Kârlı Görünüp Parasız Kalmanın Sebebi
Vadesi Geçen Alacakları Nasıl Yönetirsiniz?
Alacak yaşlandıkça tahsil edilme ihtimali düşer. Hatırlatmanın ne zaman ve nasıl yapılacağını, yaşlandırma raporunun nasıl okunacağını ve hangi noktada satışı durdurmak gerektiğini yazdık.
Kâğıt üzerinde kârlı, kasada parasız işletmelerin çoğunda tek bir sorun vardır: satış yapılmıştır, fatura kesilmiştir, para gelmemiştir.
Ve alacak bekledikçe değer kaybeder. Sadece enflasyondan değil — vadesinin üzerinden ne kadar çok zaman geçerse, tahsil edilme ihtimali o kadar düşer.
Önce yaşlandırma: alacak kaç günlük?
Toplam alacağınızın ne kadar olduğunu bilmek yetmez. Önemli olan o alacağın ne kadar beklediği. Alacaklarınızı gruplayın:
- Vadesi gelmemiş. Sorun yok, takvimde.
- 1-30 gün gecikmiş. Genelde unutkanlık veya ödeme günü kayması. Nazik bir hatırlatma çoğunu çözer.
- 30-90 gün gecikmiş. Burada bir sorun var demektir. Müşterinin nakit sıkıntısı olabilir veya sizi ödeme sırasında geriye atmıştır.
- 90 günü aşmış. Ciddi risk. Bu gruptaki tutarı kârınızdan düşülecek bir kalem gibi düşünmek daha gerçekçi.
Bu tabloyu bir kez çıkardığınızda genelde şaşırtıcı bir şey görürsünüz: toplam alacağın büyük kısmı birkaç müşteride toplanmıştır.
Hatırlatma takvimi
Tahsilatın en etkili aracı sertlik değil, düzen. Aynı takvimi herkese uygulayın:
- Vadeden 3 gün önce: Kısa bir bilgilendirme. "Şu tarihte şu tutar vadesi geliyor." Baskı değil, hatırlatma.
- Vade günü: Ödeme gelmediyse aynı gün yazın. Beklemek, gecikmeyi normalleştirir.
- 7. gün: Telefon. Yazılı mesajlar kolayca ertelenir, konuşma ertelenmez.
- 30. gün: Yazılı ve resmi bir bildirim; ödeme planı önerin.
Düzenli hatırlatma yapan tedarikçi, ödeme sırasında öne geçer. Bu bir kişilik meselesi değil, sistem meselesi.
Gecikmeyi baştan azaltan üç şey
- Vadeyi faturaya yazın. "30 gün" sözlü anlaşması, hangi günden sayıldığı konusunda tartışma çıkarır. Belgede tarih olsun.
- Ödeme bilgisini belgeye koyun. IBAN'ı her seferinde ayrıca göndermek gereksiz sürtünme yaratır. Açıklama şablonlarıyla IBAN ve güncel bakiye her belgeye otomatik eklenebiliyor.
- Risk limiti koyun. Bir müşterinin açık bakiyesi belirli bir tutarı aştıysa yeni vadeli satışı durdurun. Zor bir konuşma ama tahsil edilemeyen alacaktan ucuz.
Aramak yerine karşınıza çıksın
Tahsilat takibinin en zayıf halkası, listeyi açmayı hatırlamak. Yoğun bir günde kimse "bakayım kimin vadesi geçmiş" demiyor.
Qolay.App'te vadesi yaklaşan tahsilat ve ödemeler giriş ekranında görünüyor; listeyi aramanız gerekmiyor. Yapılacak tahsilatlar ve ödemeler raporu yazısında nasıl okunacağını anlattık.
Hatırlatma e-postalarını asistan üzerinden hazırlatmak da mümkün; gönderim öncesi onay sizde kalıyor.
Sık sorulanlar
Müşteriyi kaybetmekten çekiniyorum, ne yapmalı?
Ödemeyen müşteri zaten müşteri değil, risktir. Düzenli ve nazik hatırlatma ilişkiyi bozmaz; sessiz kalıp altı ay sonra sert çıkmak bozar.
Bakiye tutmuyor diyorlar, ne yapmalı?
Ekstre gönderip mutabakat yapın. Fark genelde işlenmemiş bir tahsilat veya iade faturasından çıkar. Yöntemi cari hesap takibi yazısında anlattık.
Hangi alacaktan başlamalıyım?
En eskiden değil, en büyük ve hâlâ tahsil edilebilir olandan. Nakit etkisi en yüksek olan yerden başlamak mantıklı.
Tahsilat, satıştan ayrı bir iş değil; satışın tamamlanmamış hali. Takvimi kurun, hatırlatmayı düzene bağlayın; gerisi kendiliğinden gelir.
Qolay.App'te ücretsiz hesap açarak vadesi geçen alacaklarınızı bugün listeleyebilirsiniz.