صادر شد اما کجاست؟
استعلام فاتوره الکترونیکی (e-Arşiv) و یافتن فاتوره گمشده
یافتن مجدد یک فاتوره الکترونیکی صادر شده کاری است که بیش از آنچه فکر میکنید به آن نیاز خواهید داشت. روشهای استعلام و نحوه تسهیل این کار توسط ساختار بایگانی را توضیح دادهایم.
مشتری تماس میگیرد: «نمیتوانم فاکتور ماه قبل را پیدا کنم، میشود دوباره بفرستید؟» یا مشاور مالیاتیتان درخواست میکند: «فایل PDF این فاکتور در ماه مارس (اسفند) را نیاز دارم.»
یک درخواست ساده. اما اگر اسناد شما نامرتب باشند، همین درخواست ساده نیم ساعت از وقت شما را میگیرد.
سند گم نمیشود، شما آن را گم میکنید
ابتدا بخش آرامشبخش ماجرا: فاکتور الکترونیکی (e-Arşiv) که صادر کردهاید به هیچ کجا نمیرود. به سازمان درآمد (GİB) گزارش شده و ثبت شده است. اگر از یک شرکت واسط (integrator) استفاده میکنید، در سیستم آنها نیز ذخیره میماند.
چیزی که گم میشود سند نیست، بلکه مسیر دسترسی شما به آن است. اگر به خاطر نیاورید که فاکتور را از چه کانالی صادر کردهاید یا نام مشتری را اشتباه نوشته باشید، جستجو طولانی میشود.
از کجا استعلام بگیریم؟
| کانال | چه چیزی پیدا میکنید | چه زمانی مفید است |
|---|---|---|
| برنامه حسابداری مقدماتی شما | سند + حساب تفصیلی + اطلاعات وصولی یکجا | اولین جایی که باید بررسی شود |
| پنل شرکت واسط | وضعیت ارسال و نسخه سند | در صورت شک به وجود مشکل در ارسال |
| پورتال GİB / اداره امور مالیاتی تعاملی | ثبت سند گزارششده | اگر بقیه روشها نتیجه ندادند |
ترتیب اهمیت دارد. اگر میتوانید سند را در نرمافزار خود پیدا کنید، همانجا توقف کنید؛ زیرا در آنجا سند به تنهایی نیست، بلکه همراه با نام مشتری مربوطه و وضعیت وصول یا عدم وصول آن نمایش داده میشود.
هنگام جستجو با چه اطلاعاتی باید شروع کرد؟
از مطمئنترین تا ضعیفترین روش:
- شماره سند (ETTN یا شماره فاکتور). فقط یک نتیجه میدهد. مشتری میتواند آن را از روی نسخه چاپی دست خود بخواند.
- شماره مالیاتی + بازه زمانی. تقریباً همیشه کارساز است. به نحوه نگارش نام شرکت بستگی ندارد.
- مبلغ + بازه زمانی. اگر مبالغ نزدیک به هم وجود داشته باشند نتایج متعددی به دست میآید اما لیست را به سرعت محدود میکند.
- نام (عنوان) مشتری. ضعیفترین روش. اینکه بنویسید «Ltd. Şti.» یا «LTD ŞTİ» نتیجه را تغییر میدهد.
هنگامی که با مشتری تلفنی صحبت میکنید، کاربردیترین سوال این است: «شماره بالای سمت راست نسخه چاپی دستتان را میخوانید؟» این کار زمان جستجو را به چند ثانیه کاهش میدهد.
اگر مشتری فاکتور را دریافت نکرده باشد
فاکتور e-Arşiv معمولاً از طریق ایمیل ارسال میشود و گم شدن ایمیل امری رایج است: پوشه اسپم، صندوق ورودی پر، یا آدرس اشتباهنوشتهشده.
مراحل اقدام:
- آدرس ایمیل موجود در کارت حساب تفصیلی را بررسی کنید — خطا بیشتر مواقع همینجاست.
- از او بخواهید پوشه اسپم (هرزنامه) را بررسی کند.
- سند را دوباره ارسال کنید؛ سند مجدداً ویرایش نمیشود، بلکه همان سند دوباره ارسال میگردد.
- در صورت نیاز، نسخه PDF آن را مستقیماً خودتان ارسال کنید.
مهم: ارسال مجدد به معنای صدور فاکتور جدید نیست. گفتن اینکه «به دستش نرسیده، بگذار دوباره صادر کنم» باعث ایجاد فاکتور مضاعف میشود و نیاز به ابطال دارد. ما در مقاله مهلت ابطال فاکتور درباره این تام توضیح دادهایم.
نظمی که نیاز به جستجو را از بین میبرد
در یک سیستم آرشیو خوب، کاری به نام «پیدا کردن فاکتور» وجود ندارد؛ روی نام مشتری کلیک میکنید و تمام اسناد او جلوی چشم شماست.
سه عادت که این شرایط را فراهم میکنند:
- هر سند به یک حساب تفصیلی متصل باشد. کارتهای کلی مانند «مشتری متفرقه»، جستجوی بعدی را غیرممکن میسازند.
- اسناد در یک جا نگهداری شوند. اگر بخشی از آنها در شرکت واسط، بخشی در ایمیل و بخشی روی دسکتاپ باشد، مجبور خواهید شد به خاطر بیاورید که در کدام یک باید جستجو کنید.
- پشتیبان داشته باشید. تغییر شرکت واسط یا پایان قرارداد ممکن است بر دسترسی شما به اسناد گذشته تأثیر بگذارد. این در حالی است که تعهد نگهداری همچنان باقیست — ما در مقاله تعهد نگهداری به مدت زمانها پرداختهایم.
در Qolay.App اسناد به کارت حساب تفصیلی متصل میمانند و به همراه بخش مدیریت فایل قابل پشتیبانگیری هستند؛ در هر شرکت جدید ۵۱۲ مگابایت فضای ذخیرهسازی رایگان وجود دارد. ما این نظم را در مقاله مدیریت فایل شرح دادهایم.
هنگامی که مشاور مالیاتی درخواست میکند
رایجترین جمله در اواخر ماه: «میشود کپی این سه فاکتور را بفرستی؟»
تکرار این درخواست معمولاً یک نشانه است: یعنی مشاور مالیاتی شما به اسناد شما دسترسی ندارد. راهحل دائمی این است که به جای ارسال تکتک اسناد در هر ماه، سیستمی ایجاد کنید که در آن بتوانید گزارش دوره و لیست اسناد را با هم ارسال کنید. به این ترتیب تعداد درخواستها در ماه از یک بار به سه بار افزایش نمییابد.
سوالات متداول
تا چند سال گذشته میتوانم فاکتور استعلام کنم؟
شما باید در طول مدت زمان تعهد نگهداری به اسناد دسترسی داشته باشید. مدت زمان آرشیو خودِ کانال ممکن است کوتاهتر از این باشد؛ به همین دلیل است که داشتن نسخه پشتیبان شخصی اهمیت دارد.
چگونه تایید کنم که مشتری فاکتور را دیده است؟
در فاکتور e-Arşiv جریان تایید و رد مشابه فاکتور الکترونیکی (e-Fatura) وجود ندارد. به جز رکورد تحویل ایمیل و لاگ ارسال، اطلاعات سیستمی دیگری تحت عنوان «خوانده شد» وجود ندارد.
نمیتوانم فاکتور را پیدا کنم، ممکن است صادر نشده باشد؟
امکانپذیر است. اگر رکورد فروش وجود دارد اما سندی موجود نیست، یعنی با تراکنشی روبهرو هستید که فاکتور نشده است. قبل از بسته شدن دوره، این خلاء را پر کنید.
کد QR روی نسخه چاپی چه کاربردی دارد؟
امکان اعتبارسنجی سند را فراهم میکند. مشتری از این طریق میتواند اعتبار نسخه چاپی در دست خود را بررسی کند.
به طور خلاصه: سند گم نمیشود، نظم گم میشود. اگر هر فاکتور را به یک حساب تفصیلی متصل کنید و آن را در یک جا نگه دارید، کار «پیدا کردن فاکتور» از زندگی شما حذف خواهد شد.
با افتتاح حساب رایگان در Qolay.App میتوانید اسناد خود را بر اساس حساب تفصیلی جستجو کنید، دوباره بفرستید و پشتیبان تهیه کنید.
این مقاله صرفاً با هدف اطلاعرسانی نوشته شده است. برای مدت زمان نگهداری و تعهدات دسترسی با مشاور مالیاتی خود مشورت کنید؛ منبع رسمی سازمان درآمد (GİB) است.
مطالب مرتبط
راهنماهای نزدیک به این موضوع.
فاکتور تفاوت نرخ ارز چیست و چه زمانی صادر میشود؟
در فروش ارزی، هنگامی که روز دریافت فرا میرسد
شما یک فاکتور ارزی صادر کردهاید، اما وجه آن با نرخ ارز دیگری دریافت شده است. این تفاوت به نفع چه کسی است، چه کسی سند را صادر میکند و آیا مالیات بر ارزش افزوده دارد؟ منطق فاکتور تفاوت نرخ ارز را توضیح دادهایم.
فاکتور صادراتی چگونه صادر میشود؟
زیرساخت اسناد در فروش به خارج از کشور
نحوه تنظیم سند صادراتی، از جمله اینکه آیا فاکتور صادراتی الکترونیکی است یا آرشیو الکترونیکی، به ریال/تومان است یا ارز خارجی، مالیات بر ارزش افزوده چگونه نشان داده میشود و ارتباط آن با اظهارنامه گمرکی را توضیح دادهایم.