اجعل مطبوعاتك تعبر عن علامتك التجارية
كيفية تخصيص قالب طباعة الفواتير؟
تُعد مطبوعات الفواتير غالباً نقطة الاتصال الأخيرة بين العميل وعلامتك التجارية. لقد شرحنا كيفية تصميم القوالب، والمستندات التي يمكن استخدامها فيها، والأمور التي يجب مراعاتها أثناء التصميم.
مخرجات الفاتورة هي غالباً آخر نقطة تواصل بين العميل وعلامتك التجارية. قد يكون موقع الويب الخاص بك، وتغليف منتجاتك، وعروضك التقديمية في غاية العناية؛ ولكن إذا كان المستند الذي تبقى بين يديه بسيطاً وخالياً من الهوية، فإن هذا الانطباع يتلاشى هناك.
والأكثر من ذلك، فإن إصلاح هذا الأمر يتطلب جهداً أقل بكثير مما يتخيله البعض.
طريقتان للتصميم
في Qolay.App، يمكنك تصميم القوالب بطريقتين:
- المصمم المرئي: تقوم بسحب وإفلات الحقول. يمكنك إضافة الشعار، وتغيير التخطيط، وتحديد المعلومات التي تظهر وأين تظهر. لا يتطلب أي خبرة تقنية.
- مصمم HTML: تحكم كامل من خلال الكود. إذا كان لديك دليل الهوية المؤسسية أو كنت بحاجة إلى تخطيط مخصص للغاية، فهذه الطريقة هي الأنسب.
بالنسبة لمعظم الشركات، يُعد المصمم المرئي كافياً بل وأكثر. لا تحتاج إلى جانب الHTML إلا إذا كنت تعمل مع وكالة متخصصة.
ليس الفواتير فقط
لا يقتصر تصميم القوالب على فواتير المبيعات وحدها. بل يمكن أيضاً تحديد قوالب منفصلة لمستندات الطلبات، وإيصالات التحصيل والدفع، ومستندات التحويل، وإيصالات المصروفات.
إيصال التحصيل مفيد بشكل خاص: فعندما تستلم أموالاً من العميل، فإن إعطاءه مستنداً منظماً بدلاً من ملاحظة مكتوبة بخط اليد يمنح طابعاً احترافياً وينهي أي نقاش مستقبلي حول "كنت قد دفعت لك".
مخرجات القوائم
إلى جانب المستندات الفردية، يمكنك أيضاً الحصول على ملفات PDF بضغطة زر واحدة من شاشات القوائم. تتحول قائمة الفواتير، أو كشف الحساب الجاري، أو قائمة التحصيلات مباشرة إلى مخرجات جاهزة.
هذا هو المكان الأكثر استخداماً عند إرسال بيانات الفترة إلى المستشار المالي أو عند إجراء المطابقات مع العملاء.
ما الذي يجب مراعاته عند التصميم؟
- لا تقم بإزالة الحقول الإلزامية. إذا تم إزالة معلومات الضريبة أو رقم المستند لاعتبارات جمالية، فقد يصبح المستند باطلاً.
- اجعل الشعار بحجم معقول. الشعار الذي يغطي ثلث الصفحة يتسبب في انتقال بنود الفاتورة إلى الصفحة الثانية.
- قم بالطباعة والمعاينة. قد يظهر التصميم الجميل على الشاشة بشكل مختلف على الورق؛ وخاصةً الدرجات الرمادية التي قد تختفي في الطابعات الضعيفة.
- اختبر قائمة البنود الطويلة. القالب الذي يبدو ممتازاً في فاتورة من ثلاثة أسطر قد يفسد في فاتورة من ثلاثين سطراً.
القالب ونصوص الوصف أمران مختلفان
موضوع شائع الخلط: قالب الطباعة يحدد مظهر المستند؛ بينما تعتبر النصوص الثابتة المضافة إلى المستند إعداداً منفصلاً.
إذا كنت ترغب في إضافة رقم الآيبان (IBAN)، أو تحذير بشأن موعد الاستحقاق، أو سطر رصيد الحساب الجاري، فالوجهة التي تبحث عنها هي قوالب وصف المستندات الإلكترونية.
الأسئلة الشائعة
هل يغير أيضاً مظهر الفاتورة الإلكترونية (e-Fatura) لدى الطرف الآخر؟
يتم تحديد مظهر الفاتورة الإلكترونية لدى جهة المستلم بواسطة XSLT وهو إعداد منفصل. قالب الطباعة يؤثر على المخرجات التي تحصل عليها أنت. لقد شرحنا الفرق بين أنواع المستندات في مقال الفاتورة الإلكترونية وفاتورة الأرشيف الإلكتروني.
هل يمكنني الاحتفاظ بأكثر من قالب؟
يمكنك تحديد قوالب منفصلة وفقاً لأنواع المستندات. وإذا كنت تستخدم شركات متعددة، فسيكون لكل شركة تصميمها الخاص.
هل يمكنني الطباعة من الجوال؟
يمكنك مشاركة المستند كملف PDF. يتم تصميم القالب نفسه على الويب — وقد تناولنا هذا الاختلاف في مقال إصدار الفواتير الإلكترونية عبر الهاتف المحمول.
إذا قمت بإتلاف التصميم، هل يمكنني العودة إلى الشكل القديم؟
القوالب الافتراضية محفوظة كما هي؛ يمكنك العودة إليها متى شئت. ومع ذلك، لا يزال أخذ نسخة احتياطية من التصميم الحالي قبل إجراء التعديلات عادةً جيدة.
تقوم بالتصميم مرة واحدة، ثم يصدر كل مستند محتفياً بتلك الهوية. عمل يستغرق نصف ساعة ينعكس إيجاباً على آلاف المستندات.
يمكنك فتح حساب مجاني على Qolay.App والبدء بإضافة شعارك إلى قالبك الخاص.
