وصل المال لكن العمل لم ينتهِ بعد
كيف يتم إصدار فواتير السلف والدفعات المسبقة؟
هل تلقيت دفعة مقدمة؟ هل يتعين عليك إصدار فاتورة؟ لقد أوضحنا لماذا لا تستلزم الدفعة المقدمة إصدار فاتورة بمفردها، والفرق بينها وبين «الضمان»، وكيفية إجراء المقاصة.
لقد دفع العميل المبلغ المطلوب لبدء العمل. لم يتم تسليم البضاعة بعد، ولم تكتمل الخدمة بعد.
ماذا سيحدث الآن؟ غالبًا ما يُعطى الجواب الخاطئ على هذا السؤال بسبب الاعتقاد السائد بأن «الفاتورة تُصدر بمجرد استلام المال».
الدفعة المسبقة وحدها لا تستوجب إصدار فاتورة
الفاتورة مرتبطة بتسليم البضاعة أو أداء الخدمة. أما الدفعة المسبقة فهي دفعة مسبقة يتم تحصيلها مقابل معاملة لم تتم بعد؛ فلا يوجد تسليم، وبالتالي لا يوجد حدث يولد الضريبة.
لذلك، عند استلام الدفعة المسبقة، لا يتم إصدار فاتورة، بل يتم تسجيلها كإيرادات محصلة. تدخل الأموال إلى الحساب المصرفي أو الخزينة، وفي المقابل تصبح مدينًا للعميل — لأنك تحتفظ بمبلغ لم تستحقه بعد.
في الحساب الجاري، يعني هذا أن العميل يظهر كدائن. قد يبدو هذا غير مألوف، لكن هذا هو الصحيح، وسيتم تصحيحه عند اكتمال العمل.
لقد تناولنا بالتفصيل في هذه المقالة مدة إصدار الفواتير وعتبات المبالغ.
عند اكتمال العمل: التسوية
عند التسليم، يتم إصدار الفاتورة على أساس قيمة العمل بالكامل. لا يتم خصم مبلغ الدفعة المقدمة من الفاتورة؛ بل يتم إصدار الفاتورة بالمبلغ الكامل.
يتم ترحيل الدفعة المسبقة التي تم استلامها مسبقًا إلى هذه الفاتورة، ويظهر المبلغ المتبقي فقط كدين في الحساب الجاري. أي أن الدفعة المسبقة لا تقلل من مبلغ الفاتورة، بل تقلل من المبلغ المستحق.
الخطأ الشائع: إصدار الفاتورة على أساس المبلغ بعد خصم الدفعة المسبقة. وهذا يؤدي إلى إظهار قاعدة ضريبة القيمة المضافة (VAT) بأقل من قيمتها الحقيقية، كما يخلق تباينًا مع سجلات العميل.
إضافة ملاحظة إلى الفاتورة تفيد بأن «تم خصم سلفة بقيمة X ليرة تركية» يسهل عليك عملية المطابقة. يمكنك أتمتة هذه الملاحظات القياسية باستخدام قوالب التوضيح.
الدفعة المسبقة، العربون، الوديعة
تبدو هذه المصطلحات الثلاثة وكأنها «أموال تُدفع مقدمًا»، لكن خصائصها القانونية مختلفة.
السلفة هي دفع جزء من المبلغ مقدمًا؛ ويتم إرجاعها في حالة عدم تنفيذ العمل.
أما «العربون» (الضمان)، فهو يضمن إلزامية العقد. إذا تراجع المشتري عن الصفقة، فقد يحتفظ به البائع، أما إذا تراجع البائع، فقد يتعين عليه رد مبلغ أكبر.
أما الوديعة، فهي لأغراض الضمان ويتم الاحتفاظ بها على أن تُرد عند انتهاء العمل.
أي مبلغ يبقى بحوزتكم بسبب الانسحاب قد لا يُعتبر دفعة مقدمة بعد الآن، بل قد يُعتبر إيرادًا. في هذه الحالة، تتغير إجراءات التوثيق؛ لذا استشر مستشارك المالي.
حتى لا تضيع في متابعة العمل
يكمن أكبر خطر في الدفعات المسبقة في نسيانها. فإذا لم يتم تذكر دفعة مسبقة تم تحصيلها قبل أشهر عند تسليم العمل، فإن ذلك يعني أنه قد تم طلب المال من العميل مرة ثانية.
والطريقة لمنع ذلك هي تسجيل الدفعة المسبقة ليس كإيرادات حرة، بل مرتبطة بالحساب الجاري للعميل المعني. وقد شرحنا هذا الترتيب في المقال الخاص بمتابعة الحسابات الجارية.
وهذا مهم أيضًا من منظور تخطيط السيولة النقدية: فالأموال التي بحوزتك لم يتم جنيها بعد. ويتناول مقال «تقرير التحصيلات والمدفوعات المستحقة» هذا التمييز.
الأسئلة الشائعة
ماذا أفعل إذا طلب العميل فاتورة مقابل الدفعة المقدمة؟
يمكن تلبية هذه الحاجة بإيصال تحصيل أو كشف حساب مصرفي. أما إذا كان طلب المستند مخصصًا لعملية موافقة رسمية، فإن الفاتورة الأولية تكون مناسبة؛ راجع المقالة الخاصة بالفاتورة الأولية.
هل يوجد ضريبة القيمة المضافة (VAT) على الدفعة المسبقة؟
لا يترتب ضريبة القيمة المضافة لأن التسليم لم يتم بعد. يتم احتساب ضريبة القيمة المضافة عند إصدار الفاتورة.
كيف تتم المدفوعات المرحلية في المشاريع طويلة الأمد؟
يمكن إصدار فاتورة على أساس الاستحقاق للجزء المنجز من العمل. في هذه الحالة، لا يُعتبر الدفع دفعة مقدمة، بل يُعتبر ثمن العمل المنجز.
ماذا يحدث إذا تم رد الدفعة المسبقة؟
لا حاجة إلى فاتورة رد؛ حيث يتم معالجة سجل الدفع في الاتجاه المعاكس ويتم إغلاق الرصيد الجاري.
الدفعة المسبقة ليست استباقًا لإصدار الفاتورة، بل هي تحصيل مبكر للمستحقات. وعندما يتم التمييز بينهما بشكل صحيح، يستقر كل من نظام المستندات ونظام الحسابات الجارية.
يمكنك فتح حساب مجاني على Qolay.App لتتبع الدفعات المسبقة والتحصيلات الخاصة بك حسب كل عميل.