پورتال، یکپارچهساز، یکپارچهسازی: کدامیک برای شما مناسب است؟
انتخاب یکپارچهساز ایک-فatura
سه راه برای صدور فاکتور الکترونیکی وجود دارد و کمهزینهترین همیشه مناسبترین نیست. ما این سه روش را مقایسه کردهایم و سوالاتی که باید هنگام انتخاب یکپارچهساز بپرسید را لیست کردهایم.
دومین تصمیمی که هنگام انتقال به صورتحساب الکترونیکی باید بگیرید، بلافاصله پس از «مُهر مالی» مطرح میشود: صورتحسابهای خود را از کجا صادر خواهید کرد؟
سه مسیر وجود دارد و تفاوت میان آنها تنها در قیمت نیست.
۱. پورتال GİB (سازمان امور مالیاتی)
رابط کاربری اختصاصی سازمان امور مالیاتی. رایگان و مستقیماً از منبع اصلی.
محدودیتهایی دارد: هر صورتحساب به صورت دستی و قلمبهقلم وارد میشود. اطلاعات محصول و مشتری شما در سیستم ذخیره نمیشود و ارتباطی با حسابداری مقدماتی (پیشحسابداری) شما ندارد. همچنین، بالاتر از تعداد مشخصی از صورتحساب، استفاده از پورتال ممکن است محدود شود.
برای کسبوکارهای بسیار کوچکی که در ماه چند فاکتور صادر میکنند معقول است. اگر تعداد صورتحسابهای شما از چند مورد در هفته فراتر رود، ورود دستی به سرعت خستهکننده میشود.
۲. یکپارچهساز اختصاصی (integrator)
ارسال و دریافت اسناد از طریق یک ارائهدهنده خدمات مجاز از سوی GİB. اکثریت قریب به اتفاق کسبوکارهای کوچک و متوسط از این روش استفاده میکنند.
مزیت آن این است که بخش فنی کار اصلاً به شما مربوط نمیشود: مهر در سیستم ارائهدهنده تعریف شده، ارسال و دریافت در پسزمینه انجام میشود و بایگانی جزو خدمات است.
سود واقعی، ارتباط آن با سیستم حسابداری مقدماتی شماست: صورتحساب از روی ثبت فروش تولید میشود. موجودی حساب جاری، انبار و مالیات بر ارزش افزوده همزمان بهروزرسانی میشوند. نیازی نیست یک اطلاعات را در دو جای مختلف وارد کنید.
قیمتگذاری معمولاً بر اساس سهمیه است: حق استفاده از تعداد مشخصی سند را به صورت سالانه خریداری میکنید.
۳. یکپارچهسازی مستقیم
اتصال مستقیم سیستم خود به GİB. این روش نیازمند تیم فنی، نگهداری مداوم و حجم مشخصی از اسناد است.
به جز ساختارهای بزرگی که روزانه هزاران سند تولید میکنند، گزینه منطقی به شمار نمیرود. با تغییر قوانین، خودتان باید تطبیقسازیها را انجام دهید.
سوالاتی که باید هنگام انتخاب یکپارچهساز بپرسید
وقتی سهمیه تمام میشود چه اتفاقی میافتد؟ آیا دیگر قادر به صدور فاکتور نخواهید بود یا بسته اضافی برای شما تعریف میشود؟ در فصلهای شلوغ کاری، این سوال بسیار حیاتی است.
آیا صورتحسابهای دریافتی از سهمیه کسر میشوند؟ در برخی از بستهها فقط اسناد ارسالی و در برخی دیگر اسناد دریافتی نیز شمارش میشوند.
چگونه به آرشیو دسترسی پیدا کنم؟ آیا میتوانید فایلهای XML را به صورت گروهی دانلود کنید؟ این مهمترین سوال هنگام فکر کردن به تغییر ارائهدهنده است. ما این ریسک را در مقاله نگهداری اسناد الکترونیکی توضیح دادهایم.
از چه انواعی از اسناد پشتیبانی میکند؟ امروز ممکن است فقط فاکتور الکترونیکی صادر کنید؛ اما زمانی که نیاز به بارنامه الکترونیکی (e-irsaliye)، صورتحساب حقالعملکاری (e-SMM) یا برگه خرید تولیدکننده (e-müstahsil) داشته باشید، آیا میتوانید با همین ارائهدهنده ادامه دهید؟
چگونه با سیستم حسابداری مقدماتی ارتباط برقرار میکند؟ اگر صدور فاکتور به معنای رفتن به یک صفحه جداگانه و نوشتن مجدد اطلاعات باشد، یعنی دارید کار مضاعف انجام میدهید.
پشتیبانی چگونه ارائه میشود؟ وقتی فاکتور ارسال نمیشود، با چه کسی و در چه بازه زمانی ارتباط برقرار میکنید؟ در پایان ماه، پاسخ این سوال بسیار ارزشمند میشود.
تغییر دادن یکپارچهساز
تغییر دادن آن امکانپذیر و بسیار رایجتر از آن چیزی است که فکر میکنید. در این روند به دو چیز توجه کنید.
اول، برنامهریزی زمانی برای جلوگیری از گم شدن اسناد در لحظه انتقال. ارائهدهنده قدیمی نباید بسته شود مگر اینکه ارائهدهنده جدید فعال شده باشد.
دوم، دانلود کردن کل آرشیو قبل از ترک ارائهدهنده قبلی. مسئولیت نگهداری همچنان بر عهده شماست و درخواست مجدد آن بعداً همیشه امکانپذیر نیست.
سوالات متداول
آیا میتوانم با پورتال شروع کنم و بعداً به یکپارچهساز منتقل شوم؟
بله. اکثر کسبوکارها همین مسیر را دنبال میکنند. فراموش نکنید که در حین انتقال، اسناد خود را از پورتال دانلود کنید.
من بیش از یک شرکت دارم، آیا یک حساب واحد کافی است؟
برای هر شرکت مودیگری و مُهر جداگانهای لازم است، اما مدیریت آنها از یک پنل واحد امکانپذیر است. به مقاله مدیریت چند شرکت نگاهی بیندازید.
آیا میتوانم از طریق موبایل فاکتور صادر کنم؟
بستگی به ارائهدهنده دارد. اگر فروش میدانی (سیار) انجام میدهید، این ویژگی را از همان ابتدا بپرسید؛ ما آن را در مقاله صدور فاکتور الکترونیکی در موبایل بررسی کردهایم.
آیا یکپارچهساز میتواند فاکتور مرا رد کند؟
خطاهای قالب (فرمت) قبل از ارسال شناسایی شده و از شما خواسته میشود آنها را اصلاح کنید. این یعنی خطاهایی که در پورتال باید خودتان متوجه میشوید، از قبل شناسایی میشوند.
انتخاب درست بسته به تعداد فاکتورها و ارتباطی که با سیستم حسابداری مقدماتی شما برقرار میکند متغیر است. ارزانترین روش، معمولاً وقتگیرترین روش از آب درمیآید.
با ایجاد یک حساب رایگان در Qolay.App میتوانید جریان فروش و صورتحسابهای الکترونیکی خود را در یک جا ادغام کنید.
مطالب مرتبط
راهنماهای نزدیک به این موضوع.
