E-Fatura Entegratör Seçimi

E-faturaya geçerken verilecek ikinci karar, mali mühürden hemen sonra geliyor: faturayı nereden keseceksiniz?

Üç yol var ve aralarındaki fark yalnızca fiyat değil.

1. GİB portalı

Gelir İdaresi'nin kendi arayüzü. Ücretsiz ve doğrudan kaynaktan.

Sınırları var: her fatura elle giriliyor, kalem kalem. Ürün ve müşteri bilgileriniz sistemde tutulmuyor, ön muhasebenizle bağlantısı yok. Ayrıca belirli bir fatura sayısının üzerinde portal kullanımı kısıtlanabiliyor.

Ayda birkaç fatura kesen çok küçük işletmeler için makul. Fatura sayınız haftada birkaçı geçiyorsa elle giriş kısa sürede yorucu hale geliyor.

2. Özel entegratör

GİB'den yetki almış bir hizmet sağlayıcı üzerinden belge gönderip almak. Küçük ve orta ölçekli işletmelerin büyük çoğunluğu bu yolu kullanıyor.

Avantajı, işin teknik tarafının size hiç gelmemesi: mühür sağlayıcının sisteminde tanımlı, gönderim ve alım arka planda yürüyor, arşivleme hizmet kapsamında.

Asıl kazanç ise ön muhasebenizle bağlantı: fatura, satış kaydından üretiliyor. Cari bakiye, stok ve KDV aynı anda güncelleniyor. İki ayrı yere aynı bilgiyi girmiyorsunuz.

Ücretlendirme genelde kontenjan üzerinden: yıllık belirli sayıda belge hakkı satın alıyorsunuz.

3. Doğrudan entegrasyon

Kendi sisteminizi GİB'e doğrudan bağlamak. Teknik ekip, sürekli bakım ve belirli bir belge hacmi gerektiriyor.

Günde binlerce belge üreten büyük yapılar dışında mantıklı bir seçenek değil. Mevzuat değiştiğinde uyarlamayı da siz yapmak zorundasınız.

Entegratör seçerken sorulacaklar

Kontenjan bitince ne oluyor? Fatura kesemez hale mi geliyorsunuz, yoksa ek paket mi tanımlanıyor? Yoğun sezonda bu soru kritik.

Gelen faturalar kontenjandan düşüyor mu? Bazı paketlerde yalnızca gönderilen, bazılarında alınan belgeler de sayılıyor.

Arşive nasıl ulaşıyorum? XML'leri toplu indirebiliyor musunuz? Bu, ayrılmayı düşündüğünüzde en önemli soru. E-belge saklama yazısında bu riski anlattık.

Hangi belge tiplerini destekliyor? Bugün yalnızca e-fatura kesiyor olabilirsiniz; e-irsaliye, e-SMM veya e-müstahsil ihtiyacı doğduğunda aynı sağlayıcıyla devam edebiliyor musunuz?

Ön muhasebeyle nasıl konuşuyor? Fatura kesme, ayrı bir ekrana gidip bilgileri yeniden yazmak anlamına geliyorsa çift iş yapıyorsunuz demektir.

Destek nasıl veriliyor? Fatura gönderilemediğinde kime, ne kadar sürede ulaşıyorsunuz? Ay sonunda bunun cevabı çok değerli hale geliyor.

Entegratör değiştirmek

Değiştirmek mümkün ve düşündüğünüzden yaygın. Süreçte iki şeye dikkat edin.

Birincisi, geçiş anında belge kaybı yaşamamak için tarih planlaması. Eski sağlayıcı kapanmadan yenisi devreye girmeli.

İkincisi, ayrılmadan önce tüm arşivi indirmek. Saklama sorumluluğu sizde kalmaya devam ediyor ve sonradan talep etmek her zaman mümkün olmuyor.

Sık sorulanlar

Portalla başlayıp sonra entegratöre geçebilir miyim?

Evet. Çoğu işletme bu yolu izliyor. Geçiş sırasında portaldaki belgelerinizi indirmeyi unutmayın.

Birden fazla firmam var, tek hesap yeterli mi?

Her firma için ayrı mükellefiyet ve mühür gerekiyor, ancak tek panelden yönetmek mümkün. Birden fazla firma yönetimi yazısına bakın.

Mobilden fatura kesebilir miyim?

Sağlayıcıya bağlı. Saha satışı yapıyorsanız bu özelliği baştan sorun; mobilde e-fatura yazısında ele aldık.

Entegratör faturamı reddedebilir mi?

Format hataları gönderim öncesi yakalanır ve düzeltmeniz istenir. Bu, portalda kendiniz fark etmeniz gereken hataların önden yakalanması demek.

Doğru seçim, fatura sayınıza ve ön muhasebenizle kuracağı bağa göre değişiyor. En ucuz yöntem, çoğu zaman en çok zaman harcatan yöntem oluyor.

Qolay.App'te ücretsiz hesap açıp satış ve e-fatura akışınızı tek yerde birleştirebilirsiniz.