البوابة، المزكامل، التكامل: أيهما يناسبك؟
اختيار مزكامل الفاتورة الإلكترونية
هناك ثلاث طرق لإصدار الفاتورة الإلكترونية، وغالباً ما لا يكون الأقل تكلفة هو الأنسب دائماً. لقد قارنا بين الطرق الثلاث وقمنا بإدراج الأسئلة التي يجب طرحها عند اختيار المزكامل.
القرار الثاني الذي يجب اتخاذه عند الانتقال إلى الفاتورة الإلكترونية يأتي مباشرة بعد الختم المالي: من أين ستصدر الفاتورة؟
هناك ثلاثة طرق، والفرق ביניהا ليس السعر فقط.
1. بوابة إدارة الإيرادات (GİB)
واجهة إدارة الإيرادات الخاصة بها. مجانية ومن المصدر مباشرة.
ولها حدود: يتم إدخال كل فاتورة يدوياً، بنداً بنداً. لا يتم الاحتفاظ بمعلومات منتجاتك وعملائك في النظام، ولا توجد صلة لها بالمحاسبة الأولية. بالإضافة إلى ذلك، قد يتم تقييد استخدام البوابة إذا تجاوزت عدداً معيناً من الفواتير.
إنها خيار معقول للمشاريع الصغيرة جداً التي تصدر بضع فواتير شهرياً. أما إذا كان عدد فواتيرك يتجاوز بضع فواتير في الأسبوع، فإن الإدخال اليدوي يصبح متعباً في وقت قصير.
2. المكامل المعتمد (الوسيط)
إرسال واستقبال المستندات عبر مزود خدمة حاصل على تفويض من إدارة الإيرادات. تستخدم الغالبية العظمى من الشركات الصغيرة والمتوسطة هذه الطريقة.
ميزتها أن الجانب التقني لا يقع على عاتقك أبداً: فالختم محدد في نظام المزود، وتتم عمليات الإرسال والاستقبال في الخلفية، وتكون خدمات الأرشفة ضمن نطاق الخدمة.
أما المكسب الحقيقي فهو الاتصال بنظام المحاسبة الأولية لديك: إذ يتم إنشاء الفاتورة من سجل المبيعات. ويتم تحديث رصيد الحساب الجاري والمخزون وضرائب القيمة المضافة في نفس الوقت. ولا تقومان بإدخال نفس المعلومات في مكانين منفصلين.
عادة ما يعتمد التسعير على الحصة (الرصيد): حيث تشتري حق إصدار عدد معين من المستندات سنوياً.
3. التكامل المباشر
ربط نظامك الخاص بإدارة الإيرادات مباشرة. يتطلب فريقاً تقنياً، وصيانة مستمرة، وحجماً معيناً من المستندات.
وهو ليس خياراً منطقياً إلا للكيانات الكبيرة التي تنتج آلاف المستندات يومياً. وعندما تتغير التشريعات، يتوجب عليك إجراء التعديلات بنفسك أيضاً.
أسئلة يجب طرحها عند اختيار المكامل
ماذا يحدث عند نفاد الحصة؟ هل تصبح عاجزاً عن إصدار الفواتير، أم يتم تعريف باقة إضافية لك؟ هذا السؤال بالغ الأهمية في مواسم الذروة.
هل تُحتسب الفواتير المستلمة ضمن الحصة؟ في بعض الباقات يتم احتساب المستندات المرسلة فقط، وفي باقات أخرى تُحتسب المستندات المستلمة أيضاً.
كيف أصل إلى الأرشيف؟ هل يمكنك تنزيل ملفات XML دفعة واحدة؟ هذا هو السؤال الأهم عندما تفكر في المغادرة. لقد تناولنا هذه المخاطر في مقال الاحتفاظ بالمستندات الإلكترونية.
ما هي أنواع المستندات التي يدعمها؟ قد تكون اليوم تصدر فواتير إلكترونية فقط؛ ولكن عندما تنشأ لديك الحاجة إلى سندات الشحن الإلكترونية (e-irsaliye)، أو إيصالات المهن الحرة الإلكترونية (e-SMM)، أو إيصالات المنتجين الإلكترونية (e-müstahsil)، فهل يمكنك الاستمرار مع نفس المزود؟
كيف يتواصل مع المحاسبة الأولية؟ إذا كان إصدار الفاتورة يعني الانتقال إلى شاشة منفصلفة وإعادة كتابة البيانات، فهذا يعني أنك تقوم بعمل مزدوج.
كيف يتم تقديم الدعم الفني؟ بمن تتصل، وفي أي وقت تستجيب لك الجهة عندما تعجز عن إرسال فاتورة؟ تصبح إجابة هذا السؤال ذات قيمة عالية جداً في نهاية الشهر.
تغيير المكامل
التغيير أمر ممكن وأكثر شيوعاً مما تتصور. انتبه لأمرين أثناء هذه العملية.
الأول، التخطيط الزمني لتجنب فقدان المستندات لحظة الانتقال. يجب أن يبدأ المزود الجديد في العمل قبل إيقاف المزود القديم.
الثاني، تنزيل الأرشيف بأكمله قبل المغادرة. تظل مسؤولية الاحتفاظ بالملفات واقعة عليك، ولا يكون طلبها ممكناً دائماً في وقت لاحق.
الأسئلة الشائعة
هل يمكنني البدء بالبوابة ثم الانتقال إلى المكامل لاحقاً؟
نعم. تتبع معظم الشركات هذا المسار. لا تنسَ تنزيل مستنداتك من البوابة أثناء عملية الانتقال.
لدي أكثر من شركة، هل يكفي حساب واحد؟
يتطلب الأمر صفة ضريبية وختماً منفصلاً لكل شركة، ولكن من الممكن إدارتها من لوحة تحكم واحدة. راجع مقال إدارة شركات متعددة.
هل يمكنني إصدار فواتير من الهاتف المحمول؟
يعتمد ذلك على المزود. إذا كنت تقوم بمبيعات ميدانية، فاسأل عن هذه الميزة منذ البداية؛ لقد تناولناها في مقال إصدار الفاتورة الإلكترونية عبر الجوال.
هل يمكن للمكامل رفض فاتورتي؟
يتم اكتشاف أخطاء التنسيق قبل الإرسال ويُطلب منك تصحيحها. هذا يعني اكتشاف الأخطاء مقدماً والتي كان ينبغي عليك ملاحظتها بنفسك في البوابة.
يختلف الاختيار الصحيح حسب عدد فواتيرك والارتباط الذي ستنشئه بنظام المحاسبة الأولية. غالباً ما تكون الطريقة الأرخص هي الطريقة الأكثر استهلاكاً للوقت.
يمكنك فتح حساب مجاني على Qolay.App ودمج تدفق مبيعاتك وفواتيرك الإلكترونية في مكان واحد.
مقالات ذات صلة
أدلة أخرى قريبة من هذا الموضوع.
