E-Belge Saklama Yükümlülüğü ve Süreleri

E-faturaya geçen işletmelerin çoğunda ortak bir rahatlama var: "Artık klasör tutmuyoruz, her şey sistemde."

Kısmen doğru. Ama saklama yükümlülüğü ortadan kalkmadı — sadece şekil değiştirdi. Ve sorumluluk hâlâ sizde.

Kaç yıl saklanmalı?

Vergi mevzuatı açısından defter ve belgelerin ilgili oldukları yılı takip eden takvim yılından itibaren beş yıl saklanması gerekiyor.

Ancak tek süre bu değil. Ticaret Kanunu, ticari defter ve belgeler için on yıllık bir saklama yükümlülüğü öngörüyor. Yani vergi tarafı için beş yıl yeterli görünse de ticari uyuşmazlıklar açısından on yıl esas alınıyor.

Pratik yaklaşım: uzun olanı esas alın. Depolama maliyeti, on yıl sonra bir belgeyi bulamamanın maliyetinin yanında önemsiz kalıyor.

PDF saklamak neden yetmiyor?

E-faturanın aslı PDF değil, XML dosyasıdır. PDF, o belgenin insan tarafından okunabilir görüntüsüdür.

Belgenin hukuki geçerliliğini sağlayan mali mühür/e-imza XML içinde bulunur. PDF çıktısında bu imza yoktur; dolayısıyla PDF tek başına belgenin aslı yerine geçmez.

Denetimde XML istenebilir. "Bende PDF'leri var" demek, kağıt dönemde "fotokopisi var" demeye benziyor.

Bu yüzden hem gönderdiğiniz hem aldığınız belgelerin XML'lerini indirip saklayın.

Entegratör değişikliğinde ne oluyor?

Bu, geç fark edilen bir risk. Özel entegratörünüzü değiştirdiğinizde geçmiş belgelerinize erişiminiz kesintiye uğrayabiliyor. Eski sağlayıcı sözleşme bitiminden sonra sınırsız erişim vermek zorunda değil.

Saklama yükümlülüğü ise mükellefte kalmaya devam ediyor. Yani belgelere ulaşamamanız mazeret sayılmıyor.

Bu yüzden entegratör değiştirmeden önce tüm belgelerin XML arşivini indirmek şart. Entegratör seçimi yazısında bu konuyu ayrıca ele aldık.

Ayrıca GİB'in saklama hizmeti veren kuruluşlar için ayrı bir izin mekanizması var; sağlayıcınızın bu kapsamda olup olmadığını sorabilirsiniz.

Sadece e-belge değil

Saklama yükümlülüğü faturayla sınırlı değil. Sözleşmeler, banka dekontları, gider fişleri, gümrük belgeleri, mutabakat yazışmaları — hepsi bir uyuşmazlıkta veya incelemede istenebilir.

Bunları ilgili kayıtla birlikte saklamak, klasör mantığından çok daha işlevsel. Bir faturayı açtığınızda sözleşmesini ve dekontunu da görebiliyorsanız arama süresi sıfıra iniyor.

Qolay.App tarafındaki dosya yönetimi bu mantıkla çalışıyor; ayrıntısını dosya yönetimi ve e-belge yedekleme yazısında anlattık.

Sık sorulanlar

Belgeleri kendi bilgisayarımda saklayabilir miyim?

Elektronik ortamda saklama için belirli teknik şartlar aranıyor. Tek kopyanın bir bilgisayarda durması, disk arızasında her şeyi kaybetmek demek; en az iki ayrı yerde kopya bulundurun.

Aldığım faturaları da saklamalı mıyım?

Evet. Gider ve KDV indirimi haklarınızın dayanağı bu belgeler. Gelen e-faturaların XML'lerini de arşivleyin.

Kağıt faturalarımı imha edebilir miyim?

Saklama süresi dolmadan imha etmeyin. E-belgeye geçmiş olmanız geçmiş dönem kağıt belgeleri kapsamıyor.

Şirketi kapatırsam belgeler ne olacak?

Saklama yükümlülüğü kapanışla sona ermiyor. Tasfiye sonrası da ilgili süreler boyunca belgelerin muhafazası gerekiyor.

E-belge, arşivi ortadan kaldırmıyor; taşınabilir hale getiriyor. Sorumluluğun kimde olduğunu bilmek, beş yıl sonra rahat etmenizi sağlıyor.

Qolay.App'te ücretsiz hesap açıp belgelerinizi kayıtlarıyla birlikte saklayabilirsiniz.