بگذارید خروجی شما بیانگر برند شما باشد
چگونه قالب چاپ فاکتور را سفارشی کنیم؟
خروجی فاکتور معمولاً آخرین نقطه تماس مشتری با برند شماست. ما توضیح دادهایم که چگونه طراحی قالب انجام میشود، در چه اسنادی قابل استفاده است و در طراحی به چه مواردی باید توجه کرد.
خروجی فاکتور، آخرین نقطه تماس اکثر مشتریان با برند شماست. وبسایت، بستهبندی و ارائهی شما ممکن است بینقص باشد، اما اگر سند کاغذی که در دست مشتری میماند ساده و بیهویت باشد، آن تأثیرگذاری از بین میرود.
علاوه بر این، اصلاح این موضوع بسیار کمتر از آنچه تصور میشود زمان میبرد.
دو روش طراحی
در Qolay.App میتوانید طراحی قالب را به دو روش انجام دهید:
- طراح بصری: فیلدها را با کشیدن و رها کردن (Drag and Drop) جابجا میکنید. لوگو اضافه میکنید، چیدمان را تغییر میدهید و مشخص میکنید که هر اطلاعاتی در کجا نمایش داده شود. نیازی به دانش فنی نیست.
- طراح HTML: کنترل کامل از طریق کدنویسی. اگر راهنمای هویت سازمانی دارید یا به یک چیدمان بسیار اختصاصی نیازمندید، این روش مناسبتر است.
طراح بصری برای بیشتر کسبوکارها کاملاً کافی است. شما تنها زمانی به بخش HTML نیاز پیدا میکنید که با یک آژانس تبلیغاتی همکاری داشته باشید.
فقط محدود به فاکتور نیست
طراحی قالب فقط به فاکتور فروش محدودچ نمیشود. همچنین میتوانید قالبهای مجزایی برای اسناد سفارش، رسیدهای دریافت و پرداخت، اسناد انتقال و فیشهای هزینه تعریف کنید.
رسید دریافت وجه بهویژه بسیار کاربردی است: ارائه یک سند مرتب به جای یادداشت دستی هنگام دریافت پول از مشتری، هم حرفهای به نظر میرسد و هم به بحثوجداول بعدی با عنوان «پرداخت کردهام» پایان میدهد.
خروجی لیستها
علاوه بر اسناد تکی، میتوانید از صفحات لیست نیز با یک کلیک خروجی PDF بگیرید. لیست فاکتورها، صورتحساب تفکیکی مشتری یا لیست دریافتها مستقیماً به خروجی تبدیل میشوند.
اینجا همان جایی است که بیشترین استفاده را هنگام ارسال دادههای دورهای به حسابدار یا انجام مغایرتگیری با مشتری دارد.
در طراحی به چه نکاتی باید توجه کرد؟
- فیلدهای ضروری را حذف نکنید. اگر اطلاعات مالیاتی یا شماره سند به دلیل ملاحظات زیباییشناختی حذف شوند، ممکن است سند اعتبار قانونی خود را از دست بدهد.
- لوگو را در اندازه معقول نگه دارید. لوگویی که یکسوم صفحه را اشغال کند، باعث میشود اقلام فاکتور به صفحه دوم منتقل شوند.
- چاپ کنید و بررسی کنید. طرحی که روی صفحه نمایش زیبا به نظر میرسد ممکن است روی کاغذ متفاوت دیده شود؛ بهویژه تنهای خاکستری که در پرینترهای ضعیف محو میشوند.
- لیستهای طولانی اقلام را تست کنید. قالبی که در یک فاکتور سه خطی عالی به نظر میرسد، ممکن است در یک فاکتور سی خطی به هم بریزد.
قالب و متن توضیحات دو مقوله متفاوت هستند
موضوعی که اغلب اشتباه گرفته میشود: قالب چاپ، ظاهر سند را تعیین میکند؛ اما متون ثابتی که به سند اضافه میشوند تنظیمات جداگانهای دارند.
اگر میخواهید شماره شبا (IBAN)، هشدار سررسید یا سطر مانده حساب را اضافه کنید، بخش مورد نظر شما قالبهای توضیحات سند الکترونیکی است.
سوالات متداول
آیا ظاهر فاکتور الکترونیکی (e-Fatura) را نیز تغییر میدهد؟
ظاهر فاکتور الکترونیکی در سمت خریدار توسط XSLT تعیین میشود و یک تنظیم جداگانه است. قالب چاپ روی خروجیای که شما دریافت میکنید تأثیر میگذارد. تفاوت بین انواع اسناد را در مقاله تفاوتهای فاکتور الکترونیکی و آرشیو الکترونیکی توضیح دادهایم.
آیا میتوانم بیش از یک قالب داشته باشم؟
میتوانید قالبهای مجزایی بر اساس انواع اسناد تعریف کنید. اگر از چند شرکت استفاده میکنید، هر شرکت طراحی مختص به خود را خواهد داشت.
آیا میتوانم از طریق موبایل خروجی بگیرم؟
میتوانید سند را به صورت PDF به اشتراک بگذارید. خود طراحی قالب در وب انجام میشود — ما این تفکیک را در مقاله صدور فاکتور الکترونیکی در موبایل بررسی کردهایم.
اگر آن را خراب کنم، میتوانم به حالت قبل بازگردم؟
قالبهای پیشفرض سر جای خود هستند؛ هر زمان که بخواهید میتوانید به آنها بازگردید. با این حال، تهیه یک کپی از طراحی فعلی قبل از انجام آزمایش، عادت خوبی است.
یکبار طراحی میکنید و پس از آن تمام اسناد با همان هویت صادر میشوند. کاری نیم ساعته که در هزاران سند جاری میشود.
میتوانید با ایجاد یک حساب کاربری رایگان در Qolay.App شروع کرده و لوگوی خود را به قالب اضافه کنید.
