Avans ve Ön Ödeme Nasıl Faturalandırılır?

Müşteri işe başlamanız için ödeme yaptı. Mal henüz teslim edilmedi, hizmet henüz tamamlanmadı.

Şimdi ne olacak? Bu sorunun cevabı, "para geldiyse fatura kesilir" sanısı yüzünden sık sık yanlış veriliyor.

Avans tek başına fatura doğurmaz

Fatura, mal teslimi veya hizmet ifasına bağlıdır. Avans ise henüz gerçekleşmemiş bir işlem için alınan ön ödemedir; teslim yoktur, dolayısıyla vergiyi doğuran olay da yoktur.

Bu yüzden avans alındığında fatura değil, tahsilat kaydı yapılır. Para banka veya kasaya girer, karşılığında müşteriye borçlanırsınız — çünkü henüz hak etmediğiniz bir parayı elinizde tutuyorsunuz.

Cari hesapta bu, müşterinin alacaklı görünmesi demek. Alışılmadık gelebilir ama doğrusu budur ve iş tamamlandığında düzelir.

Fatura kesme süresi ve tutar eşiklerini bu yazıda ayrıntılı ele aldık.

İş tamamlandığında: mahsup

Teslim gerçekleştiğinde fatura işin tamamı üzerinden kesilir. Avans tutarı faturadan düşülmez; fatura tam tutarla düzenlenir.

Daha önce alınan avans, bu faturaya mahsup edilir ve cari hesapta yalnızca kalan tutar borç olarak görünür. Yani avans faturayı küçültmez, alacağı küçültür.

Sık yapılan hata: faturayı avans düşülmüş tutar üzerinden kesmek. Bu, hem KDV matrahını eksik gösteriyor hem de müşterinin kayıtlarıyla uyuşmazlık yaratıyor.

Faturaya "X TL avans mahsup edilmiştir" notu düşmek, mutabakatta işinizi kolaylaştırır. Bu tür standart notları açıklama şablonlarıyla otomatikleştirebilirsiniz.

Avans, kapora, depozito

Üçü de "peşin alınan para" gibi görünüyor ama hukuki nitelikleri farklı.

Avans, bedelin bir kısmının erken ödenmesidir; iş yapılmazsa iade edilir.

Kapora (pey akçesi), sözleşmenin bağlayıcılığını sağlar. Alıcı cayarsa kalabilir, satıcı cayarsa fazlasıyla iade gerekebilir.

Depozito, teminat amaçlıdır ve iş bitiminde iade edilmek üzere tutulur.

Cayma nedeniyle sizde kalan bir tutar, artık ön ödeme değil gelir niteliği kazanabilir. Bu durumda belge düzeni değişir; mali müşavirinize danışın.

Takipte kaybolmaması için

Avansların en büyük riski unutulmaları. Aylar önce alınmış bir avans, iş teslim edilirken hatırlanmazsa müşteriden ikinci kez para istenmiş oluyor.

Bunu önlemenin yolu avansı serbest bir tahsilat olarak değil, ilgili müşterinin cari hesabına bağlı olarak kaydetmek. Cari hesap takibi yazısında bu düzeni anlattık.

Nakit planlaması açısından da önemli: elinizdeki para henüz kazanılmış değil. Yapılacak tahsilatlar ve ödemeler raporu yazısı bu ayrımı ele alıyor.

Sık sorulanlar

Müşteri avans için fatura istiyorsa ne yapmalıyım?

Tahsilat makbuzu veya banka dekontu bu ihtiyacı karşılar. Belge talebi resmî bir onay süreci içinse proforma fatura uygun olur; proforma fatura yazısına bakın.

Avansta KDV var mı?

Teslim gerçekleşmediği için KDV doğmaz. KDV, fatura düzenlendiğinde hesaplanır.

Uzun süren projelerde ara ödemeler nasıl olur?

İşin tamamlanan kısmı için hakediş esaslı fatura kesilebiliyor. Bu durumda ödeme avans değil, tamamlanan işin bedeli oluyor.

Avans iade edilirse ne yapılır?

Fatura kesilmediği için iade faturasına gerek yok; ödeme kaydı ters yönde işlenir ve cari bakiye kapanır.

Avans, faturanın erkene çekilmesi değil; alacağın erken tahsil edilmesidir. Bu ayrım oturduğunda hem belge hem cari düzeni yerine oturuyor.

Qolay.App'te ücretsiz hesap açıp avans ve tahsilatlarınızı müşteri bazında takip edebilirsiniz.