O que Não Deve Ser Ignorado no Primeiro Mês
Lista de Verificação de Contabilidade para Abertura de Empresa
Alguns registos não feitos nas primeiras semanas de abertura transformam-se num caos difícil de corrigir seis meses mais tarde. Listamos os passos a seguir em ordem.
A placa foi afixada, a primeira venda foi realizada e disseram que a fatura ficaria para "depois". Seis meses depois, os saldos das contas correntes não batem, o estoque é uma incógnita e o contador pede documentos faltantes. A contabilidade de uma nova abertura começa logo após os documentos de constituição.
Esta lista reúne de forma prática o que um novo contribuinte deve verificar passo a passo no primeiro mês. Não se trata de uma formulação jurídica, mas sim de uma checklist para o dono do negócio.
1) Informações de cadastro e identificação
- O registro na receita federal / constituição da empresa está concluído?
- O código de atividade (NACE) corresponde realmente ao seu negócio?
- O endereço comercial, os contatos e o e-mail estão atualizados nos órgãos competentes?
- O contrato com o contador e as definições de procuração / usuário autorizado foram configurados?
Um código NACE incorreto pode gerar problemas mais tarde, desde incentivos até a aplicação de IVA. O artigo sobre o código NACE esclarece esta etapa.
2) Infraestrutura de documentos e e-documentos
- A solicitação do selo fiscal ou assinatura digital foi feita? (O prazo de entrega pode atrasar a abertura.)
- A necessidade ou o limite de obrigatoriedade de fatura eletrônica / e-fatura foi avaliado?
- Foi decidido entre usar o portal direto ou um integrador?
- As séries de faturas, os logotipos e os modelos de descrição estão prontos?
Garantir que o canal de emissão de documentos funcione antes da primeira venda evita o caos de "vendi, mas a fatura fica para depois".
3) Estrutura de pré-contabilidade (no primeiro dia)
- Abra as contas de caixa e banco. Não misture a conta da empresa com a sua conta pessoal.
- Registre os saldos iniciais. O capital investido no caixa, o valor depositado no banco e o estoque inicial, caso exista.
- Crie os cadastros básicos de contas correntes. Seus primeiros fornecedores e primeiros clientes.
- Abra os cadastros de produtos / serviços. Selecione a alíquota de imposto e o preço unitário corretos.
- Mantenha as categorias de despesas simples. Poucas categorias, como aluguel, funcionários, frete e despesas gerais.
Sem essa estrutura, cada transação vira uma "anotação em Excel". O artigo primeiros passos na contabilidade de empresas individuais também acompanha este período.
4) Rotinas do primeiro mês
| O quê | Com que frequência | Por quê |
|---|---|---|
| Documento de venda | No dia da transação | Para não perder os prazos |
| Registro de despesas / recibos | Pelo menos semanalmente | Para não acumular papéis no porta-luvas |
| Conciliação bancária | Semanalmente | Para garantir que caixa e banco batam |
| Envio ao contador | 3 a 5 dias antes do fim do mês | Para evitar o pânico das declarações |
5) O que sai caro quando é ignorado
- Não registrar o dinheiro tirado do bolso do sócio (capital e empréstimo acabam se misturando).
- Começar um negócio com estoque e não fazer a contagem física.
- Não conhecer o calendário de retenções na fonte de aluguel / impostos.
- Deixar o processo de admissão de funcionários e folha de pagamento para depois, caso tenha equipe.
- Não verificar o direito a incentivos para novos empreendedores.
Perguntas frequentes
É possível fazer vendas no primeiro mês sem emitir nota fiscal?
Se houve venda, surge a obrigação de emitir o documento. O argumento "acabamos de abrir" não cria nenhuma exceção. Prepare o canal de emissão de documentos antes de vender.
Começar com o Excel é um erro?
Pode funcionar temporariamente para volumes muito baixos; mas quando contas correntes, estoque e e-faturas se juntam, o controle desmorona rapidamente. Veja o artigo como migrar do Excel para um software de gestão para entender os sinais de transição.
Qual regime de livros contábeis se aplica a mim?
Depende do tipo de negócio, do método e dos limites de faturamento. Seu contador deve esclarecer isso na abertura; mas cabe a você configurar a rotina de pré-contabilidade diária.
Como registrar o estoque inicial?
Inventário de abertura + notas fiscais de compra. Começar com "mercadorias que eu já tinha" sem documentação aumenta a divergência nas contagens futuras.
Em resumo: a contabilidade de uma nova empresa não começa quando a papelada termina, mas sim antes da primeira venda. Conclua esta lista no primeiro mês para não ter que consertar o caos seis meses depois.
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Este artigo tem fins estritamente informativos. Obrigações fiscais, exigências de e-documentos e regimes contábeis variam de acordo com o período e o tipo de negócio; consulte seu contador para avaliar a sua situação específica.
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