Cari Hesap Takibi Nasıl Yapılır?

Satış yapmak görece kolaydır. Zor olan, o satışın parasını zamanında tahsil etmektir. Aradaki fark cari hesapta gizlidir.

Cari hesap, bir müşteri veya tedarikçiyle aranızdaki borç-alacak ilişkisinin kaydıdır. Her fatura bakiyeyi artırır, her tahsilat azaltır. Basit görünür; işletmelerin çoğunda yanlış tutulmasının sebebi de bu basitliğe güvenip disiplini bırakmaktır.

Cari takip olmadan ne oluyor?

Kayıt tutulmadığında ortaya çıkan tablo hep aynı: müşteriye ne kadar mal verdiğinizi hatırlıyorsunuz ama ne kadarını tahsil ettiğinizi hatırlamıyorsunuz. İki taraf da kendi rakamına inanıyor ve konuşma "ben ödemiştim" ile başlıyor.

Bunun somut bedelleri şunlar:

• Vadesi geçmiş alacak fark edilmeden aylarca bekler; ne kadar beklerse tahsili o kadar zorlaşır.
• Ödeme gücü olmayan müşteriye mal vermeye devam edersiniz, çünkü mevcut riskini görmüyorsunuzdur.
• Tedarikçiye çift ödeme yapılır. Nadir değil, sanılandan çok daha yaygın.

Doğru kurulum: dört kural

Cari takibi çalışır hale getirmek için karmaşık bir sistem gerekmiyor. Dört kurala uymak yetiyor.

1. Her firma için tek kart

En sık yapılan hata aynı firmanın iki kez açılmasıdır: biri "Yılmaz Tic.", diğeri "Yılmaz Ticaret Ltd." Bakiye ikiye bölünür, ikisi de yanlış görünür. Kartları vergi numarası veya TC kimlik numarasıyla tekilleştirin.

2. Müşteri ve tedarikçiyi ayırın

Aynı firmadan hem alıp hem satıyorsanız iki ayrı kart tutmak raporlamayı netleştirir. Mahsuplaşma yapacaksanız bunu bilinçli bir işlem olarak kaydedin, kartları karıştırarak değil.

3. Açılış bakiyesini mutlaka girin

Programa geçtiğiniz gün herkesin devir bakiyesini yazın. Bu adım atlanırsa sistem sıfırdan başlar ve eski alacaklarınız kayıtlarda hiç görünmez. Sonradan fark edildiğinde düzeltmesi çok daha zahmetlidir.

4. Tahsilatı aynı gün işleyin

Fatura kesmeyi kimse unutmaz; unutulan hep tahsilat kaydıdır. Para hesaba geçti diye kayıt kendiliğinden oluşmaz. Günde beş dakika ayırmak, ay sonunda ekstre tutturmaya çalışmaktan hızlıdır.

Mutabakat: yılda iki kez yeter, ama yapın

Mutabakat, sizin kaydınızla karşı tarafın kaydını karşılaştırmaktır. Kulağa formaliteymiş gibi gelir; pratikte iki tarafın da gözünden kaçan işlemleri ortaya çıkarır.

Ekstreyi gönderin, "bizde şu tarihte şu bakiye görünüyor, teyit eder misiniz" deyin. Fark çıkarsa neredeyse her zaman şu üçünden biridir: eksik işlenmiş tahsilat, iki kez girilmiş fatura veya iade/iskonto belgesinin işlenmemesi.

Bakiye neden tutmuyor?

"Rakam yanlış" şikayetinin arkasında genelde program değil, kayıt sırası vardır. Kontrol listesi:

• Açılış girilmiş mi? En sık sebep bu.
• Tahsilat doğru cariye mi işlenmiş? Benzer isimli iki kart varsa yanlış olana gitmiş olabilir.
• İade faturası var mı? İade işlenmezse bakiye olduğundan yüksek görünür.
• Farklı para birimi karışmış mı? Dövizli işlemlerde kur farkı ayrı ele alınmalıdır.

Qolay.App'te nasıl işliyor?

Cari kartını bir kez açtıktan sonra ayrıca bir şey yapmanız gerekmiyor: kestiğiniz fatura, girdiğiniz tahsilat ve ödeme bakiyeye kendiliğinden işliyor. Müşteri listesinde bakiyeyi doğrudan görüyor, karta girince tüm hareket geçmişine ulaşıyorsunuz.

İki yer işi kolaylaştırıyor. Birincisi yapılacak tahsilatlar ve ödemeler raporu — vadesi yaklaşan alacakları giriş ekranında gösteriyor. İkincisi e-belge açıklama şablonları; faturanın altına güncel bakiyeyi otomatik ekleyerek müşteriye her belgede hatırlatma yapıyor.

Sık sorulanlar

Excel ile cari tutulur mu?

Az sayıda müşteriyle olur. Sorun, faturayı bir yerde kesip bakiyeyi başka yerde tutmaktan çıkar: iki kayıt er ya da geç ayrışır. Excel'den geçiş yazımızda taşıma sırasını anlattık.

Cari ekstresi ne işe yarar?

Belirli bir tarih aralığındaki tüm hareketleri ve bakiyeyi gösterir. Mutabakatta ve alacak takibinde kullanılır; müşteriye gönderilecek en net belgedir.

Nakit çalışıyorum, cari tutmam gerekir mi?

Tahsilat anında yapılıyorsa cari bakiye sürekli sıfır kalır ve takip yükü azalır. Yine de kart açmak, o müşteriyle geçmiş işlem hacminizi görmenizi sağlar.

Vadesi geçen alacak için ne yapmalı?

Erken ve düzenli hatırlatma en etkili yöntem. Sürecin nasıl kurulacağını vadesi geçen alacaklar yazısında ele aldık.

Cari takibi bir rapor işi değil, alışkanlık işi. Kartları düzgün açıp tahsilatı günlük işlerseniz bakiyeler kendiliğinden doğru kalır.

Qolay.App'te ücretsiz hesap açıp cari kartlarınızı bugün oluşturabilirsiniz.