منشأ مشکل «در سیستم موجود است، در قفسه نیست»
جلوگیری از خطاهای ردیابی موجودی
اگر موجودی شما مطابقت ندارد، دلیل آن معمولاً خودبرنامه نیست، بلکه ترتیب ثبت است. ما توضیح دادیم که تفاوت شمارش از کجا ناشی میشود، کدام عملیات بر موجودی تأثیر میگذارد و موجودی منفی به چه معناست.
در سیستم تعداد ۴۰ عدد نشان داده میشود، اما روی قفسه ۳۳ عدد است. یا برعکس: سیستم موجودی را صفر اعلام میکند اما جعبهها در انبار موجود هستند.
در این حالت، اولین چیزی که به آن شک میکنند نرمافزار است. اما تقریباً هیچوقت مشکل از نرمافزار نیست. اختلاف موجودی ناشی از تراکمی است که یا ثبت نشده و یا به ترتیب اشتباهی ثبت شده است.
چه چیزی موجودی انبار را تغییر میدهد؟
بخش بزرگی از سردرگمیها ناشی از این است که مشخص نیست کدام سند بر موجودی انبار تأثیر میگذارد. قانون اساسی: سندی که کالا را به صورت فیزیکی جابهجا میکند، موجودی انبار را تغییر میدهد.
- فاکتور خرید / رسید انبار ورودی: موجودی انبار افزایش مییابد.
- فاکتور فروش / حواله خروج: موجودی انبار کاهش مییابد.
- سفارش: موجودی را تغییر نمیدهد. سفارش یک سندِ اعلام تمایل است؛ کالا هنوز جابهجا نشده است.
- دریافت وجه / پرداخت: هیچ ارتباطی با انبار ندارد، و فقط مربوط به پول است.
پاسخ گلایهٔ «سفارش ثبت کردم اما از موجودی انبار کم نشد» همینجاست. نباید هم کم شود.
پنج منبع مغایرت انبارگردانی
- موجودی اول دوره وارد نشده است. باز هم شایعترین دلیل. نرمافزار از صفر شروع میکند و با اولین فروش، موجودی انبار منفی میشود.
- هم حواله و هم فاکتور هر دو ثبت شدهاند. کالا یک بار خارج شده اما دو بار از موجودی انبار کم شده است. از ابتدا مشخص کنید کدام سند قرار است روی موجودی تأثیر بگذارد.
- انبار اشتباه انتخاب شده است. اگر با چند انبار کار میکنید، کالا از انبار دیگری کسر شده است. جمع کل درست است، اما توزیع آن اشتباه به نظر میرسد.
- یک محصول به عنوان دو کارتِ کالا تعریف شده است. یک محصولِ واحد با بارکدهای متفاوت، دو موجودی جداگانه ایجاد میکند.
- تراکنشهای ثبتنشده. کالاهایی که به عنوان نمونه، ضایعات یا توسط پرسنل برداشته شدهاند. به صورت فیزیکی خارج شدهاند اما به هیچ سندی متصل نشدهاند.
موجودی منفی یک خطا نیست، یک هشدار است
وقتی در سیستم موجودی منفی میبینید، پشیمان یا مضطرب نشوید؛ این به شما پیامی میدهد: فروش این محصول ثبت شده اما رسیدِ ورود آن ثبت نشده است.
این مشکل تقریباً همیشه یکی از دو دلیل را دارد. یا موجودی اول دوره وارد نشده و یا فاکتور خرید هنوز ثبت نشده است. به جای نادیده گرفتن ماندهٔ منفی، ریشهٔ آن را پیدا کنید؛ احتمالاً همان محصول هر ماه مشکل مشابهی ایجاد خواهد کرد.
ایجاد انضباط: چهار قانون
- با انبارگردانی شروع کنید. هنگام انتقال به نرمافزار با حدس و گمان اطلاعات را وارد نکنید؛ انبار را بشمارید و مقدار واقعی را بنویسید.
- کارتهای محصولات را یکپارچه کنید. یک کارت واحد بر اساس بارکد یا کد انبار. از ایجاد مجدد همان محصول جلوگیری کنید.
- ترتیب اسناد را مشخص کنید. آیا اول حواله صادر میکنید و بعد فاکتور، یا مستقیماً فاکتور میزنید؟ کل تیم باید از یک روند پیروی کنند.
- خروجهای ثبتنشده را نیز ثبت کنید. نمونه، ضایعات، شکستگی — همه باید به یک سند متصل شوند. خروجی که ثبت نشود، در انبارگردانی بعدی به عنوان «کسری» دیده خواهد شد.
هر چند وقت یکبار باید انبارگردانی کرد؟
به جای شمردن کل انبار یک بار در سال، شمردن ماهیانهٔ ۲۰ الی ۳۰ محصولِ پرگردش بسیار مؤثرتر است. مغایرتها در ابعاد کوچک شناسایی شده و پیدا کردن منبع آنها آسانتر خواهد بود.
اما اختلاف ۲۰۰ عددی که پس از شش ماه کشف میشود دیگر قابل توضیح نیست؛ و فقط باید پذیرفته شود.
سؤالات متداول
من خدمات میفروشم، آیا باید موجودی انبار داشته باشم؟
خیر. کارتهای خدماتی تراکنش انبار ایجاد نمیکنند. به همین دلیل است که تعریف محصول و خدمت به عنوان انواع کارتهای جداگانه اهمیت دارد.
من چندین انبار دارم، چگونه آنها را مدیریت کنم؟
باید هر انبار را به صورت جداگانه تعریف کنید و در هر تراکنش انبار صحیح را انتخاب نمایید. انتقال بین انبارها را نیز ثبت کنید، در غیر این صورت یکی از انبارها منفی و دیگری مازاد نشان داده خواهد شد.
من کسبوکار تجارت الکترونیک دارم، چگونه موجودی انبار را با بازار آنلاین هماهنگ کنم؟
سفارشات بازار آنلاین وقتی به فاکتور تبدیل میشوند، از موجودی انبار کم میکنند. این روند را در مقاله تبدیل سفارشات بازار آنلاین به فاکتور توضیح دادهایم؛ برای خطاهای رایج به مقاله حسابداری تجارت الکترونیک مراجعه کنید.
نمیتوانم انبار را حذف کنم، چرا؟
انباری که روی آن تراکنش انبار وجود داشته باشد به خاطر یکپارچگی سوابق گذشته قابل حذف نیست. اگر از آن استفاده نمیکنید، میتوانید آن را غیرفعال کنید.
پیگیری موجودی انبار یک ویژگی نرمافزاری نیست، بلکه یک عادت تیمی است. وقتی همه افراد همان سند را با همان ترتیب صادر کنند، انبارگردانی نیز دقیق خواهد بود.
با باز کردن حساب رایگان در Qolay.App میتوانید همین امروز کارتهای انبار و مقادیر اول دوره خود را وارد کنید.
مطالب مرتبط
راهنماهای نزدیک به این موضوع.
ثبت هزینه با اسکن رسید هزینه
رسید را عکسبرداری کنید، سیستم مبلغ را بخواند
رسیدهای انباشته شده در داشبورد منتظرند تا در پایان ماه یک به یک ثبت شوند. اسکن رسید این مرحله را کوتاه میکند: مبلغ، تاریخ و فروشنده به طور خودکار خوانده میشوند و شما تأیید میکنید. نحوه کارکرد و محدودیتهای آن را توضیح دادیم.
ادامه مطلب
تبدیل سفارشهای بازارگاه به فاکتور
سفارش را بکشید، سیستم فاکتور را صادر کند
فاکتور کردن تکتک سفارشها در ترندیول، هپسبورادا و سایر بازارگاهها روزها زمان میبرد. ما نحوه اتصال فروشگاه، تبدیل سفارش به فاکتور و تأثیر آن بر موجودی را شرح دادهایم.
ادامه مطلب