لماذا لا يتطابق المال الموجود في الصندوق مع المال المسجل في الدفاتر؟
إدارة البنوك والصناديق: الدليل العملي
تعتمد متابعة الصندوق والبنوك بالكامل على قاعدة واحدة: يتم إنشاء قيد في كل مرة يتحرك فيها المال. لقد شرحنا كيفية إعداد الحسابات، ولماذا لا يعتبر التحويل مصروفاً، وكيفية إجراء المطابقة.
تتبع الصندوق والبنك هو الجزء الأسهل والأكثر إهمالاً في المحاسبة الأساسية. إنه سهل لأن قاعدته واحدة: ينشأ قيد في كل مرة تتحرك فيها الأموال.
يتم إهماله لأن لا أحد ينسى إصدار الفاتورة، لكن الجميع ينسى تسجيل مبلغ 300 ليرة الخارج من الصندوق.
قم بإعداد الحسابات بشكل صحيح أولاً
قم بتعريف عدد حسابات يطابق مصادر الأموال الحقيقية لديك. ستكون الأنواع الأربعة التالية كافية:
- الصندوق: النقد الذي بين يديك. إذا كان لديك فروع، افتح صندوقاً منفصلاً لكل فرع.
- البنك: كل حساب بنكي على حِدَة. إذا كان لديك حسابان في نفس البنك، فاجعل لكل منهما حساباً منفصلاً.
- بطاقة الائتمان: بطاقات الشركة. ينشأ الالتزام بالدين لحظة الإنفاق، ويتم إغلاقه عند سداد كشف الحساب.
- نظام الدفع: نقاط البيع الافتراضية ومزودو التحصيل عبر الإنترنت. هذا الحساب ضروري إذا كنت تمارس التجارة الإلكترونية.
الخطوة الأولى في الإعداد هي إدخال الأرصدة الحالية. إذا لم تقم بذلك، فسوف ينحرف كل رقم يليه.
التحويل ليس مصروفاً
هذا هو الخطأ المفاهيمي الأكثر شيوعاً. عندما تقوم بتحويل الأموال من الصندوق إلى البنك، فإن الأموال لا تخرج من المنشأة بل تغيير مكانها فقط. إذا قمت بتسجيل هذا على أنه "مصروف"، فستبدو مصروفاتك أعلى من الواقع وأرباحك أقل من الواقع.
الفرق بسيط: إذا كان بين حسابين فهو تحويل، وإذا كان موجهاً لحساب جاري أو مصروف فهو دفع.
ينطبق نفس المنطق على الإيرادات أيضاً: الأموال الواردة من العملاء هي تحصيل، والأموال التي تسحبها من البنك إلى الصندوق هي تحويل.
من أين يأتي عجز الصندوق؟
تقوم بجرّد الصندوق في المساء، وتجد أنه لا يتطابق مع الرقم الموجود في النظام. الأسباب غالباً ما تكون واحدة من هذه الأربعة:
- مصروف صغير لم يتم تسجيله. الشحن، الطعام، القرطاسية. غير مهم بمفرده، لكن مجموعه في نهاية الشهر مفاجئ.
- إجراء مصاريف شخصية من الصندوق. إذا لم تفصل صندوق المنشأة عن جيبك الشخصي، فلن يكون لأي تقرير أي معنى.
- معالجة التحويل من طرف واحد. تم تسجيل الخروج من الصندوق، ولم يتم تسجيل الإدخال في البنك.
- معالجة التحصيل في الحساب الخاطئ. وصلت الأموال إلى البنك ولكن تم تسجيلها في الصندوق.
المطابقة البنكية: مرة في الشهر، عشر دقائق
في نهاية الشهر، افتح كشف حسابك البنكي وقارنه بالمعاملات الموجودة في النظام. ما تبحث عنه هو الاختلافات بين القائمتين.
عادةً ما تكون العناصر المفقودة هي: مصاريف البنك ورسوم الحوالات، تعليمات الدفع التلقائي، عمولات نقاط البيع والمبالغ المجمدة. يتم تسجيل هذه العناصر في حسابك دون علمك؛ ولن يتطابق الرصيد ما لم يتم إثباتها في السجلات.
كيف يبدو الأمر في Qolay.App؟
في شاشة الحسابات، تظهر الصناديق، البنوك، بطاقات الائتمان وأنظمة الدفع في علامات تبويب منفصلة؛ وترى الرصيد الحالي لكل منها في لمحة سريعة. تتم التحويلات بين الحسابات من شاشة منفصلة، بحيث لا تختلط التحويلات مع المدفوعات.
إذا كنت تريد معالجة تسجيل المصروفات والدفع في خطوة واحدة، راجع مقال الدفع في خطوة واحدة مع تسجيل المصروفات؛ فهو يرفع عنك عبء القيود المزدوجة.
الأسئلة الشائعة
هل يجب عليّ تحديد حسابي الشخصي أيضاً؟
لا تقم بتحديده. يجب أن تدخل في سجلات الشركة الحسابات الخاصة بالشركة فقط. إذا قمت بالدفع نيابة عن الشركة من حسابك الشخصي، تعامل مع هذا كقيد منفصل.
متى يجب أن أُسجّل مصروفات بطاقة الائتمان؟
كمصروف في يوم إجراء الإنفاق؛ وكإغلاق لمديونية البطاقة في يوم سداد كشف الحساب. كلاهما عمليتان منفصلتان.
لدي حساب بالعملة الأجنبية، كيف أتتبعه؟
احتفظ بالحساب بعملته الخاصة؛ وتناول فرق سعر الصرف كبند مستقل. خلط حركات العملات الأجنبية والليرة التركية في نفس الحساب يجعل الرصيد بلا معنى.
هل يجب عليّ التحقق يومياً أم شهرياً؟
إذا كنت تعمل بكثافة نقدية، قم بإغلاق الصندوق كل يوم. أما بالنسبة للبنك، فالمطابقة مرة واحدة شهرياً كافية.
عندما يتم الاحتفاظ بسجلات الصندوق والبنك بشكل صحيح، تصبح جميع التقارير الأخرى موثوقة أيضاً. وإذا تم الاحتفاظ بها بشكل خاطئ، فلن يكون أي منها مفيداً.
يمكنك فتح حساب مجاني في Qolay.App وتعريف حساباتك بالأرصدة الحالية.
مقالات ذات صلة
أدلة أخرى قريبة من هذا الموضوع.
دليل المحاسبة التمهيدية لغير المحاسبين
يمكنك الاحتفاظ بالجلات دون معرفة المصطلحات
حساب جاري، ميزان المراجعة، قيد التسوية... لغة المحاسبة تخيف المبتدئين. ومع ذلك، فإن عدد المصطلحات التي تحتاج إلى معرفتها للاحتفاظ بالجلات اليومية لا يتجاوز أصابع اليد الواحدة. لقد شرحنا ما هي وكيفية استخدامها.
اقرأ المزيد
تتبع الإيرادات والمصروفات للمستقلين
تنظيم السجلات عند العمل بدخل غير منتظم
مشكلة العمل الحر ليست في قلة المكسب، بل في عدم انتظام الدخل. كتبنا عن كيفية تتبع الإيرادات والمصروفات حسب المشاريع، والمصروفات التي يجب تسجيلها، وكيفية الاستعداد لفترة الضرائب.
اقرأ المزيد
كيف يتم إصدار فواتير السلف والدفعات المسبقة؟
وصل المال لكن العمل لم ينتهِ بعد
هل تلقيت دفعة مقدمة؟ هل يتعين عليك إصدار فاتورة؟ لقد أوضحنا لماذا لا تستلزم الدفعة المقدمة إصدار فاتورة بمفردها، والفرق بينها وبين «الضمان»، وكيفية إجراء المقاصة.
اقرأ المزيد