الطريقة العملية لمعرفة من لك ومن عليك
كيف يتم تتبع الحسابات الجارية؟
الحساب الجاري هو سجل الديون والائتمان بينك وبين عملائك ومورديك. لقد شرحنا كيفية فتح البطاقات، وإجراء المطابقات، ولعب الأرصدة غير المتطابقة.
البيع أمر سهل نسبياً. الصعوبة تكمن في تحصيل ثمن ذلك البيع في وقته المناسب. والفرق بينهما يكمن في الحساب الجاري.
الحساب الجاري هو سجل لعلاقة الدائن والمدين بينك وبين العميل أو المورد. كل فاتورة تزيد الرصيد وكل عملية تحصيل تقلله. يبدو الأمر بسيطاً؛ والسبب وراء حفظ الحسابات بشكل خاطئ في غالبية الشركات هو الاعتماد على هذه البساطة والتخلي عن الانضباط.
ما الذي يحدث بدون متابعة الحسابات الجارية؟
الصورة التي تظهر عندما لا يتم الاحتفاظ بالسجلات تكون دائماً واحدة: تتذكر كمية البضائع التي أعطيتها للعميل ولكنك لا تتذكر كم حصّلت منها. كلا الطرفين يؤمن برقمه الخاص وتبدأ المحادثة بعبارة "لقد دفعت مسبقاً".
التكاليف الملموسة لذلك هي كالتالي:
- تنتظر المستحقات متأخرة الدفع لأشهر دون ملاحظة؛ وكلما طالت فترة الانتظار، كلما صعب تحصيلها.
- تستمر في إعطاء البضائع لعميل لا يمتلك القدرة على الدفع، لأنك لا ترى مخاطره الحالية.
- يتم الدفع للمورد مرتين. وهذا ليس نادراً، بل هو أكثر شيوعاً بكثير مما يُعتقد.
الإعداد الصحيح: أربعة قواعد
جعل متابعة الحسابات الجارية تعمل بكفاءة لا يتطلب نظاماً معقداً. يكفي الالتزام بأربعة قواعد.
1. بطاقة واحدة لكل شركة
الخطأ الأكثر شيوعاً هو فتح نفس الشركة مرتين: واحدة باسم "يلماز للتجارة" والأخرى باسم "يلماز للتجارة المحدودة". ينقسم الرصيد إلى نصفين ويبدو كلاهما خاطئاً. قم بتوحيد البطاقات باستخدام الرقم الضريبي أو رقم الهوية الوطنية.
2. افصل بين العملاء والموردين
إذا كنت تشتري وتبيع في نفس الوقت مع نفس الشركة، فإن الاحتفاظ ببطاقتين منفصلتين يجعل التقارير أكثر وضوحاً. إذا كنت ستجري تسوية بين الحسابات، فقم بتسجيل ذلك كعملية مقصودة وليس عبر خلط البطاقات ببعضها.
3. احرص على إدخال رصيد الافتتاح
في يوم انتقالك إلى البرنامج، اكتب الرصيد المرحل لكل شخص. إذا تم تخطي هذه الخطوة، يبدأ النظام من الصفر ولا تظهر مستحقاتك القديمة في السجلات على الإطلاق. وعند اكتشاف ذلك لاحقاً، يصبح تصحيحه أكثر مشقة بكثير.
4. قم بمعالجة التحصيل في نفس اليوم
لا أحد ينسى اصدار الفاتورة؛ وما يتم نسيانه دائماً هو سجل التحصيل. المال لا يسجل تلقائياً لمجرد دخوله إلى الحساب. تخصيص خمس دقائق يومياً أسرع بكثير من محاولة مطابقة كشف الحساب نهاية الشهر.
المطابقة: مرتان في السنة كافية، ولكن قم بها
المطابقة هي مقارنة سجلك بسجل الطرف الآخر. قد تبدو مجرد إجراء شكلي؛ ولكنها تكشف عملياً عن العمليات التي غابت عن انتباه كلا الطرفين.
أرسل كشف الحساب وقل: "يظهر لدينا الرصيد الفلاني في التواريخ الفلانية، هل تأكدون ذلك؟". إذا ظهر فرق، فهو يكاد يكون دائماً واحداً من ثلاثة أسباب: تحصيل غير مسجل، فاتورة مدخلة مرتين، أو عدم معالجة مستند إرجاع/خصم.
لماذا لا يتطابق الرصيد؟
وراء شكوى "الرقم غير صحيح" عادة ما يكمن ترتيب التسجيل وليس البرنامج. قائمة التحقق:
- هل تم إدخال الرصيد الافتتاحى؟ هذا هو السبب الأكثر شيوعاً.
- هل تم إدخال التحصيل في الحساب الجاري الصحيح؟ إذا كان هناك بطاقتان متشابهتان في الاسم، فقد تكون العملية ذهبت إلى البطاقة الخاطئة.
- هل توجد فاتورة إرجاع؟ إذا لم يتم إدخال الإرجاع، سيظهر الرصيد أعلى من حقيقته.
- هل اختلطت العملات المختلفة؟ في العمليات بالعملات الأجنبية، يجب التعامل مع فرق سعر الصرف بشكل مستقل.
كيف يعمل الأمر في Qolay.App؟
بعد فتح بطاقة الحساب الجاري لمرة واحدة، لن تحتاج إلى فعل أي شيء إضافي: الفاتورة التي تصدرها، والتحصيل والدفع الذي تدخله، يتم تسجيلها في الرصيد تلقائياً. يمكنك رؤية الرصيد مباشرة في قائمة العملاء، وعند الدخول إلى البطاقة، يمكنك الوصول إلى سجل الحركات بالكامل.
هناك ميزتان تسهلان العمل. الأولى تقرير التحصيلات والمدفوعات الواجبة — والذي يظهر المستحقات التي اقترب موعد استحقاقها على شاشة الإدخال. والثانية قوالب وصف المستندات الإلكترونية؛ حيث تذكر العميل في كل مستند من خلال إضافة الرصيد الحالي تلقائياً أسفل الفاتورة.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن متابعة الحسابات الجارية باستخدام Excel؟
ينجح الأمر مع عدد قليل من العملاء. المشكلة لا تنشأ من اصدار الفاتورة في مكان وحفظ الرصيد في مكان آخر: فالسجلان سينفصلان عاجلاً أم آجلاً. لقد شرحنا تسلسل النقل في مقالنا حول الانتقال من Excel.
ما فائدة كشف الحساب الجاري؟
يعرض كافة الحركات والرصيد خلال نطاق زمني محدد. يُستخدم في المطابقة ومتابعة المستحقات؛ وهو أوضح مستند يمكن إرساله للعميل.
أنا أعمل نقداً، فهل تحتاج إلى الاحتفاظ بحساب جاري؟
إذا تم التحصيل في لحظة البيع، يبقى الرصيد الجاري صفراً باستمرار ويقل عبء المتابعة. ومع ذلك، فإن فتح بطاقة يتيح لك رؤية حجم المعاملات السابقة مع هذا العميل.
ما الذي يجب فعله تجاه المستحقات المتأخرة؟
التذكير المبكر والمنتظم هو الطريقة الأكثر فعالية. لقد تناولنا كيفية إعداد هذه العملية في مقال المستحقات المتأخرة.
متابعة الحسابات الجارية ليست مسألة تقارير، بل هي مسألة عادات. إذا قمت بفتح البطاقات بشكل صحيح ومعالجة التحصيلات يومياً، ستظل الأرصدة صحيحة من تلقاء نفسها.
يمكنك فتح حساب مجاني في Qolay.App وإنشاء بطاقات الحسابات الجارية الخاصة بك اليوم.