E-Adisyon Zorunluluğu Nedir?

Masaya bırakılan adisyon fişi, yeme-içme sektörünün en eski alışkanlıklarından biri. Şimdi bu fişin dijital bir kaydı olması bekleniyor.

E-adisyon, müşteriye sunulan hesabın elektronik ortamda oluşturulması ve kaydının tutulması demek. Kafeler, restoranlar, pastaneler ve benzeri hizmet işletmeleri için kademeli olarak gündeme geliyor.

Adisyon neden belge sayılıyor?

Adisyon, müşteri hesabı kapanmadan önce düzenlenen ara belgedir. Ne yendiğini, ne kadar tutar oluştuğunu ve hangi masaya ait olduğunu gösterir. Ödeme alındığında bu tutar fatura veya perakende satış fişine dönüşür.

Kağıt adisyonda zincirin ilk halkası denetlenemiyordu: fiş yırtılırsa geriye iz kalmıyordu. Elektronik adisyonda ise kayıt oluştuğu anda saklanıyor ve sonrasında düzenlenen belgeyle eşleşiyor.

Bu yüzden e-adisyonu tek başına bir yükümlülük olarak değil, satıştan faturaya uzanan zincirin bir parçası olarak düşünmek daha doğru.

Kimler kapsama giriyor?

Kapsam esas olarak yeme-içme hizmeti veren işletmeler üzerine kurulu: lokanta, restoran, kafeterya, pastane, kahvehane ve benzeri yerler ile konaklama tesisleri bünyesindeki yeme-içme birimleri.

Kapsam ve tarihler tebliğle belirleniyor ve zaman içinde genişliyor. İşletmenizin bu yıl kapsamda olup olmadığını mali müşavirinizle veya Gelir İdaresi Başkanlığı'nın güncel duyurusundan doğrulayın — bu yazıdaki bilgiyi genel çerçeve olarak alın, tarih ve had bilgisini kaynağından teyit edin.

Kapsama girdiğiniz tarihte hazır olmak, o tarihte başvurmaktan çok daha rahat bir süreç demek. Adisyon düzeni kurulmamış bir işletmede geçiş, yalnızca yazılım meselesi olmuyor; servis akışının kendisi değişiyor.

Geçiş için ne gerekiyor?

Sıralama genelde şöyle işliyor:

1. Mali mühür veya e-imza. Elektronik belge düzenleyebilmek için şirketinizin mali mührü, şahıs işletmeleri içinse e-imza gerekiyor. Detayı mali mühür ve e-imza başvurusu yazısında anlattık.

2. E-belge altyapısı. E-adisyon tek başına kurulmuyor; e-fatura ve e-arşiv uygulamalarıyla birlikte çalışıyor. Aradaki farkı e-fatura ve e-arşiv farkları yazısında ele aldık.

3. Yöntem seçimi. GİB portalı, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon. Küçük ve orta ölçekli işletmelerin büyük çoğunluğu için pratik olan özel entegratör yolu. Entegratör seçimi yazısı bu kararı ayrıntılı ele alıyor.

4. Servis akışının düzenlenmesi. Masa açma, ürün ekleme, hesap kapatma adımlarının hepsinin sisteme düşmesi gerekiyor. Bu, kasadaki alışkanlığın değişmesi demek.

Adisyondan sonrası: fatura ve ön muhasebe

E-adisyon yalnızca belgeyi dijitalleştiriyor; asıl kazanç sonrasında başlıyor. Hesap kapandığında oluşan satış kaydı doğru şekilde ön muhasebeye düşerse gün sonu raporu, KDV takibi ve stok tüketimi kendiliğinden yerine oturuyor.

Qolay.App tarafında bu akışın karşılığı şu: satış belgesi düzenleniyor, tahsilat hangi hesaba girdiyse oraya işleniyor, gün sonunda kasa ve banka bakiyesi gerçekle örtüşüyor. Hesap kurulumu için banka ve kasa yönetimi yazısına bakabilirsiniz.

Kartla yapılan tahsilatlarda komisyon farkı da hesaba katılmalı; POS mutabakatı yazısı bu konuyu ayrıca ele alıyor.

Sık sorulanlar

E-adisyon, yazar kasa fişinin yerine mi geçiyor?

Hayır. Adisyon, ödeme öncesi düzenlenen ara belge. Ödeme alındığında ayrıca fatura veya perakende satış belgesi düzenlenmeye devam ediyor.

Küçük bir kafe için de gerekli mi?

Kapsam işletme türü ve tebliğde belirlenen kriterlere göre değişiyor. Bugün kapsam dışında olmak, önümüzdeki dönemde de dışında kalacağınız anlamına gelmiyor.

İnternet kesilirse ne oluyor?

Kesinti senaryosu için kullandığınız çözümün çevrimdışı çalışma ve sonradan gönderim davranışını mutlaka sorun. Yoğun serviste bu detay en kritik olanı.

Belgeleri ne kadar saklamam gerekiyor?

Elektronik belgelerin saklama yükümlülüğü kağıt belgelerle aynı mantıkta işliyor. E-belge saklama yükümlülüğü yazısında süreleri ve sorumluluğu anlattık.

E-adisyon, tek başına bakıldığında bir zorunluluk; işletme tarafından bakıldığında ise gün sonunda hesabın tutması demek.

Qolay.App'te ücretsiz hesap açıp satış, tahsilat ve belge akışınızı tek panelden kurabilirsiniz.