پایه است یا تجاری؟ نتیجه انتخاب را تغییر میدهد
انواع سناریوی صورتحساب الکترونیکی
سناریوی انتخابی هنگام صدور صورتحساب تعیین میکند که آیا خریدار میتواند آن را رد کند یا خیر. کاربرد سناریوی پایه، تجاری، صادرات و بخش دولتی را توضیح دادهایم.
هنگام صدور فاکتور الکترونیکی، فیلدی به نام «سناریو» توجه شما را جلب میکند. بیشتر افراد آن را روی حالت پیشفرض رها کرده و عبور میکنند.
با این حال، این انتخاب تعیین میکند که فاکتور در سمت مقابل چگونه رفتار کند — بهویژه اینکه آیا خریدار میتواند آن فاکتور را رد کند یا خیر.
فاکتور پایه (Temel)
در سناریوی پایه، فاکتور به خریدار تحویل داده میشود و همانجا باقی میماند. خریدار امکان ارسال پاسخ پذیرش یا رد از طریق سیستم را ندارد.
این امر از دیدگاه فروشنده امنتر به نظر میرسد: فاکتور قابل رد کردن نیست. اما زمانی که اعتراضی ایجاد شود، راهحل نیز به خارج از سیستم منتقل میشود؛ درخواست لغو یا روش اعتراض خارجی به کار گرفته میشود.
برای فروشهای نقدی، کارهای تکباره و معاملاتی که احتمال مرجوعی در آنها کم است، سناریوی پایه کاربردی است.
فاکتور تجاری
در سناریوی تجاری، خریدار از طریق سیستم به فاکتور پاسخ میدهد: آن را میپذیرد یا رد میکند. اگر پاسخ رد داده شود، فاکتور از درجه اعتبار ساقط میشود.
این کار اصلاح خطا را آسانتر میکند. فاکتور صادر شده با مبلغ اشتباه، زمانی که طرف مقابل آن را رد کند به شکلی تمیز بسته شده و فاکتور جدیدی صادر میشود.
در مقابل، خطری وجود دارد: خریدار ممکن است برای به تأخیر انداختن پرداخت، فاکتور را رد کند. برای مشتریانی که با آنها همکاری مستمر و مبتنی بر توافق دارید، سناریوی تجاری معمولاً به شکل سالمتری عمل میکند.
ما کارهایی که باید هنگام دریافت پاسخ رد انجام شود را در مقاله فرآیند لغو و اعتراض فاکتور توضیح دادهایم.
سناریوهای صادراتی و دولتی
سناریوی صادرات در فروش کالا به خارج از کشور استفاده میشود. فاکتور با فرآیندهای گمرکی مرتبط شده و اطلاعات خریدار در قالب متفاوتی وارد میشود. برای جزئیات به مقاله نحوه صدور فاکتور صادراتی مراجعه کنید.
سناریوی دولتی برای فاکتورهای صادر شده برای نهادهای دولتی استفاده میشود. این سناریو شامل فیلدهایی متناسب با سیستم مدیریت مالی خود آن نهاد است.
علاوه بر اینها، سناریوهای خاصی مانند کالاهای همراه مسافر یا بازارچهای نیز وجود دارد؛ تا زمانی که بخش فعالیت شما نیازمند آن نباشد، با آنها مواجه نخواهید شد.
چگونه انتخاب کنیم؟
رویکرد کاربردی این است: به جای فکر کردن به سناریو برای هر فاکتور به صورت جداگانه، آن را در کارت حساب مشتری (Cari Kart) ثبت کنید. اگر مشخص باشد که با هر مشتری تحت چه سناریویی کار میکنید، هنگام صدور فاکتور مجبور به تصمیمگیری نخواهید بود.
نکته دیگر: اینکه خریدار چه سناریوهایی را میپذیرد در اداره مالیات ثبت شده است. اگر طرف مقابل از فاکتور تجاری پشتیبانی نکند، مجبور به استفاده از سناریوی پایه هستید. سیستم معمولاً به طور خودکار این موضوع را هدایت میکند.
سایر مزایای منظم نگه داشتن کارتهای حساب را در مقاله نحوه پیگیری حسابهای جاری بررسی کردهایم.
سؤالات متداول
آیا میتوانم سناریو را پس از صدور فاکتور تغییر دهم؟
خیر. سناریو بخشی از سند است. برای تغییر آن، فاکتور باید لغو شده و مجدداً صادر شود.
آیا در فاکتور آرشیو الکترونیکی سناریو وجود دارد؟
از آنجایی که آرشیو الکترونیکی برای کسانی که مودی فاکتور الکترونیکی نیستند صادر میشود، مکانیسم پاسخگویی درون سیستمی ندارد؛ تفکیک پایه/تجاری در این سند اعمال نمیشود.
اگر خریدار به فاکتور تجاری در مهلت مقرر پاسخ ندهد چه میشود؟
با اتمام مهلت پاسخ، فاکتور پذیرفته شده محسوب میشود. یعنی سکوت به نفع فروشنده تمام میشود.
کدامیک رایجتر است؟
سناریوی پایه در کسبوکارهای خردهفروشی و نقدی، و سناریوی تجاری در کسبوکارهای شرکتی و دارای پرداختهای مدتدار رایجتر است.
سناریو به نظر میرسد فیلد کوچکی از فاکتور باشد، اما زمانی که اختلافی بروز کند، به تعیینکنندهترین جزئیاتی که در اختیار دارید تبدیل میشود.
با ایجاد حساب رایگان در Qolay.App میتوانید فرآیندهای فاکتور الکترونیکی خود را از یک پنل مدیریت کنید.
مطالب مرتبط
راهنماهای نزدیک به این موضوع.
