسلة لسند الشحن الإلكتروني.
- المخزون والمستودع ← سند شحن الشحنة ← سجل جديد.
- اختر المستلم. يأتي من بطاقة الحساب الجاري.
- أدخل البضائع والكميات. لا تنسَ اختيار المستودع الذي خرجت منه؛ فالمجال الذي يعمل بمستودعات متعددة يولد فرقاً في مخزون المستودعات الخاطئة.
- اكتب معلومات الشحن. تاريخ ووقت الشحن، لوحة السيارة، ومعلومات الناقل.
- احفظ وأرسل. يصل المستند إلى المستلم عبر مزود الخدمة.
لا تقم بخصم المخزون مرتين
هذه هي المشكلة الأكثر شيوعاً التي تواجهها الشركات التي تستخدم سندات الشحن. تخرج البضاعة مرة واحدة، ولكن إذا قام كل من سند الشحن والفاتورة بخصم المخزون، سيتم خصم السجل مرتين.
الحل هو اشتقاق الفاتورة من سند الشحن: عندما تقوم بتحويل سند الشحن إلى فاتورة، يتحرك المخزون مرة واحدة فقط. من الضروري أن يستخدم الفريق نفس تدفق العمل؛ فإذا قام شخص ما بإنشاء فاتورة من سند الشحن وقام شخص آخر بإصدار فاتورة من الصفر، فلن يتطابق الجرد. لقد تناولنا هذا الموضوع بالتفصيل في مقالنا أخطاء تتبع المخزون.
سندات الشحن الإلكترونية الواردة
إذا كان موردوك يرسلون لك سندات شحن إلكترونية، فإنها تظهر أيضاً في النظام. تقوم بمعالجة المستند عند استلام البضاعة ويتم إنشاء إدخال للمخزون.
في Qolay.App، توجد سندات الشحن الواردة في قائمة منفصلة، مع علامات تبويب "الواردة" و"المعالجة". في حالة "وصل سند الشحن ولكن لم يتم إدخاله إلى المخزون"، فإن أول مكان يجب نظره هو علامة التبويب هذه: ربما لم يتم معالجة المستند بعد.
الأسئلة الشائعة
هل يحل سند الشحن الإلكتروني محل الفاتورة؟
لا. يوثق سند الشحن عملية النقل، بينما توثق الفاتورة عملية البيع. كلاهما مستندان منفصلان.
هل يمكنني استخدامه جنباً إلى جنب مع سند الشحن الورقي؟
إذا كنت ملزماً بسند الشحن الإلكتروني، فيجب عليك إصدار مستند إلكتروني للشحنات المشمولة بالنطاق. قم بتأكيد شروط الاستخدام المختلط مع مستشارك.
هل لوحة السيارة إلزامية؟
تعتبر معلومات الشحن من العناصر الأساسية للمستند؛ تركها ناقصاً قد يؤدي إلى رفض المستند.
هل يمكنني إضافة ملاحظة ثابتة أسفل سند الشحن؟
نعم. تعمل قوالب التوضيح في سند الشحن الإلكتروني بالإضافة إلى الفاتورة الإلكترونية والأرشيف الإلكتروني.
سر استخدام سند الشحن الإلكتروني بشكل صحيح ليس إصدار المستند فقط، بل إنشاء ارتباط واضح مع الفاتورة. بمجرد ترسيخ هذا، سيتطابق المخزون تلقائياً.
من خلال فتح حساب مجاني على Qolay.App، يمكنك إدارة تدفق سندات الشحن والفواتير من مكان واحد.
هذه المقالة لأغراض المعلومات العامة فقط. استشر مستشارك المالي للتعرف على التزامات تنظيم المستندات الخاصة بك.
مقالات ذات صلة
أدلة أخرى قريبة من هذا الموضوع.
قوالب وصف المستندات الإلكترونية
توقف عن كتابة نفس الملاحظة على كل فاتورة
رقم الآيبان (IBAN)، تنبيه تاريخ الاستحقاق، شروط الإرجاع... الملاحظات التي تُكتُب يدويّاً على كل مستند تستهلك وقتاً وتُنسى غالباً. مع قوالب الوصف، يمكنك تحديدها مرة واحدة وإضافتها تلقائياً إلى الفاتورة الإلكترونية، والأرشيف الإلكتروني، وذاتية التسليم (الإرسالية الإلكترونية).
اقرأ المزيد
تحويل طلبات السوق الإلكتروني إلى فواتير
اسحب الطلب ودع النظام ينشئ الفاتورة
يستغرق إصدار الفواتير للطلبات على Trendyol وHepsiburada والمتاجر الأخرى واحداً تلو الآخر أياماً عديدة. لقد شرحنا كيفية إعداد ربط المتجر، وكيفية تحويل الطلب إلى فاتورة، وتأثيره على المخزون.
اقرأ المزيد
الفوترة في تصدير الخدمات
بيع البرمجيات والتصميم والاستشارات إلى الخارج
ما هي الشروط التي تعتمد عليها استثناءات ضريبة القيمة المضافة في فواتير الخدمات الصادرة للعملاء في الخارج؟ شرحنا نوع المستند، وتخفيض الخدمات المולّدة للعملات الأجنبية، والأخطاء الأكثر شيوعاً.
اقرأ المزيد