رسید را عکسبرداری کنید، سیستم مبلغ را بخواند
ثبت هزینه با اسکن رسید هزینه
رسیدهای انباشته شده در داشبورد منتظرند تا در پایان ماه یک به یک ثبت شوند. اسکن رسید این مرحله را کوتاه میکند: مبلغ، تاریخ و فروشنده به طور خودکار خوانده میشوند و شما تأیید میکنید. نحوه کارکرد و محدودیتهای آن را توضیح دادیم.
فیشها در جیب، کیف و داشبورد خودرو انباشته میشوند. در پایان ماه همه روی میز ریخته شده و یکییکی یادداشت میشوند. جوهر نصفشان پاک شده و چندتایی هم گم شدهاند.
مسئله اصلی وارد کردن فیشها نیست، بلکه به تعویق انداختن این کار است. فیشی که در روز هزینه ثبت شود یک ثانیه زمان میبرد، اما فیشی که سه هفته بعد ثبت شود به یک پروژه باستانشناسی تبدیل میشود.
چگونه کار میکند؟
- از فیش عکس بگیرید یا آن را به صورت PDF بارگذاری کنید. این کار با گوشی هم امکانپذیر است.
- سیستم تصویر را اسکن کرده و مبلغ، تاریخ، مالیات بر ارزش افزوده و اطلاعات فروشنده را استخراج میکند. این فرآیند چند ثانیه طول میکشد.
- اطلاعات خواندهشده به شما نمایش داده میشود. آنها را بررسی کرده و در صورت نیاز اصلاح میکنید.
- با تایید شما، رکورد هزینه ثبت شده و تصویر فیش به عنوان پیوست در سابقه باقی میماند.
مورد آخر از آنچه به نظر میرسد مهمتر است: حتی اگر نسخه فیزیکی فیش کمرنگ یا گم شود، تصویر آن در سوابق باقی میماند. نیاز زیر و رو کردن پوشهها از بین میرود.
مرحله تایید را رد نکنید
قابلیت خواندن فیش عملکرد خوبی دارد اما بینقص نیست. احتمال خطا در فیشهای مچاله شده، کمرنگ یا عکسبرداریشده در نور نامناسب افزایش مییابد.
به همین دلیل، جریان کار به صورت «بخوان و ثبت کن» طراحی نشده، بلکه به شکل «بخوان، نمایش بده، تایید کن» است. نود درصد دقت به این معناست که اگر بدون تایید کار کنید، ده درصد از رکوردهای هزینه شما همراه با خطا خواهند بود — و آن خطا تا رقم مالیات بر ارزش افزوده شما نیز تاثیر خواهد گذاشت.
برای افزایش کیفیت خوانش: فیش را روی سطح صافی قرار دهید، روی آن سایه نیاندازید و مطمئن شوید که تمام آن در کادر قرار گرفته است.
مصرف اعتبار Qolay Kredi
از آنجایی که خواندن فیش از هوش مصنوعی استفاده میکند، از اعتبار Qolay Kredi کسر میشود. به هر شرکت جدید ۱۰۰ اعتبار رایگان تعلق میگیرد؛ برای شروع نیازی به خرید چیز دیگری ندارید.
هنگامی که اعتبار تمام شود، قابلیت خواندن کار نمیکند اما همچنان میتوانید هزینهها را به صورت دستی وارد کنید. نحوه کارکرد آن را در مقاله Qolay Kredi چیست و چگونه استفاده میشود توضیح دادهایم.
هزینه را ثبت کردید، پرداخت آن چه میشود؟
بیشتر هزینهها از جیب یا با کارت پرداخت شدهاند. ثبت رکورد هزینه و پردازش جداگانه پرداخت، کار مضاعف ایجاد میکند و دومی اغلب فراموش میشود — در نتیجه حساب صندوق تراز نمیشود.
ثبت هزینه و پرداخت در یک مرحله این خلأ را پر میکند؛ جزئیات آن در مقاله پرداخت با ثبت هزینه در یک مرحله آمده است.
سوالات متداول
چه فرمتهای فایلی قابل خواندن هستند؟
فرمتهای رایج تصویری و PDF. فیشهای دیجیتالی که به صورت اسکرینشات دریافت کردهاید نیز قابل بارگذاری هستند.
آیا فیش با جوهر پاکشده را میخواند؟
ممکن است نتواند بخواند. کاغذهای فیش حرارتی به مرور زمان کمرنگ میشوند؛ به همین دلیل، عکسبرداری از فیش در همان روز امنترین روش است.
آیا باید اصل فیش را نگه دارم؟
تعهد شما برای نگهداری اسناد به قوت خود باقی است. در مورد کفایت نسخه دیجیتال با مشاور مالی خود مشورت کنید؛ تصویر موجود در سیستم در هر صورت کار شما را برای جستجو و بررسی آسانتر میکند.
آیا میتوانم بارگذاری گروهی انجام دهم؟
شما میتوانید چندین فیش را بارگذاری کنید اما هر کدام نیاز به تایید جداگانه دارند. این یک تصمیم آگاهانه است — تایید گروهی به معنای عبور دادن دستهجمعی خطاهاست.
فایده اصلی اسکن فیش سرعت نیست، بلکه شکستن عادت پشت گوش انداختن کارهاست. اگر هزینه را در همان جایی که انجام دادهاید ثبت کنید، دیگر مشکلی به نام پایان ماه وجود نخواهد داشت.
با افتتاح حساب رایگان در Qolay.App میتوانید همین امروز اولین فیش خود را اسکن کنید.