سبب الظهور بمظهر مربح بينما تعاني من نقص السيولة
كيف تدير الذمم المدينة متأخرة الدفع؟
كلما تقدمت الذمم المدينة في العمر، انخفضت احتمالية تحصيلها. كتبنا عن متى وكيف يتم إرسال التذكيرات، وكيفية قراءة تقرير أعمار الديون، وفي أي نقطة يجب إيقاف المبيعات.
تتمتع معظم الشركات التي تبدو مربحة على الورق وخالية من السيولة في الصندوق بمشكلة واحدة فقط: تم إتمام البيع، وإصدار الفاتورة، ولم تصل الأموال.
وتفقد المستحقات قيمتها كلما طال انتظارها. ليس فقط بسبب التضخم، بل وكلما مر وقت أطول على تاريخ استحقاقها، قلّت احتمالية تحصيلها.
الأعمار أولاً: كم يوم مضى على استحقاق الدين؟
لا يكفي أن تعرف إجمالي مستحقاتك. فالأمر الأهم هو كم طال انتظار ذلك المبلغ. قم بتصنيف ذممك المدينة:
- لم يحن موعد استحقاقها. لا مشكلة، إنها في التقويم.
- متأخرة من 1 إلى 30 يوماً. وعادة ما يكون ذلك بسبب النسيان أو تحرك يوم الدفع. تذكير لطيف يحل معظم هذه الحالات.
- متأخرة من 30 إلى 90 يوماً. هذا يعني وجود مشكلة هنا. قد يعاني العميل من ضائقة نقدية أو قام بتأخيرك في ترتيب المدفوعات.
- متأخرة لأكثر من 90 يوماً. مخاطر جدية. من الأكثر واقعية اعتبار المبلغ في هذه المجموعة كبند يُخصم من أرباحك.
بمجرد استخراج هذا الجدول، سترى عادةً شيئاً مفاجئاً: الجزء الأكبر من إجمالي المستحقات متركز لدى عدد قليل من العملاء.
تقويم التذكير
أداة التحصيل الأكثر فعالية ليست القسوة بل الانتظام. طبق نفس التقويم على الجميع:
- قبل موعد الاستحقاق بـ 3 أيام: إعلام قصير. "المبلغ الفلاني يستحق في التاريخ الفلاني." ليس ضغطاً، بل تذكير.
- يوم الاستحقاق: إذا لم يصل الدفع، اكتب في نفس اليوم. الانتظار يجعل التأخير أمراً طبيعياً.
- اليوم السابع: الاتصال الهاتفي. الرسائل المكتوبة يُستهان بتأجيلها، أما المكالمة فلا.
- اليوم الثلاثون: إشعار خطي ورسمي؛ اقترح خطة سداد.
المورد الذي يقوم بالتذكير المنتظم يتقدم الصفوف عند الدفع. هذه ليست مسألة شخصية، بل مسألة نظام.
ثلاثة أشياء تقلل التأخير منذ البداية
- اكتب موعد الاستحقاق على الفاتورة. الاتفاق الشفهي "30 يوماً" يثير الجدل حول اليوم الذي يُحتسب منه. اجعل التاريخ مدوناً في المستند.
- ضع معلومات الدفع في المستند. إرسال رقم الحساب البنكي (IBAN) بشكل منفصل في كل مرة يخلق احتكاكاً غير لازم. بفضل قوالب الشرح، يمكن إضافة رقم الحساب ورصيد الرصيد الحالي تلقائياً إلى كل مستند.
- ضع حدًا للمخاطر. إذا تجاوز الرصيد المفتوح للعميل مبلغاً معيناً، فأوقف المبيعات الآجلة الجديدة. إنها محادثة صعبة ولكنها أرخص من ذمة مالية لا يمكن تحصيلها.
دعها تظهر أمامك بدلًا من البحث عنها
الحلقة الأضعف في تتبع التحصيلات هي تذكر فتح القائمة. في يوم مزدحم، لا يقول أحد "دعني أرى من حان موعد استحقاقه".
تظهر التحصيلات والمدفوعات التي اقترب موعد استحقاقها في Qolay.App على شاشة تسجيل الدخول؛ لست بحاجة للبحث في القائمة. لقد شرحنا كيفية قراءتها في مقال تقرير التحصيلات والمدفوعات الواجبة.
من الممكن أيضاً إعداد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتذكير عبر المساعد الذكي؛ وتبقى موافقة الإرسال في يدك.
الأسئلة الشائعة
أخشى فقدان العميل، ماذا يجب أن أفعل؟
العميل الذي لا يدفع ليس عميلاً أصلاً، بل هو مخاطرة. التذكير المنتظم واللطيف لا يفسد العلاقة؛ أما السكوت ثم التصرف بقسوة بعد ستة أشهر فهو ما يفسدها.
يقولون إن الرصيد غير متطابق، ماذا يجب أن أفعله؟
قم بإرسال كشف الحساب وعمل مطابقة. عادة ما ينشأ الفرق من تحصيل لم يتم تسجيله أو فاتورة مرتجعة. لقد شرحنا الطريقة في مقال تتبع الحسابات الجارية.
بأي ذمة مدينة يجب أن أبدأ؟
ليس بالأقدم، بل بالأكبر والذي لا يزال قابلاً للتحصيل. من المنطق البدء من المكان الذي له التأثير النقدي الأكبر.
التحصيل ليس عملاً منفصلاً عن البيع؛ بل هو الصورة غير المكتملة للبيع. أنشئ التقويم، واجعل التذكير منتظماً؛ والباقي سيأتي من تلقاء نفسه.
من خلال فتح حساب مجاني على Qolay.App، يمكنك سرد ذممك المدينة المتأخرة اليوم.