Proceso de cancelación y anulación de facturas

Cuando había un error en una factura de papel, la solución era sencilla: rompías ambas copias y emitías una nueva.

Con la factura electrónica no existe tal cosa. El documento llega al sistema de la Administración Tributaria en el mismo momento en que se envía y se queda ahí. Lo que puedes hacer no es eliminar el documento, sino cambiar su estado.

Primero determine el tipo de documento

El proceso cambia por completo dependiendo de si el documento que emites es una factura electrónica (e-fatura) o un archivo electrónico (e-arşiv).

La factura electrónica (e-fatura) es el documento que se transmite al destinatario a través del sistema, cuyo destinatario también es contribuyente de factura electrónica. El destinatario puede responder a través del sistema.

La factura de archivo electrónico (e-arşiv) se emite a quienes no son contribuyentes de factura electrónica. El destinatario no cuenta con un mecanismo de respuesta dentro del sistema; el documento se entrega por correo electrónico o impreso.

Tratamos la diferencia entre ambas en detalle en el artículo sobre diferencias entre factura electrónica y factura de archivo electrónico.

En la factura electrónica: rechazo y solicitud de anulación

En el escenario de factura comercial, el destinatario puede rechazar la factura a través del sistema. Cuando llega la respuesta de rechazo, la factura pierde su validez y el emisor puede volver a emitirla.

En el escenario de factura básica, no hay respuesta de rechazo dentro del sistema. En este caso, el emisor crea una solicitud de anulación a través del portal de anulación y objeción de la GİB; el destinatario aprueba o rechaza esta solicitud.

La distinción crítica aquí es la siguiente: la solicitud de anulación no es un proceso unilateral. Si la otra parte no lo aprueba, la factura sigue vigente. Explicamos cómo funcionan los tipos de escenarios en el artículo de tipos de escenarios de factura electrónica.

La regla de los 8 días

El Código de Comercio concede a la parte que recibe la factura un plazo de 8 días a partir de la recepción del documento para objetar su contenido. Si no se objeción dentro de este plazo, se considera que el contenido de la factura ha sido aceptado.

Dado que la objeción en la factura de archivo electrónico no se puede realizar desde el sistema, se hace mediante métodos externos: notario, carta certificada con acuse de recibo, telegrama o KEP (correo electrónico registrado) con firma electrónica segura. La objeción realizada también debe notificarse electrónicamente a la GİB.

Es decir, decir "llamé al cliente y no lo aceptó" no cuenta como una objeción legal. Cuando surge una disputa, resulta que no hay una objeción documentable.

Los plazos y procedimientos pueden actualizarse mediante la legislación; si hay un monto cuestionable involucrado, consulte a su asesor financiero.

Si el plazo ha vencido: factura de devolución

Si se ha pasado el plazo de anulación y objeción, o si el destinatario no ha aprobado la anulación, la forma de revertir la transacción es una factura de devolución. Esta vez, el documento es emitido por el destinatario y los bienes/servicios son devueltos al vendedor.

En la práctica, esta es la solución más utilizada. Explicamos paso a paso cómo se emite en el artículo cómo emitir una factura de devolución.

Si el destinatario no es un contribuyente de impuestos, no puede emitir una factura de devolución; en este caso, entra en juego el recibo de gastos. El artículo sobre el recibo de gastos aborda este escenario.

Prevenir el error desde el principio

La mejor versión del proceso de anulación es no necesitarlo nunca. Los tres errores más comunes son:

Selección incorrecta del cliente/cuenta corriente. Elegir al incorrecto entre dos clientes con nombres similares. Mantenga sus fichas de cuenta diferenciadas mediante el número de identificación fiscal.

Tasa de IVA incorrecta. Si la tasa está definida en la tarjeta de producto, este error se elimina en gran medida. Consulte el artículo tasas de IVA y selección de la tasa correcta.

Envío apresurado. Comprobar el importe y el destinatario de una sola vez antes de hacer clic en enviar ahorra horas gastadas después.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si el destinatario no aprueba la solicitud de anulación?

La factura sigue siendo válida. El camino restante es una factura de devolución o un acuerdo entre las partes.

¿Puedo anular una factura que emití el mismo día?

Si el documento ha llegado a la GİB, el proceso de anulación sigue aplicándose. La diferencia entre "aún no lo he enviado" y "lo he enviado" es decisiva aquí.

¿Afecta la factura anulada a la declaración del IVA?

Sí. Aclare con su asesor fiscal a qué período se reflejará el proceso de anulación o devolución; la diferencia de períodos a veces puede alterar la declaración.

¿Queda el número libre/vacante?

El número del documento anulado no se vuelve a utilizar. Es normal que aparezca un hueco en el seguimiento de la serie.

En resumen: en la factura electrónica no hay marcha atrás, hay cambio de estado. Conocer los plazos evita tener que rehacer un trabajo mucho mayor más adelante.

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