E-Müstahsil Makbuzu Nedir, Kimler Düzenler?

Bir manav, hal esnafı veya gıda üreticisi doğrudan çiftçiden ürün aldığında bir sorun ortaya çıkıyor: satıcı defter tutmuyor, fatura kesemiyor.

Bu boşluğu müstahsil makbuzu dolduruyor. Belgeyi satıcı değil, alıcı düzenliyor.

Belgeyi kim, ne zaman düzenler?

Müstahsil makbuzu, defter tutan bir işletmenin defter tutmayan çiftçiden zirai ürün satın aldığında düzenlediği belgedir. Buradaki "müstahsil" kelimesi üretici anlamına geliyor.

Belge iki nüsha düzenlenir; biri satıcı çiftçide kalır, biri alıcının kayıtlarına girer. Alıcı açısından bu belge alış faturası yerine geçer ve gider olarak kaydedilir.

Karıştırılan nokta şu: çiftçi defter tutuyorsa veya şirketleşmişse müstahsil makbuzu düzenlenmez, normal fatura alınır. Belge, yalnızca gerçek usulde vergilendirilmeyen çiftçiden alım için var.

Stopaj: makbuzun asıl işi

Müstahsil makbuzunun varlık nedeni sadece kayıt değil, vergi kesintisi. Alıcı, ödediği bedel üzerinden gelir vergisi stopajı keser ve çiftçi adına vergi dairesine yatırır.

Oran sabit değil; ürünün türüne ve satışın borsada tescil edilip edilmediğine göre değişiyor. Hayvansal ürün, bitkisel ürün ve borsada tescilli işlem için farklı oranlar uygulanıyor.

Bu yüzden makbuz kesmeden önce hangi orana tabi olduğunuzu netleştirmek gerekiyor. Yanlış oran, hem çiftçinin eline geçen parayı hem sizin muhtasar beyanınızı etkiliyor.

Kesilen stopaj muhtasar beyanname ile beyan edilir. Çiftçiye ödediğiniz net tutar, brüt bedelden bu kesintinin düşülmüş halidir.

Elektronik hale gelen süreç

E-müstahsil makbuzu, bu belgenin elektronik ortamda düzenlenen hali. E-fatura veya e-arşiv uygulamasına dahil olan ve zirai ürün alımı yapan mükellefler için kademeli olarak zorunlu hale geliyor.

Kapsam ve tarihler tebliğle belirleniyor. Zirai ürün alımı yapan bir işletmeyseniz, e-fatura kapsamına girdiğiniz anda bu belgenin de gündeme geleceğini hesaba katın.

Pratik faydası tarlada belli oluyor: alım anında telefondan makbuz düzenleyip çiftçiye anında iletebiliyorsunuz. Kağıt koçan taşımak, sonra ofiste tekrar yazmak ortadan kalkıyor. Mobil belge düzenlemenin nasıl işlediğini mobilde e-fatura kesme yazısında anlattık.

Alım kaydının ön muhasebeye etkisi

Müstahsil makbuzu kesildiğinde üç şey aynı anda olmalı: stok girişi, çiftçiye borç kaydı ve ödeme yapıldıysa kasa/banka hareketi.

Bu üçünü ayrı ayrı takip eden işletmelerde en sık kaybolan, çiftçiye kalan bakiye oluyor. Aynı üreticiden sezon boyunca defalarca alım yapılıyor ve kim ne kadar alacaklı belirsizleşiyor. Cari hesap takibi yazısı bu düzeni kurmayı anlatıyor.

Stok tarafında da dikkat gerekiyor; taze ürünlerde fire ve zayiat kaydedilmezse stok raporu gerçeği yansıtmıyor. Stok takibi hataları yazısında bu konuyu ele aldık.

Sık sorulanlar

Müstahsil makbuzunda KDV var mı?

Gerçek usulde vergilendirilmeyen çiftçiden alımda KDV tevkifatı gündeme gelebiliyor. Ürün grubuna göre değiştiği için mali müşavirinizden doğrulayın.

Çiftçi imzalamazsa geçerli olur mu?

Kağıt makbuzda satıcının imzası aranıyor. Elektronik ortamda ise belge alıcının mali mührü/e-imzası ile oluşuyor ve çiftçiye elektronik veya kağıt çıktı olarak iletiliyor.

Makbuz yerine fatura kesebilir miyim?

Hayır. Satıcı fatura düzenleyemediği için bu belge var. Uygun olmayan belge kullanımı gider kaydınızı riske sokar.

Belgeyi ne kadar saklamalıyım?

Diğer e-belgelerle aynı kurallara tabi. E-belge saklama yazısında süreleri anlattık.

Zirai alım yapan işletmeler için müstahsil makbuzu, günlük işin doğal parçası. Elektronik hale geldiğinde en çok kazandıran taraf, alım anında kaydın tamamlanması.

Qolay.App'te ücretsiz hesap açıp alım, stok ve cari takibinizi tek akışta yürütebilirsiniz.