فرآیند ابطال و اعتراض به فاکتور

وقتی در فاکتور کاغذی خطایی رخ می‌داد، راه‌حل ساده بود: هر دو نسخه را پاره می‌کردید و نسخه جدیدی صادر می‌کردید.

در فاکتور الکترونیکی چنین چیزی وجود ندارد. به محض ارسال سند، به سیستم اداره درآمد (GİB) منتقل می‌شود و همانجا باقی می‌ماند. کاری که می‌توانید انجام دهید حذف سند نیست، بلکه تغییر وضعیت آن است.

ابتدا نوع سند را مشخص کنید

روند کار بسته به اینکه سند صادر شده شما فاکتور الکترونیکی (E-Fatura) باشد یا آرشیو الکترونیکی (E-Arşiv)، کاملاً متفاوت است.

فاکتور الکترونیکی، سندی است که گیرنده آن نیز مؤدی فاکتور الکترونیکی بوده و از طریق سیستم به طرف مقابل ارسال می‌شود. گیرنده می‌تواند از طریق سیستم پاسخ دهد.

فاکتور آرشیو الکترونیکی، برای کسانی صادر می‌شود که مؤدی فاکتور الکترونیکی نیستند. گیرنده مکانیزم پاسخی در داخل سیستم ندارد؛ سند به صورت ایمیل یا نسخه چاپی ارسال می‌شود.

ما تفاوت میان این دو را در مقاله تفاوت‌های فاکتور الکترونیکی و آرشیو الکترونیکی به تفصیل بررسی کرده‌ایم.

در فاکتور الکترونیکی: درخواست رد و ابطال

در سناریوی فاکتور تجاری، گیرنده می‌تواند فاکتور را از طریق سیستم رد کند. با دریافت پاسخ رد، فاکتور بی‌اعتبار شده و فروشنده می‌تواند آن را مجدداً صادر کند.

اما در سناریوی فاکتور پایه، پاسخ رد درون‌سیستمی وجود ندارد. در این حالت، فروشنده از طریق پورتال ابطال-اعتراض GİB یک درخواست ابطال ایجاد می‌کند؛ گیرنده این درخواست را تأیید یا رد می‌کند.

تفاوت حیاتی در اینجا این است که: درخواست ابطال یک فرآیند یک‌طرفه نیست. اگر طرف مقابل تأیید نکند، فاکتور همچنان معتبر باقی می‌ماند. نحوه کارکرد انواع سناریوها را در مقاله انواع سناریوهای فاکتور الکترونیکی توضیح داده‌ایم.

قانون ۸ روزه

قانون تجارت ترکیه به طرف دریافت‌کننده فاکتور مهلت ۸ روزه‌ای از زمان دریافت سند برای اعتراض به محتوای آن می‌دهد. اگر در این مدت اعتراضی انجام نشود، محتوای فاکتور پذیرفته‌شده تلقی می‌شود.

از آنجایی که در فاکتور آرشیو الکترونیکی اعتراض از طریق سیستم قابل انجام نیست، با روش‌های خارجی انجام می‌شود: دفترخانه، نامه سفارشی با قبض رسید، تلگراف یا صندوق پست الکترونیکی ثبت‌شده (KEP) با امضای الکترونیکی امن. اعتراض انجام‌شده همچنین باید به صورت الکترونیکی به GİB گزارش شود.

بنابراین، گفتن اینکه «به مشتری زنگ زدم، قبول نکرد» یک اعتراض قانونی محسوب نمی‌شود. وقتی اختلاف بزرگ‌تر می‌شود، مشخص می‌شود که هیچ اعتراض قابل استنادی وجود نداشته است.

مهلت‌ها و رویه‌ها ممکن است با مقررات جدید به‌روزرسانی شوند؛ اگر مبلغ مناقشه‌برانگیزی وجود دارد، با مشاور مالی خود مشورت کنید.

اگر مهلت گذشته باشد: فاکتور مرجوعی (İade Faturası)

اگر مهلت ابطال و اعتراض از دست رفته باشد یا گیرنده ابطال را تأیید نکند، راه معکوس کردن تراکنش، فاکتور مرجوعی است. این بار گیرنده سند را صادر می‌کند و کالا/خدمات به فروشنده بازگردانده می‌شود.

در عمل، این رایج‌ترین راه‌حل است. نحوه صدور آن را گام‌به‌گام در مقاله نحوه صدور فاکتور مرجوعی توضیح داده‌ایم.

اگر گیرنده مؤدی مالیاتی نباشد نمی‌تواند فاکتور مرجوعی صادر کند؛ در این صورت فیش هزینه‌ای (Gider Pusulası) مطرح می‌شود. مقاله فیش هزینه‌ای چیست و چگونه تنظیم می‌شود به این سناریو می‌پردازد.

جلوگیری از خطا از همان ابتدا

بهترین حالت فرآیند ابطال این است که اصلاً به آن نیاز پیدا نکنید. سه خطای رایج عبارتند از:

انتخاب اشتباه حساب تفضیلی (Cari). انتخاب مشتری اشتباه از میان دو مشتری با نام‌های مشابه. کارت‌های تفضیلی خود را با شماره مالیاتی قابل تفکیک نگه دارید.

نرخ اشتباه مالیات بر ارزش افزوده (KDV). اگر نرخ در کارت محصول تعریف شده باشد، این خطا تا حد زیادی برطرف می‌شود. به مقاله انتخاب نرخ ارزش افزوده نگاهی بیندازید.

ارسال عجولانه. بررسی مبلغ و گیرنده به طور همزمان قبل از زدن دکمه ارسال، ساعت‌ها زمان هدررفته بعدی را نجات می‌دهد.

سؤالات متداول

اگر گیرنده درخواست ابطال را تأیید نکند چه اتفاقی می‌افتد؟

فاکتور معتبر باقی می‌ماند. راه باقی‌مانده فاکتور مرجوعی یا توافق بین طرفین است.

آیا می‌توانم فاکتوری را که همان روز صادر کرده‌ام ابطال کنم؟

اگر سند به GİB رسیده باشد، باز هم فرآیند ابطال جریان می‌یابد. تفاوت بین «هنوز نفرستاده‌ام» و «فرستاده‌ام» در اینجا تعیین‌کننده است.

آیا فاکتور ابطال‌شده بر اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده تأثیر می‌گذارد؟

بله. با مشاور مالی خود روشن کنید که فرآیند ابطال یا مرجوعی در چه دوره‌ای منعکس خواهد شد؛ تفاوت دوره می‌تواند اظهارنامه را مختل کند.

آیا شماره فاکتور خالی می‌ماند؟

شماره سند ابطال‌شده دوباره استفاده نمی‌شود. وجود فاصله در پیگیری سری‌ها طبیعی است.

به طور خلاصه: در فاکتور الکترونیکی امکان پس‌گرفتن وجود ندارد، بلکه تغییر وضعیت وجود دارد. دانستن مهلت‌ها، کار بسیار بزرگ‌تری را از ابتدا در آینده صرفه‌جویی می‌کند.

شما می‌توانید با ایجاد یک حساب کاربری رایگان در Qolay.App فرآیندهای اسناد خود را از یک پنل واحد پیگیری کنید.