صدرت ولكن أين هي؟
الاستعلام عن فاتورة الأرشيف الإلكتروني والعثور على الفاتورة المفقودة
العثور على فاتورة أرشيف إلكتروني صادرة لاحقاً هو أمر متكرر أكثر مما تعتقد. لقد شرحنا طرق الاستعلام وكيف يسهل تنظيم الأرشيف ذلك.
يتصل العميل قائلاً: "لا يمكنني العثور على فاتورة الشهر الماضي، هل يمكنك إرسالها مرة أخرى؟" أو يطلبها المستشار المالي الخاص بك: "أحتاج إلى ملف PDF لهذه الفاتورة الصادرة في شهر مارس/آذار."
إنه طلب بسيط. ولكن إذا كانت مستنداتك غير منظمة، فإن هذا الطلب البسيط سيستهلك نصف ساعة من وقتك.
المستند لا يضيع، بل أنت من يفقده
لنبدأ بالجزء المريح أولاً: فاتورة الأرشيف الإلكتروني التي أصدرتها لا تذهب إلى أي مكان. فقد تم الإبلاغ عنها لGİB وتتم أرشفته. وإذا كنت تستخدم مزود خدمة تكامل، فإنها تبقى محفوظة في نظامه أيضاً.
ما يضيع ليس هو المستند، بل طريقة وصولك إليه. إذا كنت لا تتذكر القناة التي أصدرت من خلالها الفاتورة أو إذا كتبت اسم العميل بشكل خاطئ، فسوف تستهلك وقتاً أطول في البحث.
من أين يتم الاستعلام؟
| القناة | ماذا تجد فيها | متى تكون مفيدة |
|---|---|---|
| برنامج المحاسبة الأولية الخاص بك | المستند + معلومات الحساب الجاري + التحصيل معاً | المكان الأول الذي يجب البحث فيه |
| لوحة تحكم مزود التكامل | حالة الإرسال ونسخة المستند | عند الشك في وجود مشكلة في الإرسال |
| بوابة GİB / GİB التفاعلية | سجل المستند المُبلغ عنه | إذا لم تُعطِ الطرق الأخرى نتيجة |
الترتيب مهم. إذا كنت تستطيع العثور عليها في برنامجك، فاكتفِ بذلك — لأن المستند هناك لا يظهر بمفرده، بل يظهر مع العميل التابع له وما إذا تم تحصيل قيمته أم لا.
بأي معلومات يجب أن تبدأ عند البحث؟
من الأكثر موثوقية إلى الأقل:
- رقم المستند (رقم المعرّف الفرعي ETTN أو رقم الفاتورة). يعطي نتيجة واحدة فقط. ويمكن للعميل قراءته من النسخة المطبوعة التي لديه.
- الرقم الضريبي + نطاق التاريخ. مفيد في كل الأوقات تقريبا. ولا يتأثر بطريقة كتابة اسم الشركة.
- المبلغ + نطاق التاريخ. إذا كانت هناك مبالغ متقاربة، فقد تحصل على نتائج متعددة ولكنه يقلص قائمة النتائج بسرعة.
- اسم الشركة العميلة. الأضعف من حيث الموثوقية. فكتابة "ذ.م.م" أو كتابة الاسم بطريقة مختلفة تغير النتيجة.
أثناء التحدث مع العميل على الهاتف، السؤال الأكثر عملية هو: "هل يمكنك قراءة الرقم الموجود أعلى يسار النسخة التي لديك؟" هذا يختصر وقت البحث إلى ثوانٍ معدودة.
إذا لم يستلم العميل الفاتورة
عادةً ما تُرسل فواتير الأرشيف الإلكتروني عبر البريد الإلكتروني، ومن الطبيعي أن تضيع رسائل البريد الإلكتروني لأسباب مثل: مجلد الرسائل غير المرغوبة (Spam)، امتلاء صندوق البريد، أو كتابة العنوان بشكل خاطئ.
خطوات الحل:
- تحقق من عنوان البريد الإلكتروني في بطاقة الحساب الجاري للعميل — الخطأ يكمن هنا في أغلب الأحيان.
- اطلب منه التحقق من مجلد البريد المزعج (Spam).
- أعد إرسال المستند؛ لن يتم تعديل المستند، بل سيتم إعادة إرسال نفس المستند مرة أخرى.
- إذا لزم الأمر، قم بإرسال نسخة PDF مباشرة بنفسك.
هام: إعادة الإرسال لا تعني إصدار فاتورة جديدة. قول "لم تصل، دعني أصدرها مرة أخرى" يخلق فاتورة مزدوجة ويتطلب إلغاءها. لقد شرحنا هذا الفخ في مقالنا حول مهلة وأساليب إلغاء الفاتورة الإلكترونية.
النظام الذي يجعل البحث أمراً غير ضروري
في نظام الأرشيف الجيد، لا يوجد شيء اسمه "العثور على الفاتورة"؛ بمجرد النقر على العميل، ستكون جميع مستنداته أمامك مباشرة.
ثلاث عادات تحقق ذلك:
- اجعل كل مستند مرتبطاً بحساب جاري. البطاقات المجمعة مثل "عملاء متفرغون" تجعل البحث لاحقاً أمراً مستحيلاً.
- احتفظ بالمستندات في مكان واحد. إذا كان جزء منها في نظام مزود التكامل، وجزء في البريد الإلكتروني، وجزء على سطح المكتب، فسيتعين عليك تذكر أين تبحث عنها.
- احتفظ بنسخة احتياطية. قد يؤثر تغيير مزود التكامل أو انتهاء العقد على إمكانية وصولك إلى المستندات السابقة. بينما تستمر مسؤولية الاحتفظ بالمستندات — وقد شرحنا الفترات الزمنية في مقالنا حول التزام حفظ المستندات الإلكترونية.
في Qolay.App، تبقى المستندات مرتبطة ببطاقة الحساب الجاري ويمكن عمل نسخة احتياطية لها مع إدارة الملفات؛ وتحصل كل شركة جديدة على مساحة تخزين مجانية تبلغ 512 ميجابايت. وقد شرحنا نظام التنظيم في مقالنا حول إدارة الملفات.
عندما يطلبها المستشار المالي
الجملة الأكثر شيوعاً في نهاية الشهر: "هل يمكنك إرسال نسخ من هذه الفواتير الثلاث؟"
تكرار هذا الطلب هو عادة علامة على أن: المستشار المالي الخاص بك لا يمكنه الوصول إلى مستنداتك. الحل الدائم، بدلاً من إرسال كل مستند على حدة كل شهر، هو بناء نظام يمكنك من خلاله إرسال تقرير الفترة وقائمة المستندات معاً. وبهذا لا يتضاعف هذا الطلب من مرة واحدة إلى ثلاث مرات في الشهر.
الأسئلة الشائعة
إلى كم سنة للوراء يمكنني الاستعلام عن الفواتير؟
يجب أن تكون قادراً على الوصول إلى المستندات طوال فترة الالتزام بالحفظ. قد تكون فترة الأرشيف الخاصة بالقناة أقصر من ذلك؛ ولهذا السبب من المهم جداً الاحتفاظ بنسختك الاحتياطية الخاصة.
كيف أتحقق من أن العميل قد شاهد الفاتورة؟
في الأرشيف الإلكتروني، لا يوجد تدفق قبول ورفض كما هو الحال في الفاتورة الإلكترونية. بخلاف سجل إرسال البريد الإلكتروني وسجل التوصيل، لا توجد معلومات قراءة سيستمية.
لا يمكنني العثور على الفاتورة، هل من الممكن ألا تكون قد أُصدرت؟
هذا محتمل. إذا كان هناك سجل مبيعات ولكن لا يوجد مستند، فهذا يعني أنك تواجه معاملة لم يتم إصدار فاتورة لها. أغلق هذه الثغرة قبل إغلاق الفترة المالية.
ما فائدة رمز الاستجابة السريعة (QR) الموجود على النسخة المطبوعة؟
إنه يتيح التحقق من صحة المستند. يمكن للعميل التحقق من صلاحية النسخة التي لديه بهذه الطريقة.
باختصار: المستند لا يضيع، بل النظام هو ما يضيع. إذا قمت بربط كل فاتورة بحساب جارٍ وحفظتها في مكان واحد، فإن مهمة "البحث عن الفاتورة" ستختفي تماماً من حياتك.
من خلال فتح حساب مجاني على Qolay.App، يمكنك البحث عن مستنداتك على أساس الحساب الجاري، وإعادة إرسالها، والاحتفاظ بنسخ احتياطية منها.
هذا المقال مكتوب لأغراض المعلومات العامة فقط. يرجى استشارة مستشارك المالي لمعرفة فترات الحفظ والتزامات الوصول؛ والمصدر الرسمي هو GİB.
مقالات ذات صلة
أدلة أخرى قريبة من هذا الموضوع.
ما هي فاتورة فرق أسعار العملات ومتى يتم إصدارها؟
عندما يحين موعد تحصيل المبيعات بالعملة الأجنبية
لقد أصدرت فاتورة بعملة أجنبية، وتم التحصيل بسعر صرف مختلف. في صالح من يكون هذا الفرق؟ ومن الذي يصدر المستند؟ وهل توجد ضريبة قيمة مضافة؟ لقد شرحنا لكم منطق فاتورة فرق العملة.
كيف يتم إصدار فاتورة التصدير؟
سلسلة المستندات في المبيعات الخارجية
سواء كانت فاتورة التصدير إلكترونية أو أرشيفاً إلكترونياً، بالليرة أو العملة الأجنبية، وكيفية إظهار ضريبة القيمة المضافة. شرحنا كيفية إعداد مستند التصدير، بما في ذلك ارتباطه ببيان الجمارك.