Come verificare lo status di contribuente di fattura elettronica?

Hai emesso la fattura e l'hai inviata. Qualche ora dopo, il sistema la rifiuta indicando che "il destinatario è soggetto passivo di e-fattura". O peggio ancora: non la rifiuta, viene inviata come e-archivio e mesi dopo ti ritrovi con un'incompatibilità.

Questo errore ha una sola causa: non è stato verificato lo status di soggetto passivo del destinatario prima di emettere il documento.

Perché questo controllo è obbligatorio?

Non sei tu a decidere quale documento emettere. È il destinatario a determinarlo.

• Se il destinatario è soggetto passivo di e-fattura → viene emessa un'e-fattura, che transita attraverso il sistema chiuso del GİB (Amministrazione Fiscale Turca).
• Se il destinatario non è soggetto passivo → viene emessa una fattura e-archivio, trasmessa via e-mail o in formato cartaceo.

Il tuo status di soggetto passivo non è determinante in questo caso. Anche se tu sei soggetto a e-fattura, se la controparte non lo è, dovrai emetterle una fattura e-archivio. I dettagli sono disponibili nel nostro articolo sulle differenze tra e-fattura e fattura e-archivio.

Come si effettua la verifica?

La base del controllo è l'elenco degli utenti registrati tenuto dal GİB. Ogni numero di partita IVA presente in questo elenco significa che può ricevere e-fatture.

Ci sono tre modi pratici:

• Tramite il GİB. Puoi effettuare una ricerca con il numero di partita IVA nell'elenco degli utenti registrati presente nelle pagine dei documenti elettronici della Direzione delle Entrate (Gelir İdaresi Başkanlığı). L'elenco può anche essere scaricato in blocco.
• Tramite il tuo integratore. Nel pannello del tuo integratore di e-documenti è solitamente presente una schermata di ricerca VKN (partita IVA).
• Tramite il tuo software. Il programma di contabilità di base esegue questo controllo autonomamente durante il salvataggio della scheda anagrafica del cliente e determina automaticamente il tipo di documento.

I primi due metodi sono manuali e richiedono almeno un minuto per fattura. Nel terzo caso, il controllo avviene in background e tu non te ne accorgi nemmeno.

Perché chiedere al cliente non è sufficiente?

Chiedere "Siete soggetti a e-fattura?" sembra il metodo più veloce. Il problema è che il tuo interlocutore nella controparte spesso non lo sa.

La persona che effettua gli acquisti non è la stessa che conosce lo status fiscale. Un'informazione errata fornita in buona fede si traduce nel rifiuto della fattura e il lavoro di correzione rimane comunque a carico tuo.

Affidati ai registri, non alle dichiarazioni. Il numero di partita IVA è un dato oggettivo; lo status di soggetto passivo è legato a quel numero.

La vera trappola: l'elenco cambia

Non basta controllare una sola volta e scrivere "e-archivio" sulla scheda anagrafica del cliente. L'elenco dei soggetti passivi viene aggiornato continuamente.

Un cliente che oggi non è soggetto passivo potrebbe entrare nell'elenco tra sei mesi perché ha superato la soglia di fatturato. Se continui a emettergli una fattura e-archivio, il tipo di documento sarà ormai errato.

Per questo motivo il controllo non è una tantum, ma continuativo. Se lavori manualmente, devi ripetere periodicamente le ricerche cumulative sulle tue schede anagrafiche. Se usi un software, questo aggiornamento avviene in background.

Abbiamo trattato le soglie che determinano chi diventa soggetto passivo e quando nel nostro articolo sull'obbligo di passaggio all'e-fattura.

Cosa succede se viene emesso il tipo sbagliato?

La terza riga è la più fastidiosa. Un numero di partita IVA inserito con un errore di cifre può portarti a inviare una fattura a un'azienda che non conosci. Per correggerla, devi avviare il processo di annullamento e questo ha un limite di tempo.

La gestione della scheda anagrafica: il vero fulcro del controllo

Il controllo dello status di soggetto passivo non si risolve nella schermata della fattura, ma nella scheda anagrafica del cliente. Se la scheda è corretta, la fattura sarà corretta di conseguenza.

• Rendi unici i dati tramite il numero di partita IVA. Evita l'apertura di una seconda scheda per lo stesso cliente. Due schede, una con informazioni aggiornate e una con informazioni vecchie, sono la fonte di errore più comune.
• Scrivi la ragione sociale esattamente come appare nei registri del GİB. Abbreviazioni e scritture libere rendono difficile il successivo abbinamento.
• Non lasciare vuoto l'ufficio delle entrate (vergi dairesi). È richiesto per le verifiche dei documenti.
• Verifica la scheda al momento della prima registrazione. Effettuare la ricerca durante la creazione del cliente è più economico che cercare errori alla centesima fattura.

Su Qolay.App, quando selezioni un cliente, il tipo di documento viene determinato in base al numero di partita IVA della scheda; non devi scegliere manualmente se sarà un'e-fattura o un'e-archivio. In questo modo la possibilità di selezionare il tipo errato viene eliminata dal flusso.

Domande frequenti

È possibile effettuare la ricerca con il codice identificativo TC (TR ID)?

Le imprese individuali possono essere registrate anche con il codice identificativo TC. Puoi effettuare la ricerca con questo numero; per i consumatori finali, invece, la ricerca non è necessaria, a loro viene emessa una fattura e-archivio.

Con quale frequenza devo controllare l'elenco?

Se lavori manualmente, un controllo cumulativo mensile per i tuoi clienti abituali è un ritmo ragionevole. Se utilizzi un programma che esegue controlli automatici, non è necessaria alcuna ulteriore operazione.

La data di inizio dello status di soggetto passivo è importante?

Sì. La registrazione visibile nell'elenco include la data in cui è iniziato lo status di soggetto passivo. Per le transazioni precedenti a tale data potrebbe essere valido un tipo di documento diverso.

Ho emesso il tipo sbagliato, cosa devo fare?

Se sei ancora nei termini di tempo, annullala e riemettila con il tipo corretto. Se il tempo è scaduto, la procedura da seguire è diversa; consulta il tuo commercialista.

In sintesi: il tipo di documento corretto deriva da una scheda anagrafica corretta. Se sposti il controllo al momento della registrazione del cliente anziché lasciarlo al momento della fatturazione, non dovrai più preoccuparti di questo problema.

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Questo articolo è a solo scopo informativo generale. L'ambito dei soggetti passivi e i metodi di ricerca possono variare; la fonte ufficiale è il GİB. Consulta il tuo commercialista per la tua situazione specifica.