تحويل طلبات السوق الإلكتروني إلى فواتير

بالنسبة للبائع على منصات التجارة الإلكترونية الذي يتلقى 30 طلباً يومياً، فإن إصدار الفواتير وحدها يستغرق نصف يوم عمل. افتح الطلب من لوحة التحكم، انسخ بيانات المشتري، ابحث عن المنتج، أصدر الفوترة، وانتقل إلى التالي.

والأكثر من ذلك، يبدأ هذا العمل من جديد كل يوم وهو ميكانيكي بالكامل. إنه أحد أكثر العمليات ملاءمة للأتمتة.

ربط المتجر

عملية الإعداد تتم مرة واحدة. يمكنك الحصول على بيانات واجهة برمجة التطبيقات (API) الخاصة بك من لوحة تحكم السوق وإدخالها في شاشة الأسواق في Qolay.App. المنصات مثل Trendyol وHepsiburada وn11 وPazarama وPTT AVM وAmazon TR مدعومة.

ليكن معلومًا منذ البداية: يمكنك ربط عدد من المتاجر بقدر عدد تراخيصك. إذا كان لديك ثلاثة متاجر، فأنت بحاجة إلى ثلاثة تراخيص للأسواق. عندما تمتلئ الحصة، إما أن تضيف ترخيصاً أو تحذف متجراً لا تستخدمه.

قائمة التجارة الإلكترونية تظهر فقط عند وجود ترخيص سوق نشط؛ وإذا كنت لا ترى القائمة، فهذا هو اول شيء يجب التحقق منه.

من الطلب إلى الفاتورة

بمجرد إنشاء الاتصال، تسقط الطلبات في شاشة الطلبات. إذا كنت ترغب في جلب الطلبات السابقة، يمكنك أيضاً جلبها يدوياً عن طريق اختيار المتجر ونطاق التاريخ - وهناك حد أقصى للنطاق الذي يمكن جذبه.

عندما تحول الطلب إلى فاتورة، يحدث ثلاثة أمور في نفس الوقت: يتم إصدار الفاتورة، وتُقيد رصيد الحساب الجاري، وتُخصم المخزون.

"لماذا تم إنشاء حساب جاري جديد تلقائياً؟"

هذا هو السؤال الأكثر شيوعاً والأكثر إثارة للقلق. الإجابة: هذا هو السلوك المتوقع.

إذا لم يكن المشتري في طلب السوق مدرجاً في قائمة حساباتك الجارية، يقوم النظام بإنشاء البطاقة من بيانات الطلب. وينطبق الشيء نفسه على المنتج. وإلا، لكان عليك فتح بطاقة يدوياً لكل طلب أولاً، مما كان سيجرد الأتمتة من معناها.

إذا كنت لا تريد إنشاء منتجات مكررة، فتأكد من أن كود المخزون في السوق هو نفس كود المنتج في Qolay.App. يتم إنشاء المطابقة من خلال هذا الحقل؛ وإذا لم تتطابق الرموز، سيتم فتح نفس المنتج للمرة الثانية وينقسم المخزون إلى نصفين.

تحقق قبل التحويل إلى فاتورة

• هل رموز المنتجات متطابقة؟ جرب بضع طلبات واحدة تلو الأخرى قبل عملية التحويل الجماعي الأولى.
• هل نسب ضريبة القيمة المضافة صحيحة؟ يتم نقل النسبة الموجودة على بطاقة المنتج إلى الفاتورة.
• هل هناك أي طلبات مرجعة؟ فوترة المرتجعات تتطلب تصحيحاً لاحقاً.
• هل رصيد مخزونك الحالي محدث؟ إذا لم يكن كذلك، فقد ينخفض المخزون إلى قيمة سالبة بعد التحويل.

العمولة ليست مدرجة داخل الفاتورة

خطأ شائع: خصم العمولة التي تقطعها السوق من فاتورة المبيعات. الفاتورة التي تصدرها للعميل هي المبلغ الإجمالي للمبيعات؛ أما العمولة فهي مستند مصروف منفصل تخصمه السوق منك.

الخلط بين الاثنين يظهر كلاً من حجم أعمالك وضريبة القيمة المضافة بشكل غير صحيح. للاطلاع على الفخاخ الأخرى، راجع مقال الأخطاء الشائعة في محاسبة التجارة الإلكترونية.

الأسئلة الشائعة

ما الذي يجب علي التحقق منه إذا لم تصل الطلبات؟

صلاحية بيانات واجهة برمجة التطبيقات (API)، ونشاط اتصال المتجر، ونطاق التاريخ الذي حددته في السحب اليدوي. قد يكون السبب أيضاً قيداً من جانب السوق.

هل يتم إرسال الفاتورة الإلكترونية (e-Fatura) أم أرشيف الفواتير الإلكترونية (e-Arşiv) إلى المشتري؟

بما أن معظم مشتري الأسواق هم مستهلكون نهائيون، فهي عادةً أرشيف الفواتير الإلكترونية. العامل المحدد هو صفة المشتري الضريبية؛ لقد شرحنا هذا التمييز في مقال الفرق بين الفاتورة الإلكترونية وأرشيف الفواتير الإلكترونية.

هل يتم تسجيل المخزون مرة أخرى في السوق؟

عند إصدار الفاتورة، ينخفض المخزون في Qolay.App. راجع عملياتك الخاصة للحفاظ على تحديث المخزون في لوحة تحكم السوق؛ يتطرق مقال منع أخطاء تتبع المخزون إلى هذا الموضوع.

ما يهدر الوقت في مبيعات السوق ليس البيع، بل عمل التسجيل بعد البيع. إذا كانت رموز منتجاتك سليمة، فإن هذا العمل يسير إلى حد كبير تلقائياً.

يمكنك فتح حساب مجاني على Qolay.App وربط متجرك.