Stok Takibi Hatalarını Önleme

Sistemde 40 adet görünüyor, rafta 33 var. Ya da tersi: sistem sıfır diyor ama depoda kutular duruyor.

Bu noktada ilk şüphelenilen şey program olur. Neredeyse hiçbir zaman program değildir. Fark, bir hareketin kaydedilmediği veya yanlış sırayla kaydedildiği yerden çıkar.

Stoğu ne değiştirir?

Kafa karışıklığının önemli bölümü, hangi belgenin stoğu etkilediğinin bilinmemesinden geliyor. Temel kural: malı fiziksel olarak hareket ettiren belge stoğu değiştirir.

• Alış faturası / gelen irsaliye: Stok artar.
• Satış faturası / sevk irsaliyesi: Stok azalır.
• Sipariş: Stoğu değiştirmez. Sipariş bir niyet belgesidir; mal henüz hareket etmemiştir.
• Tahsilat / ödeme: Stokla ilgisi yoktur, yalnızca parayı ilgilendirir.

"Sipariş girdim ama stok düşmedi" şikayetinin cevabı burada. Düşmemesi gerekiyor.

Sayım farkının beş kaynağı

• Açılış stoğu girilmemiş. Yine en sık sebep. Program sıfırdan başlar, ilk satışta stok eksiye düşer.
• İrsaliye ile fatura ikisi birden işlenmiş. Mal bir kez çıkmıştır ama stoktan iki kez düşmüştür. Hangi belgenin stoğu etkileyeceğine baştan karar verin.
• Yanlış depo seçilmiş. Çok depolu çalışıyorsanız mal başka depodan düşmüştür. Toplam doğru, dağılım yanlış görünür.
• Aynı ürün iki kart olarak açılmış. Barkodu farklı yazılmış aynı ürün, iki ayrı stok tutar.
• Kayıt dışı hareketler. Numune verilen, kırılan, personelin aldığı ürünler. Fiziksel olarak çıkmış ama hiçbir belgeye bağlanmamıştır.

Eksi stok bir hata değil, uyarıdır

Sistemde eksi stok gördüğünüzde panik yapmayın; bu size bir bilgi veriyor: bu üründen satış kaydedilmiş ama giriş kaydedilmemiş.

Neredeyse her zaman iki sebepten biridir. Ya açılış stoğu girilmemiştir ya da alış faturası henüz işlenmemiştir. Eksi bakiyeyi görmezden gelmek yerine kaynağını bulun; aynı ürün büyük ihtimalle her ay aynı sorunu üretecektir.

Disiplini kurmak: dört kural

1. Sayımla başlayın. Programa geçerken tahminle giriş yapmayın; depoyu sayıp gerçek miktarı yazın.
2. Ürün kartlarını tekilleştirin. Barkod veya stok kodu üzerinden tek kart. Aynı ürünün ikinci kez açılmasını engelleyin.
3. Belge sırasını netleştirin. İrsaliye kesip sonra fatura mı kesiyorsunuz, yoksa doğrudan fatura mı? Ekipçe aynı akışı uygulayın.
4. Kayıt dışı çıkışları da kaydedin. Numune, fire, kırık — hepsi bir kayda bağlansın. Kaydedilmeyen çıkış, sonraki sayımda "kayıp" olarak görünür.

Ne sıklıkta sayım yapmalı?

Yılda bir kez tüm depoyu saymak yerine, çok hareket gören 20-30 ürünü ayda bir saymak çok daha etkili. Fark küçükken yakalanır ve kaynağını bulmak kolay olur.

Altı ay sonra bulunan 200 adetlik fark ise artık açıklanamaz; sadece kabullenilir.

Sık sorulanlar

Hizmet satıyorum, stok tutmam gerekir mi?

Hayır. Hizmet kartları stok hareketi oluşturmaz. Ürün ve hizmeti ayrı kart tipleri olarak tanımlamak bu yüzden önemli.

Birden fazla depom var, nasıl yönetirim?

Her depoyu ayrı tanımlayıp her işlemde doğru depoyu seçmeniz gerekir. Depolar arası transferi de kayda alın, aksi halde bir depo eksi diğeri fazla görünür.

E-ticaret yapıyorum, stok pazaryeriyle nasıl uyumlanır?

Pazaryeri siparişleri faturaya dönüştüğünde stok düşer. Akışı pazaryeri siparişlerini faturaya dönüştürme yazısında anlattık; sık yapılan hatalar için e-ticaret muhasebesi yazısına bakın.

Depoyu silemiyorum, neden?

Üzerinde stok hareketi olan depo silinemez; geçmiş kayıtların bütünlüğü için. Kullanmıyorsanız pasife alabilirsiniz.

Stok takibi bir yazılım özelliği değil, ekip alışkanlığı. Herkes aynı belgeyi aynı sırayla kestiğinde sayım da tutar.

Qolay.App'te ücretsiz hesap açarak stok kartlarınızı ve açılış miktarlarınızı bugün girebilirsiniz.