نه فاکتور، بلکه سند سفر کالا
e-بارنامه الکترونیکی چیست و چگونه صادر میشود؟
e-بارنامه جابجایی کالا را مستند میکند و جایگزین فاکتور نمیشود. زمان صدور، رابطه آن با فاکتور، تأثیر آن بر موجودی انبار و مراحل صدور آن را توضیح دادهایم.
اشتباه گرفتن بارنامه (İrsaliye) با فاکتور امری رایج است. تفاوت آنها در واقع بسیار واضح است: بارنامه کالا را دنبال میکند و فاکتور پول را.
هنگامی که کالا بارگیری کامیون میشود، بارنامه همراه آن ارسال میگردد. هنگامی که صحبت از پرداخت میشود، فاکتور صادر میگردد. این دو ممکن است در یک روز باشند یا نباشند.
بارنامه الکترونیک (e-İrsaliye) چه کاربردی دارد؟
بارنامه الکترونیک، نسخه دیجیتال بارنامه کاغذی حملونقل است. این سند ثبت میکند که کالا از طرف چه کسی، به چه کسی، چه زمانی و با چه وسیله نقلیهای ارسال شده و از طریق سیستم GİB (دارایی) منتقل میشود.
مزیت عملی آن نسبت به بارنامه کاغذی این است که در راه گم نمیشود، آرشیو آن بهطور خودکار ایجاد میشود و خریدار میتواند پس از دریافت کالا، از طریق سیستم پاسخ دهد. در کسبوکارهایی با حجم بالای ارسال، دردسرهای زونکن و نسخههای کاغذی را کاملاً از بین میبرد.
چه زمانی بارنامه و چه زمانی فاکتور؟
| وضعیت | چه چیزی صادر میشود؟ |
|---|---|
| کالا ارسال میشود، فاکتور بعداً صادر خواهد شد | ابتدا بارنامه، سپس فاکتور |
| کالا و فاکتور همزمان ارسال میشوند | فاکتور بارنامهدار ممکن است کافی باشد |
| فروش خدمات | بدون بارنامه، فقط فاکتور |
| انتقال کالا بین انبارها | دارای بارنامه، بدون فاکتور |
برای اطلاع از وضعیت مودی مالیاتی خود و اینکه کدام سند را باید تنظیم کنید، با مشاور مالیاتی خود مشورت کنید؛ محدوده آن بسته به بخش و میزان گردش مالی متفاوت است.
چگونه صادر میشود؟
- آمادهسازی اولیه. الزام بارنامه الکترونیک، مهر مالی و اتصال به شرکت یکپارچهساز — زیرساختی مشابه فاکتور الکترونیک. همچنین تعریف سریال برای بارنامه الکترونیک انجام میشود.
- انبار و موجودی ← بارنامه حمل ← ثبت جدید.
- انتخاب خریدار. از کارت حساب جاری میآید.
- وارد کردن کالاها و مقادیر. فراموش نکنید که انبار مبدأ را انتخاب کنید؛ اگر با انبارهای متعدد کار میکنید، انتخاب انبار اشتباه مغایرت موجودی ایجاد میکند.
- نوشتن اطلاعات حملونقل. تاریخ و ساعت ارسال، پلاک خودرو، اطلاعات شرکت حملونقل.
- ذخیره و ارسال. سند از طریق شرکت یکپارچهساز به دست خریدار میرسد.
موجودی انبار را دوبار کسر نکنید
این رایجترین مشکلی است که کسبوکارهای استفادهکننده از بارنامه با آن مواجه هستند. کالا یکبار خارج میشود، اما اگر هم بارنامه و هم فاکتور موجودی را کسر کنند، ثبت دو برابر کم میشود.
راهحل، ایجاد فاکتور از روی بارنامه است: هنگامی که بارنامه را به فاکتور تبدیل میکنید، موجودی انبار تنها یکبار جابجا میشود. استفاده کل تیم از یک روند واحد ضروری است؛ اگر یکی از بارنامه فاکتور تولید کند و دیگری از صفر فاکتور صادر کند، انبارگردانی همخوان نخواهد شد. ما این موضوع را در مقاله جلوگیری از خطاهای پیگیری موجودی به تفصیل بررسی کردهایم.
بارنامههای الکترونیکی دریافتی
اگر تأمینکنندگان شما برایتان بارنامه الکترونیک ارسال کنند، آنها نیز وارد سیستم میشوند. هنگامی که کالا را تحویل میگیرید، سند را پردازش میکنید و ورود به انبار انجام میشود.
در Qolay.App، بارنامههای دریافتی در فهرستی جداگانه با زبانههای «دریافتی» و «پردازششده» قرار دارند. در وضعیت «بارنامه آمده اما وارد انبار نشده»، اولین جایی که باید بررسی شود همین زبانه است: احتمالاً سند هنوز پردازش نشده است.
سؤالات متداول
آیا بارنامه الکترونیک جایگزین فاکتور میشود؟
خیر. بارنامه ارسال را مستند میکند و فاکتور فروش را. این دو اسنادی جداگانه هستند.
آیا میتوانم آن را همراه با بارنامه کاغذی استفاده کنم؟
اگر مودی بارنامه الکترونیک هستید، باید برای ارسالهای مشمول، سند الکترونیکی صادر کنید. شرایط استفاده ترکیبی را از مشاور خود تأیید بگیرید.
آیا پلاک خودرو الزامی است؟
اطلاعات حملونقل از اجزای اصلی سند است؛ خالی گذاشتن آن ممکن است منجر به رد سند شود.
آیا میتوانم یادداشت ثابتی به پایین بارنامه اضافه کنم؟
بله. قالبهای توضیحات علاوه بر فاکتور الکترونیک و آرشیو الکترونیک، در بارنامه الکترونیک نیز کار میکنند.
راز استفاده صحیح از بارنامه الکترونیک، صدور صرف سند نیست، بلکه ایجاد ارتباط واضح آن با فاکتور است. هنگامی که این موضوع را یکبار جا بیندازید، موجودی انبار نیز به خودی خود هماهنگ خواهد شد.
با باز کردن حساب رایگان در Qolay.App میتوانید جریان بارنامه و فاکتور خود را از یک مکان مدیریت کنید.
این مقاله صرفاً برای اطلاعرسانی عمومی است. برای تعهدات مربوط به ترتیب اسناد خود با مشاور مالیاتیتان مشورت کنید.
مطالب مرتبط
راهنماهای نزدیک به این موضوع.
الگوهای توضیح سند الکترونیکی
نوشتن یادداشت یکسان روی هر فاکتور را متوقف کنید
شماره شبا، هشدار سررسید، شرایط مرجوعی... یادداشتهایی که به صورت دستی روی هر سند نوشته میشوند هم وقتگیر هستند و هم فراموش میشوند. با الگوهای توضیح، میتوانید آنها را یک بار تعریف کرده و به طور خودکار به فاکتور الکترونیکی، آرشیو الکترونیکی و حواله بار الکترونیکی اضافه کنید.
ادامه مطلب
تبدیل سفارشهای بازارگاه به فاکتور
سفارش را بکشید، سیستم فاکتور را صادر کند
فاکتور کردن تکتک سفارشها در ترندیول، هپسبورادا و سایر بازارگاهها روزها زمان میبرد. ما نحوه اتصال فروشگاه، تبدیل سفارش به فاکتور و تأثیر آن بر موجودی را شرح دادهایم.
ادامه مطلب
صورتحسابنویسی در صادرات خدمات
فروش نرمافزار، طراحی و مشاوره به خارج از کشور
شرایط معافیت مالیات بر ارزش افزوده در فاکتور خدمات صادر شده به مشتری خارجی چیست؟ نوع سند، تخفیف خدمات ارزآور و رایجترین اشتباهات را توضیح دادهایم.
ادامه مطلب