Come gestire assegni e promesse di pagamento?

Nelle aziende che lavorano con assegni e cambiali, l'errore più costoso è perdere una data di scadenza. Un assegno non inviato all'incasso, una cambiale non pagata, un valore dimenticato in cassa: tutto ha un prezzo.

La maggior parte delle aziende gestisce questo monitoraggio su Excel. Funziona fino a un certo volume, poi una data si sposta.

Due direzioni, due logiche

Gli assegni e le cambiali che ricevi corrispondono ai tuoi crediti. Rappresentano una promessa di entrata per te e devono essere incassati alla data di scadenza.

Gli assegni e le cambiali che emetti corrispondono invece ai tuoi debiti. Alla data di scadenza, devi avere fondi sufficienti sul conto.

È essenziale mantenere separati questi due flussi. Quando la scadenza degli assegni che ricevi si sovrappone a quella degli assegni che emetti, un credito che non riesci ad incassare genera un debito che non puoi pagare: è così che iniziano i problemi a catena.

I tre stati di un assegno ricevuto

Quando un cliente ti consegna un assegno, puoi utilizzarlo in tre modi:

Tenerlo in portafoglio. L'assegno rimane in tuo possesso e lo versi in banca per l'incasso alla data di scadenza. Lo scenario più semplice.

Giratelo. Trasferisci l'assegno al tuo fornitore come pagamento. Non è più nelle tue mani, ma la tua responsabilità continua: se l'assegno risulta scoperto, potresti essere ritenuto responsabile in qualità di girante.

Scontarlo in banca. Lo converti in liquidità in anticipo, prima della scadenza, a fronte di un costo.

Queste tre situazioni sono diverse ai fini del monitoraggio. Pensare che un assegno girato sia ancora nel tuo portafoglio è uno degli errori di tracciamento più comuni.

Perché Excel non basta?

Un foglio Excel è come una fotografia: non ti avvisa a meno che tu non lo apra e lo guardi. Se ti dimentichi di aprire il foglio il giorno della scadenza, l'assegno rimane invendicato.

Il secondo problema è non associare l'assegno al conto cliente/fornitore. Hai ricevuto un assegno di 50.000 TL da un cliente; se questo assegno risulta scoperto, il tuo credito rinasce. Se in Excel l'assegno e il conto contabile si trovano in tabelle separate, questo legame si perde.

Il terzo aspetto è lo storico dello stato dell'assegno. Un assegno può seguire un percorso come "in portafoglio → girato → scoperto → restituito". È impossibile tracciarlo all'interno di una singola cella.

La spina dorsale del flusso di cassa

Assegni e cambiali sono di fatto movimenti di cassa datati nel futuro. Se tracciati correttamente, generano automaticamente il prospetto di cassa per le settimane a venire.

Mettendo fianco a fianco l'importo degli assegni che incasserai in un determinato giorno e i pagamenti che dovrai effettuare, puoi individuare una stretta di liquidità con settimane d'anticipo.

Abbiamo spiegato come configurare questa visualizzazione nell'articolo sul report degli incassi e dei pagamenti previsti. Per la gestione dei crediti scaduti, puoi consultare questo articolo.

Associare assegni e cambiali al relativo conto contabile semplifica anche la riconciliazione; dai un'occhiata all'articolo sulla gestione dei conti correnti clienti/fornitori.

Domande frequenti

Cosa devo fare se un assegno risulta scoperto?

Presentare l'assegno in banca e avviare la procedura per assegno scoperto è necessario sia per il recupero crediti legale che per l'aggiornamento corretto del saldo contabile. Poiché il tuo credito rinasce, è fondamentale che la tua registrazione lo rifletta.

Posso pagare una fattura con un assegno non ancora scaduto?

Sì, puoi effettuare pagamenti girando l'assegno. Tuttavia, non dimenticare la tua responsabilità come girante; se l'assegno che hai trasferito risulta scoperto, il beneficiario potrebbe rivalersi su di te.

La differenza tra assegno e cambiale è importante ai fini del tracciamento?

L'assegno è uno strumento di pagamento pagabile a vista, mentre la cambiale è un titolo di debito a scadenza. Le vie di recupero legale sono diverse, ma la logica di monitoraggio delle scadenze e degli incassi funziona in modo simile.

Chi non ha un carnet di assegni può lavorare con le cambiali?

Sì, le cambiali non richiedono un rapporto bancario. Per questo motivo, le cambiali sono più diffuse tra le piccole imprese che non dispongono di un carnet di assegni.

Il monitoraggio di assegni e cambiali è molto più che aggiornare un foglio di calcolo: è la gestione di un calendario delle scadenze. Se impostato correttamente, le scadenze perse e i problemi di pagamento a catena vengono ampiamente eliminati.

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