تفويت تاريخ الاستحقاق يكلفك باهظاً
كيف يتم متابعة الشيكات والسندات؟
المتابعة اليدوية للشيكات والسندات عبر برنامج Excel تفيد إلى حد ما. لقد شرحنا سيناريوهات المحفظة، والتظيير، والشيكات بدون رصيد، والطريقة الأفضل لعدم تفويت تواريخ الاستحقاق.
في الشركات التي تتعامل بالشيكات والسندات، الخطأ الأكلف هو تفويت تاريخ الاستحقاق. الشيك الذي لا يُسلّم للتحصيل، السند الذي لا يُدفع، الأصل المنسي في اليد — كلها لها ثمن.
معظم الشركات تدير هذه المتابعة عبر برنامج Excel. وهو يعمل حتى حجم معين؛ ثم ينزاح تاريخ ما.
اتجاهان، منطقان
الشيكات/السندات التي تتلقاها هي مقابل مستحقاتك. هذه تعتبر وعداً بالدخل بالنسبة لك؛ ويجب تحصيلها في تاريخ الاستحقاق.
أما الشيكات/السندات التي تصدرها فهي مقابل ديونك. ويجب أن يتوفر رصيد لها في حسابك في تاريخ الاستحقاق.
من الضروري فصل هذين التدفقين. فعندما تتطابق تواريخ استحقاق الشيكات التي تلقيتها مع الشيكات التي أصدرتها، ينشأ دين لا يمكنك سداده بسبب مستحق لم تتمكن من تحصيله — وهنا تبدأ المشاكل المتسلسلة.
الحالات الثلاث للشيك الذي تتلقاه
عندما يمنحك العميل شيكاً، يمكنك استخدامه بثلاث طرق:
الاحتفاظ به في المحفظة. يبقى الشيك بين يديك، وتقوم بتسليمه إلى البنك للتحصيل في تاريخ الاستحقاق. السيناريو الأبسط.
تظهير الشيك (التنازل عنه). تقوم بتحويل الشيك كدفعة لموّردك الخاص. لم يعد في يدك ولكن مسؤوليتك تستمر: إذا عاد الشيك بدون رصيد، فقد تكون مسؤولاً بصفتك المظهر.
خصم الشيك لدى البنك. تحويله إلى سيولة مبكرة مقابل تكلفة، دون انتظار تاريخ الاستحقاق.
هذه الحالات الثلاث تختلف من حيث المتابعة. الاعتقاد بأن شيكاً قمت بتظهيره لا يزال في محفظتك هو أحد أكثر أخطاء المتابعة شيوعاً.
لماذا لا يكفي Excel؟
جدول Excel عبارة عن صورة فوتوغرافية؛ ما لم تفتحه وتنظر إليه، فهو لا ينبهك. وإذا نسيت فتح الجدول عندما يحين تاريخ الاستحقاق، يبقى الشيك في يدك بلا تحصيل.
المشكلة الثانية هي عدم ربط الشيك بالحساب الجاري. لقد تلقيت شيكاً بقيمة 50,000 ليرة تركية من العميل؛ وإذا عاد هذا الشيك بدون رصيد، فإن مستحقاتك تعود للظهور من جديد. إذا كان الشيك والحساب الجاري في جدولين منفصلين في Excel، فإن هذا الابط يضيع.
ثالثاً، تاريخ حالة الشيك. يمكن أن يتبع الشيك مساراً مثل "في المحفظة ← تم تظهيره ← بدون رصيد ← عاد". من المستحيل تتبع ذلك في خلية واحدة.
عمود فقري للتدفق النقدي
الشيكات والسندات هي في الواقع حركات نقدية مؤرخة للمستقبل. وعندما يتم تتبعها بشكل صحيح، فإنها تنشئ تلقائياً جدول السيولة النقدية للأسابيع القادمة.
عندما تضع جنباً إلى جنب مقدار الشيكات التي ستتحصل عليها في أي يوم ومقدار المدفوعات التي يجب عليك القيام بها في أي يوم، ستتمكن من رؤية ضغط السيولة قبل أسابيع.
لقد شرحنا كيفية إعداد هذا العرض في مقال تقرير التحصيلات والمدفوعات المستحقة. ولإدارة المستحقات متأخرة الاستحقاق، يمكنك الاطلاع على هذا المقال.
كما أن ربط الشيكات والسندات بالحساب الجاري ذي الصلة يسهل المطابقة أيضاً؛ انظر مقال متابعة الحسابات الجارية.
الأسئلة الشائعة
ماذا يجب أن أفعله إذا ظهر شيك بدون رصيد؟
تقديم الشيك للبنك وإجراء معاملة الشيك بدون رصيد أمر ضروري لكل من المتابعة القانونية والتحديث الصحيح لرصيد الحساب الجاري. ونظراً لأن مستحقاتك ستتجدد، فمن الضروري أن يعكس سجلُك ذلك.
هل يمكنني دفع فاتورة بشيك لم يحن موعد استحقاقه بعد؟
يمكنك الدفع عن طريق تظهير الشيك. ولكن لا تنس مسؤوليتك كمظهر؛ إذا تبين أن الشيك الذي قمت بتحويله بدون رصيد، فقد يرجِع الطرف الآخر إليك.
هل الفارق بين الشيك والسند مهم للمتابعة؟
الشيك هو أداة دفع يجب سدادها عند الاطلاع، بينما السند هو وثيقة دين مؤجلة. طرق المتابعة القانونية مختلفة؛ لكن منطق تاريخ الاستحقاق ومتابعة التحصيل يعمل بشكل مشابه.
هل يمكن لشخص ليس لديه دفتر شيكات العمل بالسندات؟
نعم، السند لا يتطلب علاقة مصرفية. ولهذا السبب، تعتبر السندات أكثر شيوعاً في الشركات الصغيرة التي ليس لديها دفاتر شيكات.
متابعة الشيكات والسندات هي إدارة تقويم تواريخ استحقاق وليست مجرد تحديث لجدول بيانات. وعند إعدادها بشكل صحيح، تختفي تواريخ الاستحقاق الفائتا ومشاكل الدفع المتسلسلة إلى حد كبير.
يمكنك فتح حساب مجاني على Qolay.App وتتبع الأصول التي تتلقاها وتصدرها مع تواريخ استحقاقها.
