جهاز الصندوق النقدي POS وفاتورة الأرشيف الإلكتروني

في معظم قطاع تجارة التجزئة، ينتهي اليوم بإصدار تقرير الإغلاق اليومي (Z) من جهاز التسجيل النقدي (الكاشير). وإذا تم الدفع بواسطة البطاقة، يندمج جهاز نقطة البيع (POS) مع الكاشير في جهاز واحد.

وتبدأ المشكلة عندما يطلب أحد العملاء قائلًا: "أريد فاتورة".

إيصال أم فاتورة؟

إيصال مبيعات التجزئة يكون كافياً للمبيعات التي تتم للمستهلك النهائي وتقل عن حد معين.

تصبح الفاتورة ضرورية في ثلاث حالات: إذا كان المشتري خاضعاً للضريبة، أو إذا تجاوز المبلغ الحد المحدد، أو إذا طلب العميل ذلك.

طلب العميل هنا أمر مهم: بغض النظر عن المبلغ، يتوجب عليك إصدار فاتورة لكل عميل يطلبها.

يتم تحديث حدود المبالغ كل عام؛ وقد تناولنا هذه الحدود بالتفصيل في مقالنا فترة إصدار الفواتير وحدودها.

ما هو إيصال معلومات جهاز تسجيل النقد (ÖKC)؟

في المبيعات التي تُصدر لها فاتورة، لا يتم إخراج إيصال مبيعات عادي من الكاشير، بل يتم إصدار إيصال معلومات بدلاً منه.

إيصال المعلومات يعني: "لقد مرّ هذا التحصيل عبر هذا الجهاز، ولكن تم إصدار مستنده بشكل مستقل كفاتورة". وبهذا الشكل، لا يُحتسب نفس البيع كإيراد مرتين في كل من الإيصال والفاتورة.

المشكلة التي تظهر عند عدم القيام بهذا الفصل هي مشكلة خطيرة: إذ يتطابق تقرير الإغلاق اليومي (Z) مع إجمالي فواتيرك، ويبدو حجم أعمالك أعلى بكثير من حقيقته، وهو ما يعني دفع ضريبة قيمة مضافة وإقرار ضريبي أعلى عن الحد المستحق.

هذه هي التفاصيل الأهم التي يجب على فريق العمل في الكاشير معرفتها.

قيد نهاية اليوم

يتم إعداد قيد سليم لنهاية اليوم في المحاسبة الأساسية كالتالي:

1. يتم تسجيل إجمالي تقرير الإغلاق اليومي (Z) كإيرادات للمبيعات التي أُغلقت بالإيصال.

2. المبيعات التي صُدرت لها فواتير تكون مسجلة مسبقاً بشكل منفصل؛ لذا لا يتم إضافتها مرة أخرى.

3. يتم فصل التحصيلات حسب نوع الدفع: النقدية في صندوق الكاشير، وبطاقات الدفع عبر نقاط البيع (POS) في الحساب البنكي.

سيكون المبلغ المحول إلى الحساب في تحصيلات البطاقات أقل بسبب العمولة؛ وقد تناولنا هذا الموضوع في مقال مطابقة أجهزة نقاط البيع (POS) ومتابعة العمولات.

لإعداد الحسابات، يمكنك مراجعة مقال إدارة البنوك والصناديق النقدية.

جانب المخزون

إذا كانت المبيعات التي تتم عبر الكاشير لا يتم خصمها من المحاسبة الأساسية على أساس المنتجات، فإن تقرير المخزون الخاص بك لا يعكس الحقيقة.

هذه ثغرة شائعة في قطاع التجزئة: قيمة المبيعات معروفة، لكن الكمية المباعة من كل منتج غير معروفة. ونتيجة لذلك، لا يمكن معرفة المنتجات الأكثر ربحية.

لقد تناولنا هذا الموضوع في مقال منع أخطاء تتبع المخزون.

الأسئلة الشائعة

هل جهاز الكاشير المزود بنقطة بيع (POS) إلزامي؟

استخدام أجهزة تسجيل النقد أساسي للمكلفين الذين يمارسون مبيعات التجزئة ويقبلون التحصيلات بالبطاقات. يرجى تأكيد الوضع الخاص بنشاطك التجاري مع المستشار المالي الخاص بك.

هل يمكن للعميل الذي استلم إيصالاً أن يطلب فاتورة لاحقاً؟

يمكن تقديم الطلب خلال فترة زمنية محددة. في هذه الحالة، يتم استرجاع الإيصال وإصدار فاتورة بدلاً منه؛ توضح مع المستشار المالي تطبيق ذلك بدقة.

هل يجب علي إصدار الفوعة الإلكترونية (E-Arşiv) من الجهاز مباشرة؟

يمكن إصدار الفاتورة من خلال برنامج المحاسبة الأساسية أيضاً؛ ولا يُصدر على الجهاز سوى إيصال المعلومات. وأياً كانت الطريقة التي تختارها، احرص على عدم وجود قيود مزدوجة.

أملك مطعماً، فهل الإيصال الإلكتروني (E-Adisyon) مطلوب أيضاً؟

هناك تطبيق منفصل ومخصص لقطاع المطاعم والمقاهي؛ راجع مقال الإيصال الإلكتروني (E-Adisyon).

الفرق بين الإيصال والفاتورة هو قاعدة بسيطة، لكن تطبيقها بشكل خاطئ يؤدي مباشرة إلى دفع ضرائب زائدة. إن معرفة فريق الكاشير بهذه الأمور هي أسهل طريقة لتوفير المال.

بإمكانك فتح حساب مجاني على Qolay.App والحفاظ على تنظيم قيود مبيعاتك وتحصيلاتك اليومية.