الالتزام بحفظ المستندات الإلكترونية ومددها

هناك شعور مشترك بالارتياح لدى معظم الشركات التي انتقلت إلى الفاتورة الإلكترونية: "لم يعد لدينا ملفات ورقية، كل شيء أصبح في النظام."

هذا صحيح جزئياً. لكن التزام الحفظ لم يختفِ - بل تغير شكله فقط. ولا تزال المسؤولية تقع على عاتقك.

كم سنة يجب حفظها؟

من الناحية الضريبية، يجب حفظ الدفاتر والمستندات لمدة خمس سنوات ابتداءً من سنة التقويم التي تلي السنة التي تتعلق بها.

ومع ذلك، هذه ليست المدة الوحيدة. ينص قانون التجارة على التزام بالحفظ لمدة عشر سنوات للدفاتر والمستندات التجارية. بمعنى أنه على الرغم من أن خمس سنوات قد تبدو كافية الجانب الضريبي، إلا أنه يتم اعتماد عشر سنوات في النزاعات التجارية.

النهج العملي: اعتمد المدة الأطول. تكلفة التخزين لا تذكر مقارنة بتكلفة عدم العثور على مستند بعد عشر سنوات.

لماذا لا يكفي حفظ ملفات PDF؟

أصل الفاتورة الإلكترونية ليس ملف PDF، بل هو ملف XML. ملف PDF هو العرض المقروء بشرياً لذلك المستند.

الختم المالي/التوقيع الإلكتروني الذي يمنح المستند صلاحيته القانونية يوجد داخل ملف XML. طباعة PDF لا تحتوي على هذا التوقيع؛ وبالتالي فإن ملف PDF وحده لا يحل محل أصل المستند.

قد يُطلب ملف XML أثناء التدقيق. قول "لدي ملفات PDF الخاصة بها" يشبه قول "لدي نسخة ضوئية منها" في عصر الأوراق.

لهذا السبب، قم بتنزيل وحفظ ملفات XML لكل من المستندات التي أرسلتها والتي تلقيتها.

ماذا يحدث عند تغيير المزود المعتمد (المركِز)؟

هذه مخاطر يتم ملاحظتها متأخراً. عندما تغير مزود الخدمة المعتمد الخاص بك، قد ينقطع وصولك إلى مستنداتك السابقة. المزود القديم غير ملزم بمنح وصول غير محدود بعد انتهاء العقد.

أما التزام الحفظ فيستمر في الوقوع على عاتق المكلف. وبعبارة أخرى، عدم قدرتك على الوصول إلى المستندات لا يُعتبر عذراً.

لهذا السبب، من الضروري تنزيل أرشيف XML لجميع المستندات قبل تغيير المزود. لقد تناولنا هذا الموضوع بشكل منفصل في مقال اختيار المزود المعتمد.

بالإضافة إلى ذلك، لدى GİB آلية ترخيص منفصلة للمؤسسات التي تقدم خدمات الحفظ؛ يمكنك السؤال عما إذا كان مزودك ضمن هذا النطاق.

ليس فقط المستندات الإلكترونية

التزام الحفظ لا يقتصر على الفواتير وحدها. العقود، إيصالات البنك، إيصالات المصروفات، مستندات الجمارك، مراسلات المطابقة - كلها يمكن طلبها في أي نزقيق أو فحص.

حفظ هذه المستندات مع السجل المرتبط بها أكثر عملية بكثير من منطق الملفات التقليدية. إذا كان بإمكانك رؤية العقد والإيصال عند فتح الفاتورة، فإن وقت البحث ينخفض إلى الصفر.

إدارة الملفات في Qolay.App تعمل بهذا المنطق؛ لقد شرحنا التفاصيل في مقال إدارة الملفات والنسخ الاحتياطي للمستندات الإلكترونية.

الأسئلة الشائعة

هل يمكنني حفظ المستندات على جهاز الكمبيوتر الخاص بي؟

تتطلب التخزين الإلكتروني شروطاً تقنية معينة. وجود نسخة واحدة فقط على جهاز كمبيوترعني فقدان كل شيء في حال تعطل القرص الصلب؛ احرص على وجود نسخة في مكارين منفصلين على الأقل.

هل يجب علي حفظ الفواتير التي أستلمها أيضاً؟

نعم. هذه المستندات هي أساس حقوقك في خصم المصروفات وضريبة القيمة المضافة. قم بأرشفة ملفات XML للفواتير الإلكترونية الواردة أيضاً.

هل يمكنني إتلاف فواتير الورقية الخاصة بي؟

لا تقم بإتلافها قبل انتهاء فترة الحفظ. انتقالك إلى المستندات الإلكترونية لا يشمل المستندات الورقية للفترات السابقة.

ماذا سيحدث للمستندات إذا أغلقت الشركة؟

التزام الحفظ لا ينتهي بالإغلاق. يجب الاحتفاظ بالمستندات طوال المدد ذات الصلة حتى بعد التصفية.

المستند الإلكتروني لا يلغي الأرشفة، بل يجعلها قابلة للنقل. معرفة من تقع عليه المسؤولية يضمن رائتك بعد خمس سنوات.

يمكنك فتح حساب مجاني على Qolay.App وحفظ مستنداتك مع سجلاتها.