Adım Adım E-Fatura Nasıl Kesilir? (GİB Portal ve Entegratör)

e-Fatura mükellefi oldunuz ve ilk faturayı kesmeniz gerekiyor. Karşınızda iki yol var: GİB'in kendi portalı veya özel bir entegratör.

İkisi de aynı belgeyi üretir, ikisi de yasal olarak geçerlidir. Fark, bunu her gün kaç kez yapacağınızda ortaya çıkar.

Fatura kesmeden önce hazır olması gerekenler

Hangi yöntemi seçerseniz seçin, şunlar olmadan ilerleyemezsiniz:

• Mali mühür. Şirketler için zorunlu; şahıs işletmelerinde e-imza da kullanılabiliyor. Başvuru ve teslim süreci birkaç gün sürebiliyor, işi son güne bırakmayın.
• Tamamlanmış e-fatura başvurusu. Mükellefiyet kaydınız aktif değilse gönderim yapamazsınız.
• Doğru firma bilgileri. Unvan, vergi numarası, vergi dairesi, adres. Buradaki bir harf hatası belgeyi reddettirir.
• Alıcının vergi numarası. Faturanın e-fatura mı e-arşiv mi olacağı buna bakılarak belirlenir. Ayrımı e-fatura ve e-arşiv farkı yazımızda anlattık.

Yöntem 1: GİB Portal

GİB'in ücretsiz portalı, düşük hacimli mükellefler için tasarlanmış temel bir arayüz. Adımlar şöyle:

1. Portala mali mühür veya e-imzanızla giriş yapın.
2. Fatura oluşturma ekranını açın ve belge tipini seçin.
3. Alıcının vergi numarasını girip kayıtlarını sistemden çekin.
4. Kalemleri tek tek ekleyin: ürün adı, miktar, birim fiyat, KDV oranı.
5. Tutarları kontrol edin, belgeyi imzalayıp gönderin.

Ücretsiz olması en güçlü yanı. Zayıf yanı günlük kullanımda çıkıyor: ürün ve müşteri bilgileri her seferinde elle giriliyor, ön muhasebenizle bağlantısı yok, cari bakiye ve stok kendiliğinden güncellenmiyor. Ayda birkaç fatura kesiyorsanız sorun değil. Günde birkaç fatura kesiyorsanız bu iş kısa sürede yorucu hale geliyor.

Yöntem 2: Özel entegratör üzerinden

Entegratör, belgeyi sizin adınıza GİB'e ileten yetkili servis sağlayıcı. Ön muhasebe programınız entegratöre bağlanır ve fatura kesme işi programın içinde kalır.

Qolay.App üzerinden akış şöyle:

1. Bir kereye mahsus kurulum. Ayarlar bölümünden entegratör bağlantısını ve fatura seri tanımlarını yapın.
2. Satış → Faturalar → yeni fatura.
3. Cariyi seçin. Kayıtlı müşteriyse bilgiler hazır geliyor; yeni müşteriyse fatura ekranından kart açabiliyorsunuz. Belge tipi de burada belirleniyor.
4. Kalemleri ekleyin. Ürün kartını seçtiğinizde fiyat ve KDV oranı otomatik geliyor; miktarı yazmanız yeterli.
5. Kaydedip gönderin. Belge entegratöre, oradan GİB'e gidiyor. Durumu aynı listeden takip ediyorsunuz.

Asıl kazanç fatura kesme hızı değil, arkada olan biten: aynı işlemle cari bakiye güncelleniyor, stok düşüyor, KDV raporuna işleniyor. Portal yönteminde bunların hepsini ayrıca yapmanız gerekir.

Hangisi size uygun?

Kaba bir ölçüt: ayda 10 faturanın altındaysanız portal iş görür. Üzerindeyseniz entegratörün maliyeti, kazandırdığı zamanın yanında küçük kalır.

İlk faturada en sık takılınan yerler

• Belge reddedildi. Genelde alıcı bilgilerinde hata vardır — vergi numarası veya unvan uyuşmuyordur.
• Seri tanımı yok. Kurulumda atlanırsa fatura numarası üretilemez. Ayarlar bölümünden tanımlanır.
• Mali mühür süresi dolmuş. Mührün geçerlilik süresi vardır ve sessizce biter; gönderim o gün durur.
• Yanlış KDV oranı. Ürün kartındaki oran hatalıysa her faturaya taşınır. Kartları baştan doğru kurmak sonradan düzeltmekten ucuzdur.

Sık sorulanlar

Sahadan fatura kesebilir miyim?

Entegratör yöntemiyle evet. Detayı mobilde e-fatura kesme yazısında.

Yanlış kestiğim faturayı silebilir miyim?

Karşı tarafa ulaşan e-fatura tek taraflı silinemez. Düzeltme, senaryoya göre ret veya iade faturasıyla yapılır.

Faturanın çıktısını müşteriye vermem gerekir mi?

e-Fatura'da gerekmez; belge alıcının posta kutusuna düşer, çıktı yalnızca bilgi amaçlıdır. Çıktının görünümünü markanıza uydurmak isterseniz yazdırma şablonu yazımıza bakın.

Entegratörü sonradan değiştirebilir miyim?

Evet, geçiş yapılabiliyor. Geçmiş belgelerinize erişim konusunu sözleşme aşamasında netleştirin.

e-Fatura kesmek teknik olarak zor değil; zor olan bunu her gün sürdürmek. Yöntem seçimini tam olarak buna göre yapın.

Qolay.App'te ücretsiz hesap açarak entegratör bağlantınızı kurup ilk faturanızı kesebilirsiniz.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Mükellefiyet ve belge düzeni yükümlülükleriniz için mali müşavirinize danışın.