Обязательно ли вести предварительный бухгалтерский учет? Кому он необходим?

Ответим на вопрос напрямую: в законодательстве нет статьи, которая гласила бы «вы обязаны вести первичную бухгалтерию».

Но это не значит, что ее можно не вести. Поскольку то, что является обязательным — оформление документов, ведение регистров учета, подача деклараций, — невозможно сделать без первичной бухгалтерии. Закон диктует вам не метод, а результат.

Что является обязательным по закону?

Хотя это зависит от типа вашего налогообложения, для практически любого бизнеса актуальны следующие три пункта:

• Оформление документов. Вы обязаны выставлять счет-фактуру, квитанцию индивидуального предпринимателя или соответствующий документ на каждую совершенную продажу.
• Ведение учета. Какой именно учет вести, зависит от типа вашего налогообложения; это определяет ваш налоговый консультант (бухгалтер).
• Хранение документов. Вы должны хранить выданные и полученные документы в течение установленного законом срока.

Первичная бухгалтерия — это не название какого-то из этих трех пунктов. Это название системы учета, которая подпитывает их все. Если вы не следите за порядком в счетах-фактурах, ваш учет будет неполным; если ваши документы разбросаны, вы не сможете выполнить обязательство по их хранению.

Ситуация в зависимости от типа бизнеса

Индивидуальный предприниматель (Şahıs işletmesi)

В большинстве ИП учетная нагрузка относительно легкая и ведется бухгалтером. Тем не менее, именно эта группа чаще всего нуждается в первичной бухгалтерии, поскольку работу выполняет, продает и принимает оплату одно и то же лицо. Здесь нет второго человека, который напомнит о необходимости отслеживать дебиторскую задолженность.

Общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества

Обязанности по учету здесь выше, и качество данных, передаваемых бухгалтеру, напрямую отражается на затратах. Документы, переданные в беспорядке, означают больше потраченных часов бухгалтера и больше исправлений в конце отчетного периода.

Лица свободных профессий (Freelancer / Сервисные специалисты)

Здесь на первый план выходят порядок квитанций и контроль поступлений. Если вы работаете над проектами, отслеживание того, какая работа и когда была оплачена — единственный способ справиться с колебаниями доходов. Наша статья «Учет доходов и расходов для фрилансеров» посвящена именно этому сценарию.

Субъекты электронной коммерции

Здесь все становится серьезно. Когда комиссия маркетплейса, возвраты, логистика и различные каналы оплаты сходятся воедино, ручное отслеживание на практике становится невозможным. В статье «Частые ошибки в бухгалтерском учете e-commerce» мы собрали те из них, которые обходятся дороже всего.

Где дает сбой подход «мой бухгалтер во всем разбирается»?

Эта фраза очень распространена и отчасти верна. Ваш бухгалтер подает декларацию, ведет учет и сопровождает официальные процессы.

Чего он не делает: он не говорит вам прямо сегодня, у кого из клиентов просрочен долг. Потому что бухгалтер работает с прошлым периодом, а вы работаете с настоящим. Январская отчетность, пришедшая в марте, уже не спасет решение, которое нужно было принять в январе.

Они не конкуренты друг другу. Ваш бухгалтер обеспечивает соответствие требованиям, а первичная бухгалтерия — контроль.

С какого момента это нельзя откладывать?

В новосозданном бизнесе, выставляющем пару счетов в месяц, папки и бумажный учет могут выручать какое-то время. Но когда перейден один из следующих порогов, стоимость промедления начинает стремительно расти:

• Когда вы начинаете продавать в рассрочку (с отсрочкой платежа). При работе по предоплате контроль контрагентов прост; как только появляется отсрочка, управление дебиторской задолженностью превращается в отдельную задачу.
• Когда вы становитесь плательщиком электронной счет-фактуры (e-Fatura). Документы теперь создаются в электронном виде; перенос этого процесса в программу становится обязательным.
• Когда вы начинаете вести складской учет. Управлять остатками товаров «на глазок» очень быстро приводит к убыткам.
• Когда к работе подключается второй человек. Если все данные хранятся только в вашей голове, никто из команды не сможет получить к ним доступ.

С чего начать?

Для первой недели достаточно трех вещей: ваши текущие остатки по кассе и банкам, открытая дебиторская и кредиторская задолженность, а также карточки контрагентов, с которыми вы регулярно работаете. Остальное наладится по ходу дела.

Если термины вам незнакомы, начните с нашего руководства для не-бухгалтеров; там основные понятия объяснены простым языком.

Часто задаваемые вопросы

Будет ли штраф, если я не веду первичную бухгалтерию?

Прямого штрафа за формулировку «вы не ведете первичную бухгалтерию» не существует. Штраф возникает из-за таких ситуаций, как невыставление документов или нарушение обязательств по ведению учета и отчетности. Первичная бухгалтерия — это как раз инструмент предотвращения таких проблем.

Мы только что открылись, продаж пока нет. Все равно нужно?

Проще всего начать фиксировать расходы на открытие с самого начала; приводить всё в порядок задним числом гораздо сложнее.

Какой учет мне нужно вести для собственного бизнеса?

Это определяется типом вашего налогообложения и является сферой ответственности вашего налогового консультанта. Было бы некорректно давать универсальный ответ.

Разве Excel — это недостаточно?

При небольших объемах его может быть достаточно. Мы рассмотрели его ограничения и процесс перехода в нашей статье о переходе с Excel.

Коротко говоря: первичная бухгалтерия — это не юридическая обязанность, а способ соблюдения юридических требований. И ее главная польза не в комплаенсе, а в том, чтобы вы могли эффективно управлять собственным бизнесом.

Создав бесплатный аккаунт в Qolay.App, вы сможете наладить учетную систему уже сегодня.

Эта статья носит исключительно информационный характер и не заменяет юридическую или финансовую консультацию. Проконсультируйтесь со своим бухгалтером касательно ваших индивидуальных обязательств.