تبدیل سفارش‌های بازارگاه به فاکتور

برای یک فروشنده درگاه فروش (مارکت‌پلیس) که روزانه ۳۰ سفارش دریافت می‌کند، صدور فاکتور به تنهایی نصف روز وقت می‌گیرد. سفارش را از پنل باز کنید، اطلاعات خریدار را کپی کنید، محصول را پیدا کنید، فاکتور صادر کنید و به سراغ بعدی بروید.

علاوه بر این، این کار هر روز از نو آغاز می‌شود و کاملاً مکانیکی است. این یکی از مناسب‌ترین فرآیندها برای خودکارسازی است.

اتصال فروشگاه

راه‌اندازی فقط یک بار انجام می‌شود. اطلاعات API خود را از پنل درگاه فروش دریافت کرده و در بخش فروشگاه‌ها در Qolay.App وارد می‌کنید. پلتفرم‌هایی مانند Trendyol، Hepsiburada، n11، Pazarama، PTT AVM و Amazon TR پشتیبانی می‌شوند.

یک نکته را از ابتدا بدانید: به اندازه تعداد لیسانس‌های خود می‌توانید فروشگاه متصل کنید. اگر سه فروشگاه دارید، به سه لیسانس درگاه فروش نیاز دارید. وقتی سهمیه پر شود، یا لیسانس اضافه می‌کنید یا فروشگاهی را که استفاده نمی‌کنید حذف می‌نمایید.

منوی تجارت الکترونیک به طور پیش‌فرض فقط زمانی ظاهر می‌شود که یک لیسانس فعال درگاه فروش داشته باشید؛ اگر منو را نمی‌بینید، این اولین چیزی است که باید بررسی کنید.

از سفارش تا فاکتور

پس از برقراری ارتباط، سفارش‌ها در بخش سفارش‌ها ظاهر می‌شوند. اگر بخواهید سفارش‌های گذشته را دریافت کنید، می‌توانید با انتخاب فروشگاه و بازه زمانی، آن‌ها را به صورت دستی نیز فراخوانی کنید — البته بازه قابل دریافت دارای یک سقف است.

وقتی سفارش را به فاکتور تبدیل می‌کنید، سه اتفاق همزمان رخ می‌دهد: فاکتور صادر می‌شود، مانده حساب جاری ثبت می‌گردد و از موجودی انبار کسر می‌شود.

"چرا به طور خودکار یک حساب جاری جدید ایجاد شد؟"

این پرسیده‌شده‌ترین و نگران‌کننده‌ترین موضوع است. پاسخ: این یک رفتار مورد انتظار است.

اگر خریدارِ موجود در سفارش دریافتی از درگاه فروش در لیست حساب‌های جاری شما نباشد، سیستم کارت را از داده‌های سفارش ایجاد می‌کند. همین موضوع برای محصول نیز صادق است. در غیر این صورت، برای هر سفارش باید ابتدا به صورت دستی یک کارت باز می‌کردید که این امر معنای اتوماسیون را از بین می‌برد.

اگر نمی‌خواهید محصولات به صورت تکراری ایجاد شوند، اطمینان حاصل کنید که کد انبار در درگاه فروش با کد محصول در Qolay.App یکسان باشد. تطبیق از طریق همین فیلد انجام می‌شود؛ اگر کدها مطابقت نداشته باشند، همان محصول بار دوم باز شده و موجودی انبار به دو قسمت تقسیم می‌شود.

قبل از تبدیل به فاکتور بررسی کنید

• آیا کدهای محصولات مطابقت دارند؟ قبل از اولین تبدیل دسته‌جمعی، چند سفارش را به صورت تکی امتحان کنید.
• آیا نرخ‌های مالیات بر ارزش افزوده درست هستند؟ نرخ موجود در کارت محصول به فاکتور منتقل می‌شود.
• آیا سفارش مرجوعی وجود دارد؟ فاکتور کردن سفارش مرجوعی نیاز به اصلاحات بعدی دارد.
• آیا موجودی انبار شما به‌روز است؟ در غیر این صورت، پس از تبدیل، موجودی انبار ممکن است منفی شود.

کمیسیون داخل فاکتور نیست

یک اشتباه رایج: کسر کردن کمیسیون صادر شده توسط درگاه فروش از فاکتور فروش. فاکتوری که برای مشتری صادر می‌کنید مبلغ کامل فروش است؛ در حالی که کمیسیون، یک سند هزینه جداگانه است که درگاه فروش برای شما صادر کرده است.

اشتباه گرفتن این دو، هم گردش مالی و هم مالیات بر ارزش افزوده شما را نادرست نشان می‌دهد. برای سایر تله‌ها، مقاله خطاهای رایج در حسابداری تجارت الکترونیک را مطالعه کنید.

سوالات متداول

اگر سفارش‌ها نمی‌رسند چه چیزی را باید بررسی کنم؟

اعتبار اطلاعات API، فعال بودن اتصال فروشگاه و بازه زمانی انتخابی شما در دریافت دستی. محدودیت از سمت درگاه فروش نیز می‌تواند دلیل آن باشد.

برای خریدار فاکتور الکترونیکی (e-Fatura) ارسال می‌شود یا آرشیو الکترونیکی (e-Arşiv)؟

از آنجا که بیشتر خریداران درگاه‌های فروش مصرف‌کننده نهایی هستند، معمولاً آرشیو الکترونیکی صادر می‌شود. عامل تعیین‌کننده، وضعیت مودی بودن خریدار است؛ این تفکیک را در مقاله تفاوت‌های فاکتور الکترونیکی و آرشیو الکترونیکی توضیح داده‌ایم.

آیا موجودی انبار به درگاه فروش بازگردانده می‌شود؟

هنگامی که فاکتور صادر می‌شود، موجودی در Qolay.App کاهش می‌یابد. برای به‌روز نگه داشتن موجودی در پنل درگاه فروش، فرآیندهای خود را نیز بازنگری کنید؛ مقاله جلوگیری از خطاهای پیگیری موجودی به این موضوع می‌پردازد.

آنچه در فروش درگاه‌های فروش زمان‌بر است، خودِ فروش نیست، بلکه کار ثبت پس از فروش است. اگر کدهای محصول شما درست باشند، این کار تا حد زیادی به صورت خودکار پیش می‌رود.

می‌توانید یک حساب رایگان در Qolay.App باز کنید و فروشگاه خود را متصل نمایید.