ليست فاتورة، بل الشكل الرسمي للعرض
ما هي الفاتورة الشكلية (Proforma) وكيف يتم إعدادها؟
لا تنشئ الفاتورة الشكلية قيداً محاسبياً ولا ترتب ضريبة قيمة مضافة، لكنها الخطوة الأكثر أهمية في المبيعات. شرحنا المعلومات التي يجب أن تتضمنها وكيف تتحول إلى فاتورة حقيقية.
تُعد الفاتورة الشكلية (Proforma) عرضة لسوء التفاهم المستمر نظراً لاحتواء اسمها على كلمة "فاتورة". فهي في الواقع ليست فاتورة، بل هي عرض سعر ذو مظهر رسمي.
لا تنشئ قيداً محاسبياً، ولا تولد ضريبة القيمة المضافة، ولا يمكن تسجيلها كمصروف. ورغم ذلك، فهي لا غنى عنها في التصدير والمبيعات المؤسسية.
ما هي فائدتها؟
الفاتورة الشكلية هي الشكل الموثق لإخبار المشتري بأن "هذا العمل سيتم بالشروط الفلانية وبالسعر الفلاني". وهي مفيدة في ثلاثة أماكن:
قبل الدفع. في الأعمال التي تتم الدفعة المقدمة فيها، يطلب المشتري مستنداً ليتمكن من إجراء الحوالة البنكية. ونظراً لعدم تسليم البضاعة بعد، فلا يمكن إصدار فاتورة؛ وهنا يأتي دور الفاتورة الشكلية لملء هذا الفراغ.
في التصدير. يطلب المشتري الموجود في الخارج الفاتورة الشكلية من أجل تصريح الاستيراد، أو فتح الاعتماد المستندي، أو لإجراءات الجمارك الخاصة به.
في إجرات الاعتماد المؤسسية. في الشركات الكبرى، يرتبط اعتماد الشراء بمستند مدون عليه المبلغ. وتبدأ الفاتورة الشكلية هذا الاعتماد.
ماذا يجب أن تتضمن؟
ليس لها تنسيق إلزامي، لكن الفاتورة الشكلية الناقصة تثير النزاعات لاحقاً. ويجب أن تتضمن ما يلي:
اسم المستند. يجب أن يكتب عليها بوضوح "فاتورة شكلية" (Proforma Fatura) مع بيان أنها ليس لها قيمة مالية. وإلا فقد يعتقد المشتري أنها فاتورة حقيقية ويقوم بإدراجها في سجلاته.
الأطراف والتاريخ. معلومات البائع والمشتري، وتاريخ التحرير، ورقم المستند.
البنود. وصف المنتج/الخدمة، والكمية، وسعر الوحدة، والعملة، والإجمالي.
فترة الصلاحية. وهي النقطة الأكثر تجاهلاً. فتقديم عرض بلا توقيت في فترة تتذبذب فيها أسعار الصرف والتكاليف يعني البيع بخسارة بعد ثلاثة أشهر.
شروط الدفع والتسليم. الأجل، طريقة الدفع، ومكان التسليم. وفي التصدير، تضاف طريقة التسليم (شروط التجارة الدولية Incoterms) ومعلومات المنشأ.
التحول من الفاتورة الشكلية إلى الفاتورة الفعلية
عندما يقبل المشتري العرض ويتم التسليم، يتم إصدار الفاتورة الأصلية. الخطأ الأكثر شيوعاً هنا هو إعادة كتابة معلومات الفاتورة الشكلية يدوياً في الفاتورة الفعلية: حيث يُحذف بند ما، أو يتغير سعر، أو لا يتطابق المبلغ.
التدفق الصحيح هو الاحتفاظ بالفاتورة الشكلية في نفس المكان الذي أنشأتها فيه وتحويلها مباشرة إلى فاتورة. وبهذه الطريقة، يتم نقل البنود والأسعار ومعلومات العملاء بدقة كما هي؛ والشيء الوحيد الذي يتغير هو نوع المستند.
هناك موضوع إضافي في الفواتير الشكلية بالعملات الأجنبية: فقد يختلف سعر الصرف في تاريخ الفاتورة عن سعر الصرف في تاريخ التحصيل. وقد شرحنا كيفية توثيق هذا الفرق في مقالنا ما هي فاتورة فرق سعر الصرف.
هل المظهر مهم؟
الفاتورة الشكلية غالباً ما تكون أول مستند خطي يتلقاه العميل من عملك. والفرق بين جدول تالف في برنامج وورد وبين ملف PDF منظم يحمل شعارك ينعكس بوضوح على إدراك مدى الجدية والاحترافية.
لقد تناولنا جعل مخرجات المستندات متوافقة مع علامتك التجارية في مقال كيفية تخصيص قالب طباعة الفواتير.
بدلاً من كتابة ملاحظاتك القياسية (معلومات البنك، فترة الصلاحية، شروط الإرجاع) يدوياً على كل مستند، يمكنك ربطها بقالب؛ وهذا ما يشرحه مقال قوالب وصف المستندات الإلكترونية.
الأسئلة الشائعة
هل يمكنني تلقي المدفوعات باستخدام الفاتورة الشكلية؟
نعم، يمكن للمشتري الدفع بناءً على الفاتورة الشكلية. ومع ذلك، يجب عليك إصدار الفاتورة الحقيقية بعد التحصيل؛ فالفاتورة الشكلية لا تحل محلها.
هل يجب علي إظهار ضريبة القيمة المضافة في الفاتورة الشكلية؟
إظهارها في المبيعات المحلية يمكن المشتري من رؤية التكلفة الإجمالية. أما في التصدير، فتُصدر بدون ضريبة القيمة المضافة.
هل تستخدم الفاتورة الشكلية نفس سلسلة أرقام الفواتير الفعلية؟
لا، احتفظ بها منفصلة. فالخلط بينها وبين سلسلة الفواتير الرسمية يصعب عملية المتابعة.
هل يمكن للمشتري تسجيل الفاتورة الشكلية كمصروف؟
لا. الفاتورة الشكلية ليست مستنداً مالياً؛ تسجيل المصروفات يتطلب فاتورة حقيقية.
الفاتورة الشكلية هي الخطوة الأولى في بداية عملية البيع. وعند إعدادها بشكل صحيح، فإنها تسهل فرصتك في إتمام الصفقة وعملية الفوترة اللاحقة.
يمكنك فتح حساب مجاني على Qolay.App وإدارة عمليات المستندات الخاصة بك من مكان واحد.
مقالات ذات صلة
أدلة أخرى قريبة من هذا الموضوع.
