منع أخطاء تتبع المخزون

يظهر في النظام 40 وحدة، بينما يوجد على الرف 33. أو العكس تماماً: يقول النظام إنه لا يوجد شيء بينما الصناديق تملأ المستودع.

في هذه اللحظة، أول ما يتم الشك فيه هو البرنامج. ولكنه نادراً ما يكون السبب. الفارق ينشأ دائماً من حركة لم يتم تسجيلها أو تم تسجيلها بترتيب خاطئ.

ما الذي يغير المخزون؟

جزء كبير من الارتباك ناتج عن عدم معرفة أي المستندات تؤثر على المخزون. القاعدة الأساسية: المستند الذي يحرك البضائع فعلياً هو ما يغير المخزون.

• فاتورة الشراء / إذن الشحن الوارد: يزداد المخزون.
• فاتورة المبيعات / إذن التسليم: ينقص المخزون.
• الطلب: لا يغير المخزون. الطلب هو مستند نوايا؛ لم تتحرك البضائع بعد.
• التحصيل / الدفع: لا علاقة له بالمخزون، بل يتعلق بالأموال فقط.

هنا تكمن الإجابة على شكوى "أدخلت الطلب لكن المخزون لم ينقص". فمن المفترض ألا ينقص.

المصادر الخمسة لفروقات الجرد

• عدم إدخال مخزون أول المدة. يظل هذا هو السبب الأكثر شيوعاً. يبدأ البرنامج من الصفر، وعند أول عملية بيع ينخفض المخزون إلى السالب.
• معالجة إذن التسليم والفاتورة معاً. لقد خرجت البضاعة مرة واحدة ولكن تم خصمها من المخزون مرتين. حدد منذ البداية أي المستندات سيؤثر على المخزون.
• اختيار مستودع خاطئ. إذا كنت تعمل بمستودعات متعددة، فقد تم خصم البضائع من مستودع آخر. يبدو الإجمالي صحيحاً، لكن التوزيع خاطئ.
• فتح نفس المنتج كبطاقتين. نفس المنتج برمز شريطي مختلف ينشئ رصيدين منفصلين للمخزون.
• الحركات خارج الدفاتر. العينات المقدمة، التالف، المنتجات التي أخذها الموظفون. خرجت فعلياً لكنها لم ترتبط بأي مستند.

المخزون السالب ليس خطأً، بل هو تنبيه

لا تفزع عندما ترى مخزوناً سالباً في النظام؛ فهذا يمنحك معلومة واضحة: تم تسجيل عملية بيع لهذا المنتج ولكن لم يتم تسجيل عملية الإدخال.

إنه أحد سببين تقريباً دائماً: إما لم يتم إدخال مخزون أول المدة أو لم تتم معالجة فاتورة الشراء بعد. بدلاً من تجاهل الرصيد السالب، ابحث عن مصادره؛ فمن المرجح أن يتسبب نفس المنتج في نفس المشكلة كل شهر.

ترسيخ الانضباط: أربعة قواعد

1. ابدأ بالجرد. لا تقم بالإدخال بناءً على التخمينات عند الانتقال إلى البرنامج؛ قم بجرد المستودع واكتب الكمية الحقيقية.
2. دمج بطاقات المنتجات. بطاقة واحدة لكل منتج تعتمد على الباركود أو رمز المخزون. امنع فتح نفس المنتج للمرة الثانية.
3. توضيح تسلسل المستندات. هل تصدر إذن شحن ثم فاتورة، أم فاتورة مباشرة؟ طبقوا نفس الآلية كفريق واحد.
4. تسجيل الخروج غير الدفتري أيضاً. العينات، الهالك، التالف - ائذن لجميعها بالارتباط بسجل. الخروج الذي يتم تسجيله سيظهر في الجرد التالي كـ "مفقود".

ما مدى تكرار الجرد؟

بدلاً من جرد المستودع بأكمله مرة واحدة في السنة، فإن جرد 20-30 منتجاً كثير الحركة شهرياً يعتبر أكثر فعالية بكثير. يتم اكتشاف الفارق وهو صغير ويسهل العثور على مصدره.

أما الفارق البالغ 200 وحدة والذي يتم العثور عليه بعد ستة أشهر فلا يمكن تفسيره بعد الآن؛ بل يُقبل وحسب.

الأسئلة الشائعة

أنا أبيع خدمات، هل يجب عليّ الاحتفاظ بمخزون؟

لا. بطاقات الخدمات لا تنشئ حركة مخزونية. ولهذا السبب من المهم تحديد المنتجات والخدمات كأنواع بطاقات منفصلة.

لدي أكثر من مستودع، كيف أُديرها؟

يجب عليك تعريف كل مستودع على حدة واختيار المستودع الصحيح في كل معاملة. قم بتسجيل عمليات النقل بين المستودعات أيضاً، وإلا سيظهر مستودع بسالب والآخر بزيادة.

أنا أعمل في التجارة الإلكترونية، كيف يتم مزامنة المخزون مع السوق الإلكتروني؟

عندما تتحول طلبات السوق الإلكتروني إلى فواتير، ينخفض المخزون. لقد شرحنا هذه الآلية في مقال تحويل طلبات السوق الإلكتروني إلى فواتير؛ وللأخطاء الشائعة، راجع مقال محاسبة التجارة الإلكترونية.

لا يمكنني حذف المستودع، لماذا؟

لا يمكن حذف المستودع الذي توجد عليه حركات مخزونية؛ وذلك للحفاظ على سلامة السجلات التاريخية. إذا كنت لا تستخدمه، يمكنك تعليقه (جعله غير فعال).

تتبع المخزون ليس ميزة برمجية، بل هو عادة فريق العمل. عندما يقوم الجميع بإصدار نفس المستودع بنفس الترتيب، ستتطابق نتائج الجرد أيضاً.

من خلال فتح حساب مجاني على Qolay.App، يمكنك إدخال بطاقات المخزون وكميات أول المدة الخاصة بك اليوم.