دو روش، دو روال روزمره متفاوت
راهنمای گام به گام صدور e-Fatura (صورتحساب الکترونیکی): پورتال GIB و یکپارچهساز
صدور e-Fatura دو راه دارد: پورتال GIB و یکپارچهساز اختصاصی. ما مراحل هر دو روش، اینکه کدامیک برای چه کسی مناسب است و اطلاعاتی را که باید قبل از صدور فاکتور آماده کنید، نوشتهایم.
شما مشمول نظام e-Fatura (فاکتور الکترونیکی) شدهاید و باید اولین فاکتور خود را صادر کنید. در اینجا دو راه پیش روی شماست: پورتال اختصاصی سازمان امور مالیاتی (GİB) یا یک شرکت یکپارچهساز (انtegrator) خصوصی.
هر دو روش سند یکسانی تولید میکنند و هر دو از نظر قانونی معتبر هستند. تفاوت زمانی آشکار میشود که بدانید هر روز چند بار قرار است این کار را انجام دهید.
چیزهایی که باید پیش از صدور فاکتور آماده باشند
هر روشی را که انتخاب کنید، بدون موارد زیر نمیتوانید پیش بروید:
- مهر مالی (Mali Mühür). برای شرکتها اجباری است؛ در کسبوکارهای حقیقی (شخصی) از امضای الکترونیکی نیز میتوان استفاده کرد. فرایند درخواست و تحویل ممکن است چند روز طول بکشد، کار را به روز آخر موکول نکنید.
- درخواست تکمیلشدهی e-Fatura. اگر ثبت نامشروع/مودیگری شما فعال نباشد، نمیتوانید ارسال انجام دهید.
- اطلاعات دقیق شرکت. نام تجاری، شماره مالیاتی، اداره مالیات، آدرس. یک اشتباه حرفی در اینجا باعث رد شدن سند میشود.
- شماره مالیاتی خریدار. با بررسی این مورد مشخص میشود که فاکتور از نوع e-Fatura باشد یا e-Arşiv (آرشیو الکترونیکی). تفاوت آنها را در مقالهی تفاوت e-Fatura و e-Arşiv توضیح دادهایم.
روش ۱: پورتال GİB
پورتال رایگان GİB یک رابط کاربری پایه است که برای مودیان با حجم کم طراحی شده است. مراحل به این صورت است:
- با استفاده از مهر مالی یا امضای الکترونیکی خود وارد پورتال شوید.
- صفحهی ایجاد فاکتور را باز کرده و نوع سند را انتخاب کنید.
- شماره مالیاتی خریدار را وارد کرده و اطلاعات او را از سیستم فراخوانی کنید.
- اقلام را به صورت تک تک اضافه کنید: نام محصول، مقدار، قیمت واحد، نرخ مالیات بر ارزش افزوده (KDV).
- مبالغ را کنترل کنید، سند را امضا کرده و ارسال نمایید.
رایگان بودن، قویترین نقطهی آن است. نقطهی ضعف آن در استفادهی روزمره بروز میکند: اطلاعات محصول و مشتری هر بار به صورت دستی وارد میشود، ارتباطی با حسابداری مقدماتی شما ندارد، موجودی جاری و انبار خودبهخود بهروزرسانی نمیشوند. اگر در ماه چند فاکتور صادر میکنید مشکلی نیست. اگر در روز چند فاکتور صادر میکنید، این کار در مدت کوتاهی خستهکننده میشود.
روش ۲: از طریق یکپارچهساز خصوصی (Entegratör)
یکپارچهساز، ارائهدهنده خدمات مجازی مجازی است که سند را از طرف شما به GİB ارسال میکند. برنامهی حسابداری مقدماتی شما به یکپارچهساز متصل میشود و کار صدور فاکتور در داخل خود برنامه باقی میماند.
جریان کار در Qolay.App به این شکل است:
- راهاندازی یکباره. اتصال یکپارچهساز و تعاریف سری فاکتور را از بخش تنظیمات انجام دهید.
- فروش → فاکتورها → فاکتور جدید.
- حساب جاری را انتخاب کنید. اگر مشتری ثبتشدهای باشد، اطلاعات آماده میآید؛ اگر مشتری جدیدی باشد، میتوانید از روی صفحهی فاکتور کارت ایجاد کنید. نوع سند نیز در اینجا تعیین میشود.
- اقلام را اضافه کنید. وقتی کارت محصول را انتخاب میکنید، قیمت و نرخ KDV به صورت خودکار میآید؛ کافی است مقدار را وارد کنید.
- ذخیره کرده و ارسال کنید. سند به یکپارچهساز و از آنجا به GİB میرود. وضعیت را از همان لیست پیگیری میکنید.
دستآورد اصلی، سرعت صدور فاکتور نیست، بلکه اتفاقاتی است که در پسزمینه رخ میدهد: با همان تراکنش، ماندهی حساب جاری بهروز میشود، انبار کسر میشود، در گزارش KDV ثبت میگردد. در روش پورتال باید همهی این کارها را به صورت جداگانه انجام دهید.
کدامیک برای شما مناسب است؟
| پورتال GİB | یکپارچهساز | |
|---|---|---|
| هزینه | رایگان | هزینه پکیج یا واحدی (کنتور) |
| ارتباط حسابداری مقدماتی | ندارد | حساب جاری، انبار، KDV خودکار |
| عملیات گروهی | محدود | دارد |
| حجم مناسب | چند فاکتور در ماه | کسبوکار با صدور فاکتور منظم |
یک معیار تقریبی: اگر زیر ۱۰ فاکتور در ماه دارید، پورتال کار راه بنداز است. اگر بالای آن هستید، هزینهی یکپارچهساز در مقایسه با زمانی که برای شما میخرد، بسیار ناچیز است.
جاهایی که معمولاً در اولین فاکتور در آنها گیر میکنید
- سند رد شد. معمولاً در اطلاعات خریدار خطایی وجود دارد — شماره مالیاتی یا نام تجاری مطابقت ندارد.
- تعریف سری وجود ندارد. اگر در راهاندازی فراموش شود، شماره فاکتور تولید نمیشود. از بخش تنظیمات تعریف میشود.
- اعتبار مهر مالی به پایان رسیده است. مهر مالی دارای مدت اعتبار است و به صورت بیصدا به پایان میرسد؛ ارسال در همان روز متوقف میشود.
- نرخ اشتباه KDV. اگر نرخ موجود در کارت محصول اشتباه باشد، به تمام فاکتورها منتقل میشود. راهاندازی صحیح کارتها از ابتدا ارزانتر از اصلاح آنها در آینده است.
سوالات متداول
آیا میتوانم از محل کار/میدان فاکتور صادر کنم؟
با روش یکپارچهساز بله. جزئیات آن در مقالهی صدور e-Fatura در موبایل آمده است.
آیا میتوانم فاکتوری را که اشتباه صادر کردهام حذف کنم؟
e-Fاتورایی که به طرف مقابل رسیده است را نمیتوان به صورت یکطرفه حذف کرد. اصلاح، بسته به سناریو، با فاکتور رد یا فاکتور بازگشت (مرجوعی) انجام میشود.
آیا باید پرینت فاکتور را به مشتری بدهم؟
در e-Fatura نیازی نیست؛ سند به صندوق پستی خریدار میرود و نسخه چاپی تنها جنبهی اطلاعرسانی دارد. اگر میخواهید ظاهر چاپ را با برند خود هماهنگ کنید، به مقالهی قالب چاپ فاکتور مراجعه کنید.
آیا بعدها میتوانم یکپارچهساز را تغییر دهم؟
بله، امکان انتقال وجود دارد. موضوع دسترسی به اسناد گذشتهی خود را در مرحلهی قرارداد شفاف کنید.
صدور e-Fatura از نظر فنی سخت نیست؛ سختی کار در تداوم بخشیدن به آن در هر روز است. انتخاب روش را دقیقا بر اساس همین مورد انجام دهید.
با باز کردن یک حساب رایگان در Qolay.App میتوانید اتصال یکپارچهساز خود را برقرار کرده و اولین فاکتور خود را صادر کنید.
این نوشته صرفاً جهت اطلاعرسانی عمومی است. برای تکالیف مودیگری و تعهدات نظم اسناد خود با مشاور مالیاتیتان مشورت کنید.
مطالب مرتبط
راهنماهای نزدیک به این موضوع.
تبدیل سفارشهای بازارگاه به فاکتور
سفارش را بکشید، سیستم فاکتور را صادر کند
فاکتور کردن تکتک سفارشها در ترندیول، هپسبورادا و سایر بازارگاهها روزها زمان میبرد. ما نحوه اتصال فروشگاه، تبدیل سفارش به فاکتور و تأثیر آن بر موجودی را شرح دادهایم.
ادامه مطلب
صورتحسابنویسی در صادرات خدمات
فروش نرمافزار، طراحی و مشاوره به خارج از کشور
شرایط معافیت مالیات بر ارزش افزوده در فاکتور خدمات صادر شده به مشتری خارجی چیست؟ نوع سند، تخفیف خدمات ارزآور و رایجترین اشتباهات را توضیح دادهایم.
ادامه مطلب
تعهد و مدت زمان نگهداری اسناد الکترونیکی
"در سامانه یکپارچهساز ذخیره شده" کافی نیست
مسئولیت نگهداری اسناد الکترونیکی بر عهده مودی است. توضیح دادهایم که این اسناد چند سال باید نگهداری شوند، چرا فایل PDF کافی نیست و در صورت تغییر شرکت یکپارچهساز چه اتفاقی برای اسناد گذشته میافتد.
ادامه مطلب