El origen del problema: aparece en el sistema pero no en el estante
Cómo prevenir errores en el control de stock
Si el stock no cuadra, el motivo suele ser el orden de registro, no el software. Te explicamos de dónde surgen las diferencias de conteo, qué operación afecta al stock y en qué momento, y qué significa el stock negativo.
El sistema muestra 40 unidades, pero en el estante hay 33. O al revés: el sistema dice que hay cero, pero las cajas siguen en el almacén.
En este punto, lo primero de lo que se sospecha es del software. Casi nunca es el software. La discrepancia surge del lugar donde un movimiento no se registró o se registró en el orden incorrecto.
¿Qué modifica el inventario?
Una gran parte de la confusión proviene de no saber qué documento afecta al inventario. Regla básica: el documento que mueve la mercancía físicamente es el que modifica el inventario.
- Factura de compra / albarán de entrada: El inventario aumenta.
- Factura de venta / albarán de salida: El inventario disminuye.
- Pedido: No modifica el inventario. Un pedido es un documento de intención; la mercancía aún no se ha movido.
- Cobro / pago: No tiene relación con el inventario, solo concierne al dinero.
Aquí está la respuesta a la queja de "introduje el pedido pero el inventario no se redujo". No tiene por qué reducirse.
Cinco fuentes de diferencias en el recuento
- No se ha introducido el inventario inicial. Sigue siendo la causa más frecuente. El programa empieza desde cero y, en la primera venta, el inventario cae en negativo.
- Se han procesado tanto el albarán como la factura. La mercancía salió una vez, pero se ha descontado dos veces del inventario. Decide desde el principio qué documento afectará al inventario.
- Se ha seleccionado el almacén incorrecto. Si trabajas con varios almacenes, la mercancía se ha descontado de otro almacén. El total parece correcto, pero la distribución es errónea.
- El mismo producto se ha dado de alta como dos fichas diferentes. El mismo producto con un código de barras diferente mantiene dos inventarios separados.
- Movimientos no registrados. Productos regalados como muestra, rotos o llevados por el personal. Han salido físicamente pero no están vinculados a ningún documento.
El inventario negativo no es un error, es una advertencia
No entres en pánico cuando veas inventario negativo en el sistema; esto te está dando una información: se ha registrado una venta de este producto, pero no su entrada.
Casi siempre se debe a uno de dos motivos. O no se ha introducido el inventario inicial o aún no se ha procesado la factura de compra. En lugar de ignorar el saldo negativo, encuentra su origen; lo más probable es que el mismo producto genere el mismo problema todos los meses.
Establecer la disciplina: cuatro reglas
- Empieza con un recuento. Al migrar al programa, no introduzcas datos basándote en estimaciones; cuenta el almacén y anota la cantidad real.
- Unifica las fichas de productos. Una sola ficha basada en el código de barras o código de artículo. Evita que se cree el mismo producto por segunda vez.
- Aclara el orden de los documentos. ¿Emites un albarán y luego una factura, o una factura directamente? Aplica el mismo flujo en todo el equipo.
- Registra también las salidas no oficiales. Muestras, mermas, roturas... que todo quede vinculado a un registro. Una salida no registrada aparecerá como una "pérdida" en el próximo recuento.
¿Con qué frecuencia se debe hacer un recuento?
En lugar de contar todo el almacén una vez al año, es mucho más efectivo contar de 20 a 30 productos de alta rotación una vez al mes. Las diferencias se detectan cuando son pequeñas y es fácil encontrar su origen.
Por el contrario, una diferencia de 200 unidades encontrada seis meses después ya es inexplicable; solo queda aceptarla.
Preguntas frecuentes
Vendo servicios, ¿necesito llevar inventario?
No. Las fichas de servicio no generan movimientos de inventario. Por eso es importante definir los productos y los servicios como tipos de fichas separados.
Tengo varios almacenes, ¿cómo los gestiono?
Debes definir cada almacén por separado y seleccionar el almacén correcto en cada operación. Registra también las transferencias entre almacenes; de lo contrario, un almacén aparecerá con saldo negativo y otro con exceso.
Hago comercio electrónico, ¿cómo se sincroniza el inventario con el marketplace?
El inventario se reduce cuando los pedidos del marketplace se convierten en facturas. Explicamos este flujo en el artículo sobre cómo convertir los pedidos del marketplace en facturas; consulta el artículo de contabilidad de comercio electrónico para conocer los errores más frecuentes.
No puedo eliminar un almacén, ¿por qué?
Un almacén con movimientos de inventario no se puede eliminar para garantizar la integridad de los registros históricos. Si no lo utilizas, puedes pasarlo a estado inactivo.
El control de inventario no es una característica del software, es un hábito del equipo. Cuando todos emiten el mismo documento en el mismo orden, el recuento también cuadra.
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