¿Cómo hacer el seguimiento de cheques y pagarés?

En las empresas que trabajan con cheques y pagarés, el error más costoso es pasar por alto una fecha de vencimiento. Un cheque no enviado a cobro, un pagaré impagado, un activo olvidado en mano: todo tiene un precio.

La mayoría de las empresas gestiona este seguimiento en Excel. Funciona hasta cierto volumen; luego, una fecha se desplaza.

Dos direcciones, dos lógicas

Los cheques y pagarés que recibes son la contrapartida de tu cuenta por cobrar. Para ti representan una promesa de ingresos y deben cobrarse en la fecha de vencimiento.

Por su parte, los cheques y pagarés que entregas son la contrapartida de tu deuda. Debe haber fondos disponibles en tu cuenta el día del vencimiento.

Es fundamental ver ambos flujos por separado. Cuando el vencimiento de los cheques que recibes coincide con el de los que entregas, surge una deuda que no puedes pagar debido a una cuenta por cobrar que no pudiste recaudar, y así es como empiezan los problemas en cadena.

Los tres estados de un cheque recibido

Cuando un cliente te entrega un cheque, puedes utilizarlo de tres maneras:

Mantenerlo en cartera. El cheque espera en tus manos y lo envías al banco para su cobro en la fecha de vencimiento. Es el escenario más sencillo.

Endosarlo. Transfieres el cheque como pago a tu propio proveedor. Ya no está en tus manos, pero tu responsabilidad continúa: si el cheque resulta impagado, puedes ser responsable como endosatario.

Descontarlo en el banco (descuento de documentos). Lo conviertes en efectivo de forma anticipada antes del vencimiento a cambio de un costo.

Estas tres situaciones son diferentes a efectos de seguimiento. Suponer que un cheque que ya has endosado sigue en tu cartera es uno de los errores de control más comunes.

¿Por qué Excel no es suficiente?

Una hoja de Excel es una fotografía estática; no te avisa a menos que la abras y la mires. Si olvidas abrir la tabla cuando llega el día de vencimiento, el cheque se queda sin cobrar.

El segundo problema es no vincular el cheque con la cuenta corriente. Recibiste un cheque de 50.000 TL de un cliente; si este cheque sale sin fondos, tu cuenta por cobrar renace. Si en Excel el cheque y la cuenta corriente están en tablas separadas, este vínculo se pierde.

El tercero es el historial de estados del cheque. Un documento puede seguir un recorrido como "en cartera → endosado → sin fondos → devuelto". Es imposible hacer un seguimiento de esto en una sola celda.

La columna vertebral del flujo de caja

Los cheques y pagarés son en realidad movimientos de efectivo fechados para el futuro. Si se gestionan correctamente, generan por sí solos la tabla de efectivo de las próximas semanas.

Al poner uno al lado del otro qué día cobrarás cuánto en cheques y qué día deberás realizar pagos, puedes prever los apuros de liquidez con semanas de antelación.

Explicamos cómo configurar esta vista en el artículo sobre el informe de cobros y pagos pendientes. Para la gestión de cuentas por cobrar vencidas, puedes consultar este artículo.

Vincular los cheques y pagarés con su cuenta corriente correspondiente también facilita la conciliación; echa un vistazo al artículo sobre seguimiento de cuentas corrientes.

Preguntas frecuentes

¿Qué debo hacer si un cheque sale sin fondos?

Es necesario presentar el cheque en el banco y tramitar el protesto por falta de fondos, tanto para el seguimiento legal como para actualizar correctamente el saldo de la cuenta corriente. Como tu cuenta por cobrar vuelve a nacer, es indispensable que tu registro lo refleje.

¿Puedo pagar una factura con un cheque que aún no ha vencido?

Sí, puedes realizar pagos endosando el cheque. Sin embargo, no olvides tu responsabilidad como endosatario; si el cheque que transferiste resulta impagado, la persona afectada podría reclamártelo.

¿Es importante la diferencia entre un cheque y un pagaré para el seguimiento?

El cheque es un instrumento de pago exigible a la vista, mientras que el pagaré es un documento de deuda a plazo. Las vías de seguimiento legal son diferentes, pero la lógica del control de vencimientos y cobros funciona de manera similar.

¿Puede alguien que no tiene chequera trabajar con pagarés?

Sí, los pagarés no requieren de una relación bancaria. Por eso son mucho más comunes en las pequeñas empresas que no disponen de chequera.

El seguimiento de cheques y pagarés consiste en gestionar un calendario de vencimientos más que en actualizar una simple tabla. Al configurarlo correctamente, los días de vencimiento omitidos y los problemas de pagos en cadena desaparecen en gran medida.

Puedes abrir una cuenta gratuita en Qolay.App y realizar un seguimiento de los valores que recibes y entregas junto con sus fechas de vencimiento.