مدیریت فایل و پشتیبان‌گیری از اسناد الکترونیکی

مشتری تماس می‌گیرد و می‌پرسد: «آیا می‌توانید قرارداد سال گذشته را برای ما ارسال کنید؟»

بیست دقیقه بعد در پوشه‌های دسکتاپ، آرشیو ایمیل‌ها و چت‌های واتس‌اپ سپری می‌شود. سند در نهایت پیدا می‌شود — اما این سناریو هر بار تکرار می‌شود.

مشکل در ذخیره‌سازی نیست، در پیوند دادن است

فایل‌های شما در واقع گم نشده‌اند؛ آن‌ها در جایی قرار دارند. مشکل این است که ثبت نشده که کدام سند متعلق به کدام کسب‌وکار یا تراکنش است.

ذخیره‌سازی ابری به تنهایی این مسئله را حل نمی‌کند. ساختار پوشه‌های شما هرچقدر هم منظم باشد، برای یافتن رسید تحویل مربوط به یک فاکتور، باز هم باید به یاد بیاورید که آن را کجا گذاشته‌اید.

راه‌حل این است که سند را در کنار رکورد مربوطه نگه دارید: قرارداد در کارت تفصیلی مشتری، رسید تحویل در فاکتور مربوطه، و فیش در ثبت هزینه.

چه چیزی ارزش ذخیره کردن دارد؟

• قراردادها و پیش‌فاکتورها. اولین اسنادی که هنگام بروز اختلاف به دنبال آن‌ها می‌گردند.
• فیش‌های هزینه. کاغذ فیش‌های حرارتی به مرور زمان کم‌رنگ می‌شوند؛ نسخه دیجیتال آن‌ها دائمی است.
• نسخه‌های پشتیبان سند الکترونیکی. حتی اگر رکورد ارائه‌دهنده خدمات در جای دیگری نگهداری شود، داشتن نسخه خودتان هنگام تغییر ارائه‌دهنده، کار شما را نجات می‌دهد.
• رسیدهای بانکی و گزارش‌های پرداخت بازارگاه‌ها. پرکاربردترین فایل‌ها هنگام حسابرسی و تطبیق حساب.
• رسیدهای تحویل، تصاویر بارنامه. اسنادی که به اختلافات مربوط به ارسال پایان می‌دهند.

سهمیه فضا: شروع با ۵۱۲ مگابایت

مدیریت فایل یک ماژول جداگانه نیست، بلکه در طرح گنجانده شده است. طرح رایگان شامل ۵۱۲ مگابایت فضا به ازای هر شرکت است.

۵۱۲ مگابایت ممکن است کم به نظر برسد، اما با در نظر گرفتن فایل‌های PDF و تصاویر فشرده‌شده، این به معنای هزاران سند است. چیزی که معمولاً فضا را به سرعت مصرف می‌کند، تصاویر باکیفیت بالا هستند که از طریق گوشی بارگذاری می‌شوند.

در طرح استاندارد، فضا به ۱۰ گیگابایت افزایش می‌یابد؛ در صورت نیاز می‌توانید گیگابایت‌های اضافی را نیز از طریق بازار خریداری کنید. مقایسه طرح‌ها در مقاله حسابداری مقدماتی رایگان موجود است.

کارآمد نگه داشتن آرشیو

• سند را به رکورد مربوطه متصل کنید. انداختن آن در یک پوشه عمومی همان نتیجه انداختن روی دسکتاپ را دارد.
• نام فایل را با معنی بنویسید. «IMG_20260715_112233.jpg» هیچ کمکی به شما نمی‌کند.
• تصاویر را با اندازه مناسب بارگذاری کنید. برای خوانا بودن یک فیش، به ۱۲ مگاپیکسل نیاز نیست.
• بارگذاری را همان لحظه انجام دهید. سندی که به بهانه «بعداً بارگذاری می‌کنم» رها شود، نقطه شروع آشفتگی پوشه‌هاست.

سؤالات متداول

آیا می‌توانم از طریق موبایل بارگذاری کنم؟

بله. می‌توانید عکس سند را که در میدان کار گرفته‌اید مستقیماً بارگذاری کنید. برای فیش‌های هزینه، اسکن فیش هم تصویر را ذخیره می‌کند و هم ثبت هزینه را آماده می‌سازد.

اگر فایل بارگذاری نشود چه چیزی را باید بررسی کنم؟

به ترتیب: اندازه فایل، فرمت فایل، سهمیه باقی‌مانده و ورود به سیستم (فعال بودن نشست).

آیا این مورد تعهد قانونی نگهداری اسناد را برآورده می‌کند؟

برای اطلاع از محدوده تعهد نگهداری اسناد و کفایت نسخه دیجیتال، با مشاور مالیاتی خود مشورت کنید. آرشیو موجود در اینجا نیاز شما به دسترسی سریع و سازماندهی را حل می‌کند.

من دو شرکت دارم، آیا فضا مشترک است؟

سهمیه فضا برای هر شرکت به طور جداگانه تعریف می‌شود. ما این تفکیک را در مقاله مدیریت چند شرکت توضیح داده‌ایم.

ارزش آرشیو اسناد به میزان فضایی که اشغال می‌کنید بستگی ندارد، بلکه به این بستگی دارد که چه زمانی می‌توانید سند مورد نظر را پیدا کنید. سندی که در کنار رکورد خود قرار دارد نیازی به جستجو هم ندارد.

با افتتاح حساب رایگان در Qolay.App می‌توانید اولین قرارداد خود را به کارت تفصیلی مربوطه اضافه کنید.