نه یک فاکتور، بلکه شکل رسمی یک پیشنهاد
فاکتور پروفرما چیست و چگونه تهیه میشود؟
فاکتور پروفرما نه ثبت حسابداری ایجاد میکند و نه مالیات بر ارزش افزوده در پی دارد — اما بحرانیترین قدم در فروش است. ما توضیح دادیم که شامل چه اطلاعاتی باید باشد و چگونه به یک فاکتور واقعی تبدیل میشود.
فاکتور پروفرما به دلیل داشتن کلمه «فاکتور» در نام خود، مدام دچار سوءتفاهم میشود. این در واقع یک فاکتور نیست؛ بلکه یک پیشنهاد با ظاهر رسمی است.
ثبت حسابداری ایجاد نمیکند، مالیات بر ارزش افزوده در پی ندارد و نمیتوان آن را به عنوان هزینه ثبت کرد. با وجود این، در صادرات و فروشهای شرکتی بیبدیل است.
چه کاربردی دارد؟
پروفرما شکل مکتوب این گفته به خریدار است که «من این کار را با این شرایط و این قیمت انجام میدهم». در سه جا کاربرد دارد:
پیش از پرداخت. در کارهایی که به صورت پیشپرداخت انجام میشوند، خریدار برای انجام حواله مدرکی میخواهد. از آنجا که کالا هنوز تحویل داده نشده، نمیتوان فاکتور صادر کرد؛ پروفرما این خلاء را پر میکند.
در صادرات. خریدار خارجی برای مجوز واردات، گشایش اعتبار اسنادی (LC) یا امور گمرکی خود درخواست پروفرما میکند.
در فرآیندهای تأیید شرکتی. در شرکتهای بزرگ، تأیید خرید منوط به مدرکی است که مبلغ روی آن درج شده باشد. پروفرما این تأییدیه را آغاز میکند.
چه مواردی باید در آن گنجانده شود؟
فرمت اجباری ندارد اما پروفرمای ناقص بعدها دردسرساز میشود. موارد زیر باید در آن وجود داشته باشد:
نام سند. باید به طور واضح عبارت «فاکتور پروفرما» روی آن نوشته شده و ذکر شود که ارزش مالی ندارد. در غیر این صورت، خریدار ممکن است آن را با فاکتور واقعی اشتباه گرفته و در دفاتر خود ثبت کند.
طرفین و تاریخ. اطلاعات فروشنده و خریدار، تاریخ تنظیم و شماره سند.
آیتمها. شرح کالا/خدمات، مقدار، قیمت واحد، واحد پول و جمع کل.
مدت اعتبار. از قلم افتادهترین بخش. ارائه پیشنهاد بدون تاریخ انقضا در دورهای که نرخ ارز و هزینهها نوسان دارند، یعنی فروش با ضرر پس از سه ماه.
شرایط پرداخت و تحویل. مهلت پرداخت، روش پرداخت، محل تحویل. در صادرات همچنین نحوه تحویل (اینکوترمز) و اطلاعات مبدأ.
گذر از پروفرما به فاکتور
هنگامی که خریدار آن را پذیرفت و تحویل انجام شد، فاکتور اصلی صادر میشود. رایجترین اشتباه در اینجا، نوشتن مجدد دستی اطلاعات پروفرما روی فاکتور است: یک قلم از قلم میافتد، قیمتی تغییر میکند و مبلغ نهایی همخوانی ندارد.
جریان صحیح این است که پروفرما را در همان جایی که آماده کردهاید نگه داشته و به فاکتور تبدیل کنید. به این ترتیب اقلام، قیمتها و اطلاعات مشتری عیناً منتقل میشوند؛ و تنها چیزی که تغییر میکند، نوع سند است.
در پروفرماهای ارزی موضوع دیگری نیز وجود دارد: نرخ ارز در روز صدور فاکتور ممکن است با نرخ ارز در روز وصول متفاوت باشد. نحوه مستندسازی این مابهالتفاوت را در مقاله فاکتور اختلاف نرخ ارز چیست توضیح دادهایم.
آیا ظاهر سند مهم است؟
پروفرما اغلب اولین سند کتبی است که مشتری از کسبوکار شما دریافت میکند. تفاوت بین یک جدول به هم ریخته در ورد و یک PDF منظم و دارای لوگو، خود را در درک حرفهای بودن نشان میدهد.
شخصیسازی خروجیهای سند متناسب با برند شما را در مقاله نحوه سفارشیسازی قالب چاپ فاکتور بررسی کردهایم.
به جای نوشتن دستی یادداشتهای استاندارد خود (اطلاعات بانکی، مدت اعتبار، شرایط مرجوعی) روی هر سند، میتوانید آنها را به قالب متصل کنید؛ مقاله قالبهای توضیحات اسناد الکترونیکی این موضوع را شرح میدهد.
سوالات متداول
آیا میتوانم با فاکتور پروفرما وجهی دریافت کنم؟
بله، خریدار میتواند بر اساس پروفرما پرداخت را انجام دهد. با این حال، پس از دریافت وجه باید فاکتور واقعی را صادر کنید؛ پروفرما جایگزین آن نمیشود.
آیا باید مالیات بر ارزش افزوده را در پروفرما نشان دهم؟
در فروش داخلی، نمایش آن باعث میشود خریدار هزینه کل را ببیند. اما در صادرات بدون مالیات بر ارزش افزوده تنظیم میشود.
آیا شماره پروفرما از همان سری شماره فاکتور استفاده میکند؟
خیر، آنها را جدا نگه دارید. اشتباه گرفتن آن با سری فاکتور رسمی، پیگیری را دشوار میکند.
آیا خریدار میتواند پروفرما را به عنوان هزینه ثبت کند؟
خیر. پروفرما یک سند مالی نیست؛ برای ثبت هزینه به فاکتور واقعی نیاز است.
پروفرما، اولین قدم در فروش است. وقتی به درستی آماده شود، هم شانس نهایی کردن معامله و هم فرآیند صدور فاکتور بعدی شما را آسانتر میکند.
با افتتاح حساب رایگان در Qolay.App میتوانید فرآیندهای اسناد خود را از یک مکان مدیریت کنید.
