تعهد و مدت زمان نگهداری اسناد الکترونیکی

در اکثر کسب‌وکارهایی که به سیستم فاکتور الکترونیک (E-Fatura) منتقل می‌شوند، یک آرامش خاطر مشترک وجود دارد: «دیگر پوشه نگهداری نمی‌کنیم، همه چیز در سیستم است.»

تا حدی درست است. اما تعهد نگهداری از بین نرفته است — بلکه فقط شکل آن عوض شده. و مسئولیت همچنان بر عهده شماست.

اسناد چند سال باید نگهداری شوند؟

از منظر قوانین مالیاتی، دفاتر و اسناد باید از سال تقویمی پس از سالی که به آن تعلق دارند، به مدت پنج سال نگهداری شوند.

با این حال، این تنها مدت زمان نیست. قانون تجارت، تعهد نگهداری ده ساله برای دفاتر و اسناد تجاری پیش‌بینی کرده است. بنابراین، در حالی که پنج سال ممکن است برای بخش مالیاتی کافی به نظر برسد، اما در خصوص اختلافات تجاری، مدت زمان ده سال ملاک قرار می‌گیرد.

رویکرد کاربردی: مدت طولانی‌تر را ملاک قرار دهید. هزینه ذخیره‌سازی در مقایسه با هزینه پیدا نکردن یک سند پس از ده سال، ناچیز به نظر می‌رسد.

چرا نگهداری فایل PDF کافی نیست؟

اصل فاکتور الکترونیک یک فایل PDF نیست، بلکه فایل XML است. PDF نمای قابل خواندن آن سند توسط انسان است.

مهر مالی/امضای الکترونیکی که اعتبار قانونی سند را تضمین می‌کند، در داخل فایل XML قرار دارد. این امضا در خروجی PDF وجود ندارد؛ بنابراین PDF به تنهایی جایگزین اصل سند نمی‌شود.

در هنگام حسابرسی ممکن است فایل XML درخواست شود. گفتن این که «نسخه PDF آن‌ها را دارم» شبیه به این است که در دوران اسناد کاغذی بگویید «فتوکپی‌اش را دارم».

به همین دلیل، فایل‌های XML تمام اسنادی را که هم ارسال کرده‌اید و هم دریافت کرده‌اید، دانلود و ذخیره کنید.

هنگام تغییر شرکت یکپارچه‌ساز (Entegratör) چه اتفاقی می‌افتد؟

این ریسکی است که معمولاً دیر متوجه آن می‌شوید. هنگامی که شرکت یکپارچه‌ساز اختصاصی خود را تغییر می‌دهید، ممکن است دسترسی شما به اسناد گذشته‌تان دچار وقفه شود. ارائه‌دهنده قبلی مجبور نیست پس از اتمام قرارداد دسترسی نامحدود به شما بدهد.

در حالی که تعهد نگهداری همچنان بر عهده مودی (شخص حقیقی یا حقوقی) باقی می‌ماند. یعنی عدم دسترسی شما به اسناد به عنوان عذر و بهانه پذیرفته نمی‌شود.

به همین دلیل، قبل از تغییر یکپارچه‌ساز، دانلود آرشیو XML تمام اسناد امری ضروری است. ما در مقاله انتخاب یکپارچه‌ساز به طور ویژه به این موضوع پرداخته‌ایم.

علاوه بر این، اداره کل درآمد (GİB) مکانیسم مجوز جداگانه‌ای برای سازمان‌هایی که خدمات نگهداری ارائه می‌دهند دارد؛ می‌توانید بپرسید که آیا ارائه‌دهنده شما در این محدوده قرار دارد یا خیر.

فقط اسناد الکترونیک نیستند

تعهد نگهداری فقط به فاکتور محدود نمی‌شود. قراردادها، فیش‌های بانکی، فیش‌های هزینه، اسناد گمرکی، نامه‌نگاری‌های تطبیق حساب — همه این‌ها ممکن است در یک اختلاف یا بررسی درخواست شوند.

نگهداری این موارد به همراه ثبت مربوطه، بسیار کاربردی‌تر از منطق پوشه‌بندی است. اگر هنگام باز کردن یک فاکتور بتوانید قرارداد و فیش بانکی آن را هم مشاهده کنید، زمان جستجو به صفر می‌رسد.

مدیریت فایل در سمت Qolay.App با همین منطق کار می‌کند؛ جزئیات آن را در مقاله مدیریت فایل و پشتیبان‌گیری از اسناد الکترونیک توضیح داده‌ایم.

سوالات متداول

آیا می‌توانم اسناد را روی کامپیوتر شخصی خودم نگهداری کنم؟

برای نگهداری در محیط الکترونیکی، شرایط فنی خاصی لازم است. وجود فقط یک نسخه روی یک کامپیوتر به معنای از دست دادن همه چیز در صورت خرابی دیسک است؛ حتماً در حداقل دو مکان مختلف نسخه پشتیبان داشته باشید.

آیا باید فاکتورهایی را که دریافت کرده‌ام نیز نگهداری کنم؟

بله. این اسناد مبنای حقوق شما برای هزینه‌ها و کسر مالیات بر ارزش افزوده (VAT) هستند. فایل‌های XML فاکتورهای الکترونیکی دریافتی را نیز آرشیو کنید.

آیا می‌توانم فاکتورهای کاغذی خود را از بین ببرم؟

پیش از به اتمام رسیدن مدت زمان نگهداری، آن‌ها را نابود نکنید. انتقال شما به سیستم اسناد الکترونیک شامل اسناد کاغذی دوره‌های گذشته نمی‌شود.

اگر شرکت را ببهام، چه اتفاقی برای اسناد می‌افتد؟

تعهد نگهداری با بسته شدن شرکت به پایان نمی‌رسد. حتی پس از انحلال نیز اسناد باید در طول مدت‌های مقرر نگهداری شوند.

اسناد الکترونیک آرشیو را حذف نمی‌کنند؛ بلکه آن را قابل حمل می‌سازند. دانستن اینکه مسئولیت بر عهده کیست، به شما این امکان را می‌دهد که تا پنج سال بعد خیالتان راحت باشد.

با باز کردن یک حساب رایگان در Qolay.App می‌توانید اسناد خود را به همراه سوابق آن‌ها نگهداری کنید.