¿Cómo personalizar la plantilla de impresión de facturas?

La factura impresa suele ser el último punto de contacto que un cliente tiene con tu marca. Tu sitio web, tu embalaje y tu presentación pueden ser impecables, pero si el documento que reciben es plano e impersonal, esa impresión se desvanece en el acto.

Además, solucionar esto requiere mucho menos trabajo de lo que imaginas.

Dos caminos de diseño

En Qolay.App puedes diseñar tus plantillas de dos maneras:

• Diseñador visual: Arrastras y sueltas los campos. Colocas el logotipo, modificas la distribución y decides dónde aparecerá cada dato. No se requieren conocimientos técnicos.
• Diseñador HTML: Control total mediante código. Esta opción es más adecuada si tienes una guía de identidad corporativa o requieres un diseño altamente personalizado.

Para la gran mayoría de las empresas, el diseñador visual es más que suficiente. Solo necesitas recurrir al lado HTML si trabajas con una agencia.

No es solo para facturas

El diseño de plantillas no se limita exclusivamente a las facturas de venta. También puedes definir plantillas independientes para documentos de pedidos, recibos de cobro y pago, documentos de transferencia y tiques de gastos.

El recibo de cobro resulta especialmente útil: entregar un documento formal en lugar de una nota escrita a mano cuando recibes dinero de un cliente no solo proyecta profesionalismo, sino que también elimina de inmediato cualquier debate posterior de tipo "yo ya te pagué".

Impresión de listados

Además de los documentos individuales, también puedes exportar a PDF con un solo clic desde las pantallas de listas. La lista de facturas, el extracto de cuenta corriente o la lista de cobros se convierten directamente en documentos listos para imprimir.

Esta es la sección que más se utiliza al enviar los datos del período a tu asesor fiscal o al realizar conciliaciones con los clientes.

¿Qué debes tener en cuenta al diseñar?

• No elimines los campos obligatorios. Si por motivos estéticos se suprimen la información fiscal o el número de documento, este podría perder su validez.
• Mantén el logotipo en un tamaño razonable. Un logotipo que ocupe un tercio de la página provocará que los conceptos se pasen a la segunda página.
• Imprime una prueba para comprobarlo. Un diseño que se ve muy bien en la pantalla puede verse diferente en papel; sobre todo los tonos grises, que tienden a desvanecerse en una impresora básica.
• Prueba con una lista larga de conceptos. Una plantilla que se ve perfecta con una factura de tres líneas puede desconfigurarse con una de treinta líneas.

Una plantilla y un texto descriptivo son cosas distintas

Un tema que suele generar confusión: la plantilla de impresión determina la apariencia del documento, mientras que los textos fijos que se añaden al documento corresponden a una configuración independiente.

Si deseas añadir el IBAN, una advertencia sobre la fecha de vencimiento o una línea con el saldo de la cuenta corriente, lo que buscas son las plantillas de descripción de e-documentos.

Preguntas frecuentes

¿También cambia la apariencia de la e-Factura para el destinatario?

La apariencia de la e-Factura en el extremo del comprador se determina mediante XSLT y es una configuración independiente. La plantilla de impresión afecta al documento impreso o generado que tú obtienes. Explicamos la diferencia entre los tipos de documentos en nuestro artículo sobre diferencias entre e-factura y e-archivo.

¿Puedo tener más de una plantilla?

Puedes definir plantillas independientes según los tipos de documento. Si utilizas varias empresas, cada una tendrá su propio diseño.

¿Puedo imprimir desde el móvil?

Puedes compartir el documento en formato PDF. El diseño de la plantilla en sí se realiza en la web; abordamos esta distinción en el artículo sobre cómo emitir e-facturas desde el móvil.

Si lo arruino, ¿puedo volver a la versión anterior?

Las plantillas predeterminadas se mantienen intactas; puedes regresar a ellas cuando quieras. No obstante, hacer una copia del diseño actual antes de experimentar sigue siendo un buen hábito.

Lo diseñas una vez y, a partir de ahí, cada documento sale con esa misma identidad. Media hora de trabajo que se multiplica en miles de documentos.

Puedes abrir una cuenta gratuita en Qolay.App y empezar añadiendo tu logotipo a tu plantilla.