Pago en un solo paso con el registro de gastos

Registrar un gasto implica en realidad dos eventos distintos: se ha generado un coste y ha salido dinero de alguna parte.

En la mayoría de los programas, estas operaciones se realizan en dos pantallas diferentes. Todos hacen la primera, pero nadie recuerda la segunda. A fin de mes, las cuentas no cuadran y hay que buscar el motivo.

El segundo paso que queda incompleto

Cuando solo registras el gasto y no procesas el pago, se produce esta situación: tu informe de gastos parece correcto, pero el saldo de tu caja es mayor de lo que es en realidad. El sistema piensa que el dinero sigue allí.

Esta diferencia pasa desapercibida en los gastos pequeños, pero se nota cuando se acumulan. Y llegado ese punto, hay que retroceder semanas para encontrar qué pago no se procesó.

Lo contrario también es posible: si se procesa el pago pero no se registra el gasto, esta vez tus gastos parecerán incompletos y tus beneficios más altos de lo real.

Registrar en un solo paso

En Qolay.App, al introducir el registro de un gasto, también marcas su pago en la misma pantalla. Seleccionas desde qué cuenta se ha pagado —caja, banco o tarjeta de crédito— y, al finalizar el registro, el movimiento de cuenta correspondiente se crea automáticamente.

Es decir, el segundo paso que se suele olvidar desaparece. De todos modos, la mayoría de los gastos se pagan al contado; separar ambos no tiene ninguna utilidad práctica.

Si se trata de un gasto a plazos, lo registras sin marcar el pago; la deuda queda en la cuenta corriente y se procesa cuando llega la fecha de pago.

Combinado con el escaneo de recibos

El flujo funciona así: haces una foto del recibo, se leen el importe y la fecha, seleccionas la cuenta desde la que se ha pagado y lo confirmas. En una sola operación se crea el registro del gasto, el movimiento de caja y el archivo del documento.

Te contamos los detalles en el artículo sobre registro de gastos mediante escaneo de recibos.

Elige la cuenta correcta

Registrar en un solo paso aporta comodidad, pero si seleccionas la cuenta al azar, solo estarás posponiendo el problema. Si procesas en la cuenta bancaria un gasto que pagaste en efectivo, ambas cuentas saldrán mal.

En los gastos realizados con tarjeta de crédito, la distinción también es importante: en el momento de la compra se anota un cargo en la cuenta de la tarjeta, y este cargo se salda cuando se paga el extracto. Ambas son operaciones distintas. Consulta el artículo sobre gestión de bancos y caja para la configuración de cuentas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo añadir el pago más tarde?

Sí. Puedes registrar el gasto sin pago y procesar el apunte correspondiente cuando se realice el pago. Este ya es el flujo correcto para los gastos a plazos.

¿Puedo hacer un pago parcial?

Puedes procesar el pago por partes; el importe pendiente queda abierto en el saldo de la cuenta corriente.

¿Por qué es importante la categoría de gasto?

Un gasto sin categoría es un gasto que no se puede analizar después. Si quieres ver cuánto has gastado en cada concepto, no te saltes la selección de la categoría.

¿Cómo hago el seguimiento del IVA?

Cuando registras un gasto documentado, el IVA se procesa en la cuenta de deducción. Abordamos el tema en el artículo sobre seguimiento del IVA.

Es un pequeño cambio en el flujo, pero elimina en gran medida la pregunta de fin de mes de "¿por qué no cuadra la caja?".

Abre una cuenta gratuita en Qolay.App y empieza a registrar tu primer gasto junto con su pago.