چگونه بیش از یک شرکت را مدیریت کنیم؟

راه‌اندازی شرکت دوم آسان است. سختی کار در این است که سوابق دو شرکت را بدون قاطی کردن با یکدیگر پیش ببرید.

بیشتر صاحبان کسب‌وکار تلاش می‌کنند این کار را یا با باز کردن دو برنامه جداگانه یا با درگیر شدن در یک برنامه با این سوال که «کدام‌یک کدام بود» حل کنند. هر دو روش خسته‌کننده هستند.

قانون اصلی: داده‌ها جدا، دسترسی واحد

ساختار درست این است: هر شرکت لیست حساب‌های جاری، انبار، صندوق و سری فاکتورهای مخصوص به خود را دارد. این موارد تحت هیچ شرایطی با هم مخلوط نمی‌شوند.

اما شما با یک حساب کاربری به این شرکت‌ها دسترسی دارید. نام کاربری جدا، رمز عبور جدا و برنامه جداگانه در کار نیست.

در Qolay.App تغییر شرکت از طریق منوی کشویی در نوار بالایی انجام می‌شود. تغییر شرکت داده‌ای را پاک یا جابه‌جا نمی‌کند؛ بلکه فقط مشخص می‌کند که در حال مشاهده سوابق کدام شرکت هستید. در طرح رایگان، محدودیتی در تعداد شرکت‌ها وجود ندارد.

در چه مواردی شرکت جداگانه باز می‌شود؟

• اگر شخصیت حقوقی جداگانه‌ای وجود داشته باشد. شماره مالیاتی متفاوت، شرکت متفاوت. بدون بحث.
• اگر حسابداری به‌طور جداگانه انجام شود. اگر اظهارنامه‌ها به‌طور جداگانه ارائه شوند، سوابق نیز باید جدا باشند.
• اگر از طرف مشتری خود سوابق را نگهداری می‌کنید. اگر مشاور مالی یا حسابدار هستید، هر مشتری یک شرکت جداگانه است.

در مقابل، برای شعبه‌های یک شخص حقوقی واحد، شرکت جداگانه باز نکنید. تفکیک شعب را با تعریف انبار و صندوق انجام می‌دهید؛ به این ترتیب می‌توانید گزارش تلفیقی را از یک جا دریافت کنید. اگر شرکت جداگانه باز کنید، برای دیدن مجموع دو شعبه مجبور خواهید بود جمع‌زدن را به‌صورت دستی انجام دهید.

چه کسی به چه چیزی دسترسی دارد

مسئله اصلی در ساختار چندشرکتی، دسترسی و مجوزها است. ممکن است کارمند حسابداری شما نیاز داشته باشد هر دو شرکت را ببیند؛ اما پرسنل فروش در یک شعبه نیازی به دیدن مانده‌های حساب‌های جاری شرکت دیگر ندارند.

هنگام دعوت کاربران، از ابتدا مشخص کنید که به چه شرکتی و چه منوهایی دسترسی خواهند داشت. محدود کردن دسترسی در مراحل بعدی، مکالمه‌ای دغدغه‌آفرین‌تر از تنظیم درست آن از همان ابتدا است. در طرح رایگان، تعداد کاربران نیز نامحدود است، بنابراین نیازی به میانبرِ «یک حساب را به صورت مشترک استفاده کنیم» نیست — روشی که پیگیری کارهای هر فرد را غیرممکن می‌سازد.

سه خطای رایج

• صدور فاکتور در شرکت اشتباه. کلاسیک. بدون اینکه بررسی کنید صفحه روی کدام شرکت قرار دارد تراکنش انجام ندهید؛ اصلاح سند الکترونیکی پس از صدور دردسرساز است.
• ثبت هزینه مشترک در یک شرکت. اگر اجاره دفتر که توسط هر دو شرکت استفاده می‌شود به‌طور کامل برای یکی ثبت شود، سود آن شرکت کمتر از میزان واقعی به نظر می‌رسد. نسبت سهم را مشخص کرده و در هر دو ثبت کنید.
• ثبت نکردن جریان مالی بین شرکت‌ها. اگر پولی از صندوق یک شرکت به شرکت دیگر منتقل شده باشد، این امر به ثبت در هر دو طرف نیاز دارد. رویکرد «به هر حال هر دو مال من هستند» در آینده تعادل مالی هر دو شرکت را به هم می‌زند.

سؤالات متداول

فروش بین شرکت‌ها چگونه ثبت می‌شود؟

مثل یک خرید و فروش معمولی. فاکتور فروش در یک شرکت و فاکتور خرید در شرکت دیگر ایجاد می‌شود و کارت‌های حساب جاری متقابل باز می‌شوند. به جای نادیده گرفتن رابطه بین آن‌ها، مستندسازی کنید.

آیا برای هر شرکت به تنظیمات جداگانه فاکتور الکترونیکی نیاز است؟

بله. هر شخص حقوقی مؤدی‌گری، مهر مالیاتی و تعریف سری خودش را دارد. مراحل راه‌اندازی در مقاله چگونه فاکتور الکترونیکی صادر کنیم توضیح داده شده است.

آیا می‌توانم وضعیت کلی دو شرکت را با هم ببینم؟

گزارش‌ها بر اساس هر شرکت گرفته می‌شوند؛ برای نمای تلفیقی باید گزارش‌ها را استخراج و ادغام کنید. اگر تفکیک شعب انجام می‌دهید، ماندن در همان یک شرکت از قبل کاربردی‌تر است.

مشتری یکسانی در هر دو شرکت وجود دارد، آیا می‌توانم کارت را به اشتراک بگذارم؟

خیر، کارت‌های حساب جاری متعلق به شرکت هستند. همان مشتری در هر شرکت به عنوان یک کارت جداگانه باز می‌شود و مانده‌های آن‌ها به‌طور جداگانه پیگیری می‌شود — منطق پیگیری حساب جاری برای هر شرکت به‌طور جداگانه کار می‌کند.

آنچه مدیریت چندشرکتی را دشوار می‌کند تعداد شرکت‌ها نیست، بلکه مبهم بودن مرزها است. اگر مشخص باشد که هر سند متعلق به کدام شرکت است، مابقی کارها روتین خواهد بود.

با باز کردن حساب رایگان در Qolay.App می‌توانید شرکت‌های خود را تحت یک حساب تعریف کنید.