تنها سوالی که تعیین میکند کدامیک را برای چه کسی صادر کنید
تفاوتهای بین الکترونیکفاکتور (E-Fatura) و فاکتور آرشیو الکترونیک (E-Arşiv Fatura) چیست؟
چیزی که e-Fatura و e-arşiv fatura را از هم متمایز میکند محتوای سند نیست، بلکه هویت خریدار است. تفاوت بین آنها، اینکه در چه شرایطی کدامیک باید صادر شود و در صورت انتخاب نوع اشتباه چه اتفاقی میافتد را با ذکر مثال توضیح دادهایم.
هر دو سند الکترونیکی هستند. هر دو فاکتور هستند. هر دو شامل اطلاعات یکسانی هستند: خریدار، مبلغ، مالیات بر ارزش افزوده و فهرست اقلام. پس چرا هر کدام جداگانه وجود دارند؟
چون تفاوت آنها در خود سند نیست، بلکه در نحوه ارسال آن است. و شما تعیین نمیکنید که کدام یک را صادر کنید — خریدار آن را مشخص میکند.
تفاوت در یک جمله
e-Fatura (فاکتور الکترونیکی) بین دو طرفی که مؤدی فاکتور الکترونیکی هستند، از طریق سیستم بسته سازمان دارایی (GİB) جریان مییابد. به صندوق پستی خریدار میرود؛ ایمیل یا نسخه کاغذی در کار نیست.
اما e-Arşiv fatura (فاکتور آرشیو الکترونیکی) برای همه افراد خارج از این سیستم صادر میشود: مصرفکنندگان نهایی، شرکتهایی که مؤدی فاکتور الکترونیکی نیستند. این سند به صورت الکترونیکی تولید شده و به سازمان دارایی گزارش میشود، اما از طریق ایمیل، پیامک یا به صورت نسخه چاپی به دست خریدار میرسد.
میتوانید آن را مانند تفاوت بین یک پیک درونسازمانی و پست معمولی تصور کنید. نامه داخل آن یکی است؛ مسیر حملونقل متفاوت است.
سؤال تعیینکننده: آیا خریدار مؤدی فاکتور الکترونیکی است؟
این تنها سؤالی است که باید قبل از صدور پاسخ دهید. وضعیت مؤدی بودن خودتان مهم نیست، بلکه وضعیت طرف مقابل تعیینکننده است.
- اگر خریدار مؤدی فاکتور الکترونیکی باشد ← e-Fatura. گزینه دیگری وجود ندارد. برای این طرف نمیتوان فاکتور آرشیو الکترونیکی یا کاغذی صادر کرد.
- اگر خریدار مؤدی فاکتور الکترونیکی نباشد ← e-Arşiv fatura. چه شخص حقیقی باشد و چه شرکتی که مؤدی نیست، سند به عنوان آرشیو الکترونیکی تنظیم میشود.
در عمل به این شکل است: اگر عمدهفروش هستید و به نماینده فروش خود جنس میفروشید، احتمالاً e-Fatura است. اگر همان روز از طریق وبسایت خود به یک مصرفکننده فروش داشتهاید، e-Arşiv است. هر دو را در همان روز و از طریق همان برنامه صادر میکنید.
از کجا بفهمم خریدار مؤدی است یا خیر؟
پرسیدن از مشتری ضعیفترین روش است؛ بیشتر اوقات خود او نیز مطمئن نیست. میتوانید از طریق فهرست مؤدیان فاکتور الکترونیکی سازمان دارایی با استفاده از شماره مالیاتی استعلام بگیرید.
در عمل، این بررسی را به صورت دستی انجام نمیدهید. برنامههای حسابداری مقدماتی، شماره مالیاتی موجود در کارت تفضیلی (مشتری) را بررسی کرده و نوع فاکتور را خودشان تعیین میکنند. روند در Qolay.App نیز به همین صورت است: وقتی مشتری را انتخاب میکنید، نوع سند به طور خودکار اعمال میشود و احتمال انتخاب نوع اشتباه از بین میرود.
یک هشدار: فهرست مؤدیان تغییر میکند. مشتری که امروز مؤدی نیست، ممکن است شش ماه دیگر وارد این فهرست شود. بهروزرسانی گاهبهگاه کارتهای مشتری ضروری است.
جدول مقایسه
| e-Fatura | e-Arşiv fatura | |
|---|---|---|
| خریدار کیست | مؤدی فاکتور الکترونیکی | هر کسی که مؤدی نیست |
| نحوه ارسال | سیستم بسته سازمان دارایی | ایمیل، پیامک، نسخه کاغذی |
| تایید خریدار | بسته به سناریوی پایه/تجاری میتواند پذیرش یا رد باشد | ندارد |
| گزارش به سازمان دارایی | لحظهای، از طریق سیستم | با گزارش دورهای |
| نسخه کاغذی | نامعتبر | قابل ارائه به خریدار |
لغو و اعتراض به یک شکل انجام نمیشود
اینجاست که تفاوت میتواند بیشترین دردسر را برایتان ایجاد کند و در بیشتر مقایسهها از آن چشمپوشی میشود.
یک e-Fatura پس از رسیدن به طرف مقابل نمیتواند به صورت یکجانبه لغو شود. در سناریوی تجاری، خریدار میتواند سند را رد کند؛ در سناریوی پایه نیز اصلاح معمولاً با فاکتور مرجوعی انجام میشود. یعنی چیزی به نام «اشتباه صادر کردم، پاکش میکنم» وجود ندارد.
در فاکتور آرشیو الکترونیکی، لغو را میتوان قبل از اتمام مهلت گزارشدهی انجام داد. اگر مهلت گذشته باشد، باز هم از روش اصلاح استفاده میشود.
در نتیجه: بررسی مبلغ و اطلاعات مشتری پیش از صدور فاکتور، بسیار کمهزینهتر از تلاش برای اصلاح آن پس از صدور است.
سه خطای رایج
- ایجاد دو کارت تفضیلی (مشتری) برای یک مشتری. یکی با شماره مالیاتی بهروز و دیگری با ثبت قدیمی. فاکتور از کارت اشتباه صادر میشود و نوع آن نیز به اشتباه ارسال میگردد. یکسانسازی با شماره مالیاتی از این امر جلوگیری میکند.
- پیگیری نکردن تغییر وضعیت مؤدی. ادامه صدور فاکتور آرشیو الکترونیکی برای مشتری پس از ورود او به فهرست مؤدیان، عدم تطابق ایجاد میکند.
- تصور اینکه نسخه چاپی e-Fatura همان «فاکتور» است. نسخه چاپی e-Fatura صرفاً جنبه اطلاعرسانی دارد؛ خود سند اصلی همان نسخه الکترونیکی است.
صدور هر دو از یک مکان
مدیریت فاکتور الکترونیکی و آرشیو الکترونیکی در برنامههای جداگانه در کارهای روزمره منطقی نیست. در Qolay.App صفحه فاکتور واحد است؛ با انتخاب مشتری، نوع سند تعیین میشود، ارسال از طریق یکپارچهساز انجام میگیرد و فاکتورهای الکترونیکی دریافتی نیز در همان جا فهرست میشوند.
اگر میخواهید روند صدور فاکتور را گامبهگام ببینید، به مقاله نحوه صدور فاکتور الکترونیکی ما نگاهی بیندازید. اگر میخواهید یادداشتهای ثابتی مانند شماره شبا (IBAN) یا مانده حساب مشتری را در پایین هر سند اضافه کنید، قالبهای توضیحات سند الکترونیکی به کار شما میآیند.
سؤالات متداول
آیا میتوانم فاکتور آرشیو الکترونیکی را به صورت کاغذی تحویل دهم؟
بله. نسخه چاپشده فاکتور آرشیو الکترونیکی را میتوان به خریدار تحویل داد. این موضوع در e-Fatura صدق نمیکند.
من مؤدی فاکتور الکترونیکی نیستم، آیا باید آرشیو الکترونیکی صادر کنم؟
اگر مؤدی نیستید، میتوانید فاکتور کاغذی تنظیم کنید. با این حال، شرایط مشمول آرشیو الکترونیکی بسته به گردش مالی و بخش فعالیت متفاوت است؛ تعهدات خود را با مشاور مالیاتیتان تایید کنید.
آیا از سری شمارههای جداگانه برای هر دو استفاده میشود؟
معمولاً بله، یک سری جداگانه تعریف میشود. راهاندازی صحیح سریها در برنامه از همان ابتدا، بهتر از درگیر شدن با بههمریختگی شمارهها در آینده است.
آیا حواله الکترونیکی (e-İrsaliye) نیز یکی از همینهاست؟
خیر، حواله الکترونیکی ارسال کالا را مستند میکند و به جای فاکتور محسوب نمیشود. جزئیات آن در مقاله حواله الکترونیکی ما موجود است.
به طور خلاصه: شما سند را انتخاب نمیکنید، خریدار آن را مشخص میکند. اگر کارتهای مشتری شما درست باشند، برنامه نیز نوع درست را انتخاب میکند و دیگر نیازی نیست به این موضوع فکر کنید.
با افتتاح حساب رایگان در Qolay.App میتوانید فرآیندهای فاکتور الکترونیکی و آرشیو الکترونیکی خود را از یک صفحه مدیریت کنید.
این مقاله صرفاً با هدف اطلاعرسانی تهیه شده است. برای وضعیت مؤدی بودن و تعهدات تنظیم اسناد خود با مشاور مالیاتیتان مشورت کنید.
مطالب مرتبط
راهنماهای نزدیک به این موضوع.
