كيف تدير أكثر من شركة؟

إن تأسيس الشركة الثانية أمر سهل. أما الصعب فهو إدارة سجلات الشركتين دون اختلاطهما ببعضهما البعض.

يحاول معظم أصحاب الأعمال حل هذه المشكلة إما بفتح برنامجين منفصلين أو بالمعاناة في برنامج واحد لتحديد "أيهما كان أيهما". وكلاهما أمر مرهق.

القاعدة الأساسية: البيانات منفصلة، والوصول موحد

التصميم الصحيح هو كالتالي: يكون لكل شركة قائمة الحسابات الجارية الخاصة بها، ومخزونها الخاص، وخزينتها الخاصة، وتسلسل فواتيرها الخاص. ولا تختلط هذه العناصر ببعضها تحت أي ظرف من الظروف.

لكن يمكنك الوصول إلى هذه الشركات بحساب واحد فقط. فلا توجد أسماء مستخدمين منفصلة، ولا كلمات مرور منفصلة، ولا برامج منفصلة.

في Qolay.App، يتم تبديل الشركات من خلال القائمة المنسدلة في الشريط العلوي. لا يؤدي تبديل الشركات إلى حذف البيانات أو نقلها؛ بل يغير فقط سجلات الشركة التي تنظر إليها. ولا توجد قيود على عدد الشركات في الخطة المجانية.

في أي حالات يتم فتح شركة مستقلة؟

• إذا كان هناك كيان قانوني مستقل. رقم ضريبي مختلف يعني شركة مختلفة. هذا أمر محسوم.
• إذا كانت المحاسبة تُدار بشكل منفصل. إذا كانت الإقرارات الضريبية تُقدم بشكل منفصل، يجب أن تكون السجلات منفصلة أيضاً.
• إذا كنت تحتفظ بسجلات نيابة عن عميلك. إذا كنت مستشاراً مالياً أو محاسباً، فكل عميل يعتبر شركة مستقلة.

في المقابل، لا تقم بفتح شركة مستقلة من أجل فروع نفس الكيان القانوني. يمكنك التمييز بين الفروع من خلال تعريفات المستودعات والخزائن؛ وبذلك يمكنك الحصول على التقرير المجمع من مكان واحد. أما إذا قمت بفتح شركة مستقلة، ستضطر إلى إجراء عمليات جمع يدوية لمعرفة إجمالي الفرعين.

من يصل إلى ماذا

المسألة الأساسية في نظام الشركات المتعددة هي الصلاحيات. قد يحتاج موظف المحاسبة لديك إلى رؤية كلا الشركتين؛ ولكن لا يحتاج موظف المبيعات في أحد الفروع إلى رؤية أرصدة الحسابات الجارية للشركة الأخرى.

عند دعوة المستخدمين، حدد مسبقاً الشركة والقوائم التي يمكنهم الوصول إليها. فرض القيود لاحقاً يُعد محادثة مزعجة أكثر من منحها بالشكل الصحيح منذ البداية. عدد المستخدمين غير محدود أيضاً في الخطة المجانية، لذا لا داعي للجوء إلى اختصار "لنستخدم حساباً واحداً مشتركاً" — وهو الأمر الذي يجعل تتبع من قام بماذا أمراً مستحيلاً.

الأخطاء الثلاثة الأكثر شيوعاً

• اصدار الفاتورة في الشركة الخاطئة. أمر تقليدي. لا تقم بإجراء أي معاملة دون التحقق من الشركة النشطة على الشاشة؛ فإصلاح المستند الإلكتروني بعد اصداره أمر شاق.
• تسجيل المصروفات المشتركة في شركة واحدة. إذا تم تسجيل إيجار المكتب الذي تستخدمه الشركتان بالكامل في شركة واحدة، فسيبدو ربح تلك الشركة أقل مما هو عليه في الواقع. قم بتحديد نسبة التوزيع وسجلها في كلتا الشركتين.
• عدم تسجيل حركة الأموال بين الشركات. إذا انتقلت أموال من خزينة شركة إلى أخرى، يتطلب ذلك تسجيلها في كلا الطرفين. نهج "بما أن كليهما ملكي على أي حال" سيؤدي لاحقاً إلى الإخلال بأرصدة الشركتين.

الأسئلة الشائعة

كيف يتم تسجيل المبيعات بين الشركات؟

مثل أي عملية بيع وشراء عادية. يتم إنشاء فاتورة مبيعات في إحدى الشركات وفاتورة مشريات في الأخرى، وتُفتح بطاقات الحسابات الجارية المتبادلة. قم بتوثيق العلاقة بينهما بدلاً من تجاهلها.

هل تتطلب كل شركة إعدادات فاتورة إلكترونية منفصلة؟

نعم. سيكون لكل كيان قانوني صفته الضريبية الخاصة، وختمه المالي الخاص، وتعريف تسلسله الخاص. خطوات الإعداد موجودة في مقال كيفية إصدار الفاتورة الإلكترونية.

هل يمكنني رؤية الوضع الإجمالي للشركتين معاً؟

يتم استخراج التقارير على أساس كل شركة على حدة؛ وللحصول على عرض مجمع، تحتاج إلى تصدير التقارير ودمجها. إذا كنت تقوم بفصل الفروع، فسيكون البقاء داخل شركة واحدة أكثر عملية على أي حال.

نفس العميل موجود في الشركتين، هل يمكنني مشاركة بطاقته؟

لا، بطاقات الحسابات الجارية تخص الشركة وحدها. يتم فتح نفس العميل كبطاقة مستقلة في كل شركة ويتم متابعة أرصدته بشكل منفصل — حيث يعمل منطق متابعة الحسابات الجارية بشكل مستقل لكل شركة.

ما يصعب العمل في إدارة الشركات المتعددة ليس عدد الشركات، بل غموض الحدود. طالما أن السجل الذي ينتمي لكل شركة واضح، فما الباقي إلا روتين.

يمكنك فتح حساب مجاني في Qolay.App وتعريف شركاتك تحت حساب واحد.