چرا پول موجود در صندوق با پول ثبتشده در دفاتر تطابق ندارد؟
مدیریت بانک و صندوق: راهنمای کاربردی
کل پیگیری صندوق و بانک بر روی یک قانون استوار است: هر زمان که پولی جابهجا شود، یک سند ثبت میشود. ما نحوه راهاندازی حسابها، دلیل اینکه انتقال وجه هزینه محسوب نمیشود و فرآیند مغایرتگیری را توضیح دادهایم.
پیگیری صندوق و بانک، سادهترین و در عین حال نادیدهگرفتهشدهترین بخش حسابداری مقدماتی است. ساده است، زیرا تنها یک قانون دارد: هر زمان که پولی جابهجا شود، یک رکورد ثبت میشود.
نادیده گرفته میشود، زیرا هیچکس فراموش نمیکند فاکتور صادر کند، اما همه فراموش میکنند ۳۰۰ لیر پول نقد خارجشده از صندوق را یادداشت کنند.
ابتدا حسابها را بهدرستی راهاندازی کنید
به همان تعداد که منبع مالی واقعی دارید، حساب تعریف کنید. چهار نوع حساب کافی خواهد بود:
- صندوق: پول نقد در دست شما. اگر شعبهای دارید، برای هر شعبه یک صندوق جداگانه باز کنید.
- بانک: هر حساب بانکی بهطور جداگانه. اگر در یک بانک دو حساب دارید، هر دو باید جداگانه باشند.
- کارت اعتباری: کارتهای شرکتی. بدهی در لحظه خرید ایجاد میشود و هنگام پرداخت صورتحساب تسویه میشود.
- سیستم پرداخت: پوزهای مجازی و ارائهدهندگان خدمات وصول آنلاین. اگر تجارت الکترونیک دارید، این حساب ضروری است.
اولین قدم در راهاندازی، وارد کردن ماندههای امروز است. اگر این کار انجام نشود، تمام اعداد بعدی انحراف پیدا خواهند کرد.
انتقال، هزینه نیست
این رایجترین اشتباه مفهومی است. هنگامی که پولی را از صندوق به بانک واریز میکنید، پول از کسبوکار خارج نمیشود، بلکه تنها جابهجا میشود. اگر این را به عنوان «هزینه» ثبت کنید، هزینههای شما بیشتر از مقدار واقعی و سودتان کمتر از مقدار واقعی به نظر خواهد رسید.
تفاوت ساده است: اگر بین دو حساب شما باشد، انتقال است؛ اگر به یک طرف حساب یا هزینه تعلق بگیرد، پرداخت است.
همین منطق در مورد درآمد نیز صدق میکند: پولی که از مشتری میآید وصولی است و پولی که از بانک به صندوق برداشت میکنید، انتقال است.
کسری صندوق از کجا ناشی میشود؟
عصر هنگام، صندوق را میشمرید اما با رقم موجود در سیستم مطابقت ندارد. دلایل تقریباً همیشه یکی از این چهار مورد است:
- هزینههای کوچک ثبتنشده. هزینههای پست، غذا، لوازمالتحریر. به تنهایی بیاهمیت هستند، اما مجموع آنها در پایان ماه شگفتزدهتان میکند.
- انجام هزینههای شخصی از صندوق شرکت. اگر صندوق کسبوکار را از جیب شخصی جدا نکنید، هیچ گزارشی معنا نخواهد داشت.
- ثبت یکطرفه انتقال. خروج از صندوق ثبت شده، اما ورود به بانک ثبت نشده است.
- ثبت وصولی در حساب اشتباه. پول به بانک آمده اما در صندوق ثبت شده است.
مغایرتگیری بانکی: ماهی یک بار، ده دقیقه
در پایان ماه، صورتحساب بانکی خود را باز کرده و با تراکنشهای سیستم مقایسه کنید. آنچه به دنبالش هستید، تفاوتهای بین دو فهرست است.
معمولاً مواردی که از قلم میافتند عبارتند از: هزینههای بانکی و کارمزدهای حواله، دستورات پرداخت خودکار، کارمزدهای پوز و مبالغ مسدودشده. این موارد بدون اطلاع شما به حسابتان اعمال میشوند؛ تا زمانی که ثبت نشوند، ماندهها همخوانی نخواهند داشت.
در Qolay.App چگونه به نظر میرسد؟
در صفحه حسابها، صندوق، بانک، کارت اعتباری و سیستم پرداخت در زبانههای جداگانهای قرار دارند؛ میتوانید موجودی بهروز هر یک را در یک نگاه ببینید. انتقالات بین حسابها از صفحه جداگانهای انجام میشود، بنابراین انتقال با پرداخت اشتباه گرفته نمیشود.
اگر میخواهید ثبت هزینه و پرداخت آن را در یک مرحله انجام دهید، نگاهی به مقاله پرداخت در یک مرحله با ثبت هزینه بیندازید؛ بار ثبت دوطرفه را کاهش میدهد.
سؤالات متداول
آیا باید حساب شخصیام را نیز تعریف کنم؟
تعریف نکنید. سوابق کسبوکار باید تنها شامل حسابهای متعلق به کسبوکار باشد. اگر از حساب شخصی خود به نام شرکت پرداختی انجام دادهاید، آن را به عنوان یک رکورد جداگانه در نظر بگیرید.
چه زمانی باید هزینه کارت اعتباری را ثبت کنم؟
در روزی که خرید را انجام میدهید به عنوان هزینه؛ و در روزی که صورتحساب را پرداخت میکنید به عنوان تسویه بدهی کارت. این دو، عملیات متفاوتی هستند.
حساب ارزی دارم، چگونه آن را پیگیری کنم؟
حساب را به واحد پول خودش نگه دارید؛ اختلاف نرخ ارز را به عنوان یک ردیف جداگانه در نظر بگیرید. قاطی کردن تراکنشهای ارزی و لیر در یک حساب، مانده حساب را بیمعنی میکند.
آیا باید روزانه کنترل کنم یا ماهانه؟
اگر تراکنشهای نقدی زیادی دارید، صندوق را هر روز ببندید. برای بانک، مغایرتگیری ماهی یک بار کافی است.
هنگامی که صندوق و بانک بهدرستی مدیریت شوند، سایر گزارشها نیز قابل اعتماد میشوند. اگر اشتباه مدیریت شوند، هیچکدام به کار نخواهند آمد.
با باز کردن یک حساب رایگان در Qolay.App میتوانید حسابهای خود را با ماندههای امروز تعریف کنید.
مطالب مرتبط
راهنماهای نزدیک به این موضوع.
راهنمای حسابداری مقدماتی برای افراد غیرحسابدار
ثبت سوابق بدون نیاز به دانستن اصطلاحات
حساب جاری، تراز آزمایشی، سند حسابداری... زبان حسابداری افراد تازهکار را میترساند. با این حال، تعداد اصطلاحاتی که برای ثبتهای روزانهباید بدانید از تعداد انگشتان یک دست هم کمتر است. در این مقاله به بررسی این اصطلاحات و نحوه استفاده از آنها پرداختهایم.
ادامه مطلب
ردیابی درآمد و هزینه برای فریلنسرها
نظم ثبتسوابق در کار با درآمد نامنظم
مشکل فریلنسر کمتر درآمد کسب کردن نیست، بلکه نامنظم بودن جریان درآمد است. در این مقاله نوشتیم که چگونه درآمد و هزینه پروژهای را پیگیری کنید، چه هزینههایی را ثبت کنید و چگونه برای فصل مالیات آماده شوید.
ادامه مطلب
چگونه به پیشپرداخت و وجهالتقدم فاکتور بدهیم؟
پول دریافت شد اما کار تمام نشده است
پیشپرداخت دریافت کردهاید؛ آیا باید فاکتور صادر کنید؟ ما توضیح دادیم که چرا پیشپرداخت به خودی خود فاکتور ایجاد نمیکند، تفاوت آن با بیعانه (کاپورا) چیست و روند تهاتر آن چگونه است.
ادامه مطلب